Vacatures personal assistant Zwolle

Voor Defensie/DBBS is JS Consultancy op zoek naar een .. . Dit betreft een functie voor ..uur per week, per z.s.m. voor een periode van .. maanden (met optie tot verlenging).
Voor het landelijk vervangingsproject Defensie Bewakings- en BeveiligingsSystemen (DBBS) is de projectorganisatie op zoek naar een ervaren Personal Assistant (PA). De werkzaamheden worden verricht binnen het (tijdelijke) projectteam DBBS dat verantwoordelijk is voor de vervanging. De projectorganisatie is organisatorisch opgehangen bij de Defensie Bewakings- en Beveiligingsorganisatie (DBBO), een onderdeel van het Defensie OndersteuningsCommando (DOSCO). De aansturing van het project gebeurt onder voorzitterschap van de Projectleider DBBS in het projectleidersoverleg (PLO), met daarin de projectleiders van het Consortium, het RVB, JIVC en de projectleider voor de Implementatie. De Projectleider legt verantwoording af aan de stuurgroep en via de voorzitter van de stuurgroep aan de Commandant der Strijdkrachten.
Als PA / Sr. PMO ben je verantwoordelijk voor de agendabeheer van de projectdirecteur en de projectleider DBBS. Je bent een belangrijke schakel in het voorbereiden van projectvergaderingen, notuleren en het bijhouden en najagen van projectverslagen en -actiepunten. Je zorgt voor een goede distributie onder de deelnemers en dat alle documenten netjes worden gearchiveerd. Jij zorgt dat alle processen hierbij soepel lopen op het gebied van organisatorische en administratieve zaken.Je bent naast je collega PMO’er verantwoordelijk voor het bestelorder proces en bewaakt deze ook. Samen beheren jullie de PMO agenda en inbox en zorgen voor een spoedige opvolging van verzoeken. Je bent communicatief sterk, open en transparant. Je kunt het overzicht bewaren en prioriteren stellen. Daarnaast kun je creatief denken en handelen, neem je initiatief en stel jij je flexibel op. Tenslotte heb je een uitstekend organiserend vermogen.

1. Verrichten van ondersteunende projectmatige werkzaamheden door o.a.:
• agenda- en inbox beheer Projectleider
• agendabeheer Projectdirecteur
• het voorbereiden en uitvoeren van (deel)projecten op een specifiek aandachtsgebied• het bijdragen aan het opstellen van (deel)rapporten en plannen ten behoeve van te realiseren eindproducten door het verzamelen en inbrengen van (kwantitatieve) gegevens binnen het domein van het project• partijen buiten het project, zoals afdelingen binnen de DBBO maar ook overige leveranciers voor het project het voeren van projectsecretariaat en bewaken van volgtijdelijkheid van afspraken en evaluatiemomenten
• administratief ondersteunen van de projectleiding en de teamleiders
• het verrichten van overige werkzaamheden van ondersteunende aard ten
behoeve van de projectorganisatie
2. Is belast met de organisatie van projectvergaderingen en bijzondere evenementen t.b.v. het project.
3. Beheert de actie- en activiteitenlijst van het project.
4. Stakeholdermanagement.
5. Draagt zorg voor het juist en actueel houden van de benodigde basisadministratie voor het project:• Sharepoint- en archiefbeheer: het verzamelen, controleren op compleetheid en rubriceren van inhoudelijke informatie en gegevens, het opstellen van overzichten en het doen van (verbeter)voorstellen
• invoeren van en monitoren klantbehoeften in SAP
• het administratief en procedureel ondersteunen van processtappen en afspraken;• het verzamelen van inhoudelijke informatie en kwantitatieve gegevens ten behoeve van op te leveren (deel)rapportages en (jaar)verslagen;
• het verwerken van informatie in de Principal Toolbox (projectmanagement tool);
6. Contacten onderhouden met:
• Projectleiders, teamleiders en projectmedewerkers
• Externe partijen binnen het project
• Partijen buiten het project, zoals afdelingen binnen de DBBO maar ook overige leveranciers voor het project
7. Rouleren en vervanging binnen PMO team.
8. uitvoeren van ad-hoc administratieve en secretariële werkzaamheden.

De nadruk ligt bij deze functie op complex agendabeheer en projectorganisatie.