Bedrijfsnaam:
Gemeente Utrecht
Dienstverband:
- Parttime, Freelance / ZZP, Projectbasis, Bepaalde tijd
Contractduur:
11 maanden
Startdatum:
zsm
Locatie:
Stadsplateau 1, 3521 AZ Utrecht, Nederland
Salaris:
Tot €65,00 per uur
Uren per week:
12-32 uren
Deadline vacature:
09-10-2024
ml T112301. Gemeente Utrecht
Korte beschrijving speelveldUtrecht heeft jou nodig!
De afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) zoekt een managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat momenteel uit vijf medewerkers:
- Een coördinator, die belast is met de functionele aansturing van het team en tevens met de ondersteuning van de directeur Veiligheid;
- Vier managementassistenten die belast zijn met de ondersteuning van vier clustermanagers;
De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 120 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.
In deze rol van Management Assistent ligt in eerste instantie de focus op onderstaande werkzaamheden, maar naar verwachting zullen we op termijn het takenpakket uitbreiden.
Je taken zijn:
- Je bent primair verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de Clustermanager en het bijbehorende cluster, zoals het plannen van complexe afspraken met in- en/of externe partijen en het proactief beheren van de mailbox (urgentie inschatten, prioriteren en de opvolging bewaken). Je communiceert helder en actief over de zaken die jij doet en/of opvalt.
- Je bent verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid
- Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de manager. Dit betreft ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
- Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken (o.a. vergaderstukken in IBABS plaatsen).
- Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. Waar nodig en mogelijk meedraaien in projecten ter ondersteuning.
- Samen met je collega’s zorg je voor een uniforme werkwijze, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent;
- Ondersteuning bij het financiële proces (aanvragen van bestellingen) in de systemen MUIS/SAP.
Jij hebt:
- Beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau.
- Daarnaast heb je bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring als management assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
- Ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
- Kennis van iBabs is een pré
- Ervaring bij een Openbare Orde en Veiligheid afdeling is een pre.
Verder herken je je in de volgende competenties/vaardigheden:
- Je kunt zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren;
- Je signaleert opvallendheden / knelpunten en brengt deze onder de aandacht van de manager die je ondersteunt en/of richting je collega’s binnen het Officemanagement.
- Je bent resultaatgericht en werkt kwaliteits- en klantgericht (je hebt ervaring met klantcontacten).
- Je weet zaken en afspraken op urgentie te screenen en neemt deze met de benodigde discretie in behandeling.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.
Goed om te weten:De gesprekken worden in overleg gepland, waarschijnlijk op 15 of 16 oktober. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.
Toelichting uren: we zoeken iemand die deze opdracht voor minimaal 12 uur per week kan invullen, meer uren is ook mogelijk maar tot maximaal 32 uur per week.
Eisen
- Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariele richting;
- Je hebt bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring als management assistent;
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als management assistent in een zeer dynamische omgeving (waarin je stressbestendig moest zijn, snel moest schakelen. )
- Heb je ervaring opgedaan bij een Openbare Orde en Veiligheid – afdeling?
- Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht en ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
- Voeg hier je CV toe. Je CV is max 3 pagina’s enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
- Geef hier twee recente en relevante referenties op.
Let op: dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer onderstaande informatie volledig is ingevuld. Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie:
Referentie 11. Naam organisatie:2. Naam contactpersoon:3. Afdeling en functie contactpersoon:4. Telefoonnummer contactpersoon:
Referentie 21. Naam organisatie:2. Naam contactpersoon:3. Afdeling en functie contactpersoon:4. Telefoonnummer contactpersoon:
Met het indienen van de referenties geeft u akkoord aan de Gemeente Utrecht om contact op te nemen met de referenten.
- Wat is je telefoonnummer en e-mailadres?
Voordelen om via All About Work te werken
- Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
- Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
- Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)
- All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
Screeningsvragen
- Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariele richting;
- Je hebt bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring als management assistent;
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als management assistent in een zeer dynamische omgeving (waarin je stressbestendig moest zijn, snel moest schakelen. )
- Heb je ervaring opgedaan bij een Openbare Orde en Veiligheid - afdeling?
- Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht en ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
- Geef hier twee recente en relevante referenties op. Let op: dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer onderstaande informatie volledig is ingevuld. Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie: Referentie 1 1. Naam organisatie: 2. Naam contactpersoon: 3. Afdeling en functie contactpersoon: 4. Telefoonnummer contactpersoon: Referentie 2 1. Naam organisatie: 2. Naam contactpersoon: 3. Afdeling en functie contactpersoon: 4. Telefoonnummer contactpersoon: Met het indienen van de referenties geeft u akkoord aan de Gemeente Utrecht om contact op te nemen met de referenten.
- Wat is je telefoonnummer en e-mailadres?
- Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee).
- Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.