Functieomschrijving

Ben jij goed in plannen en organiseren en vind je het leuk om flexibel te werken? Wil je werken bij dé opleidingslocatie van het Rijk in Den Haag? Dan hebben wij een mooie nieuwe uitdaging voor jou! Als projectondersteuner ondersteun je de projectleiders en projectmanagers bij de voorbereiding en uitvoering van opleidingen, traineeships en congressen, zowel administratief als organisatorisch.

De Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering in Den Haag is er voor rijksambtenaren die zich willen ontwikkelen. Zo vergroten zij hun vakmanschap en helpen zij de kwaliteit van de financiële functie en de bedrijfsvoering van het Rijk te verbeteren. Als projectondersteuner bij het team Financieel Management, Economie en Audit (FMEA), draag jij bij aan opleidingen waar de ambtenaar van de toekomst iets aan heeft.

Elke opleiding en elk traineeship of congres van de Rijksacademie wordt begeleid door een team dat bestaat uit een projectmanager, projectleider en een projectondersteuner. Als projectondersteuner ben je in een wisselende teamsamenstelling verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van onze opleidingen. Je bent de spil tussen de projectmanager, onze deelnemers en docenten, en bijvoorbeeld de interne facilitaire dienst en receptie.

Jouw functie kent een projectmatig karakter. Tijdens de voorbereiding en uitvoering van opleidingen en congressen ondersteun je de projectleiders zowel op administratief als organisatorisch gebied. Je takenpakket bestaat onder meer uit het uitnodigen van deelnemers en docenten, het beantwoorden van vragen van deelnemers, het voorbereiden van studiemateriaal en het voorraadbeheer op studiemiddelen. Ook zorg je voor het inrichten en plaatsen van materiaal op een digitale leeromgeving en het vastleggen van middelen en lesruimtes. Zijn er knelpunten in de planning? Dan signaleer je dat op tijd en onderneem je actie. Verder maak en verwerk je evaluaties, stel je declaraties en facturen op en voer je in overleg met de projectmanager andere administratieve werkzaamheden uit.

Voor de online uitvoeringen verzorg je de reservering van de audiovisuele middelen bij de interne dienst en ben je voor de projectmanager en docent beschikbaar voor ondersteuning.

Jouw hoofdtaken

• Je zorgt voor het up-to-date houden van de inschrijvings-, opleidings-, bedrijfs- en persoonsgegevens in het bedrijfsvoeringssysteem en de opleidingsadministratie.
• Je verzorgt de ontvangst bij grote evenementen.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal MBO 4 werk-/denkniveau.
• Je hebt ruime en relevante ervaring met ondersteunende (administratieve) taken.
• Je bent proactief, initiatiefrijk en je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid.
• Je kunt goed samenwerken, plannen en organiseren.
• Je bent klantgericht en flexibel.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Bijzonderheden

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele geaardheid. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving.