Vacatures administratief medewerker Zeist

HR administratief medewerker urenregistratie

Binnen HR Services zijn we opzoek naar een Administratief Medewerker die zich bezighoudt met de tijdsregistratie voor de business unit DHL Global Forwarding. Jij assisteert de medewerkers, managers en de HR Business Partners bij het verwerken, controleren en corrigeren van roosters en urenstaten. Je wordt opgeleid als superuser van het systeem TimeTell en weet hierbij proactief het gesprek aan te gaan wanneer aspecten in het systeem niet goed staan. Daarbij ben je een vraagbaak over het systeem en verwerk je verzoeken naast in Timetell ook in het HRM systeem. Je zorgt elke maand ervoor dat alles in het systeem klopt, zodat de salarissen tijdig en correct uitbetaald worden.

Dit ga je doen

Jij biedt ondersteuning aan je collega's specifiek op het gebied van tijdsregistratie. Je zorgt dat roosters er goed instaan bij nieuwe medewerkers, controleert of alle weekstaten ook daadwerkelijk goed staan en zoekt naar oplossingen wanneer er problemen ontstaan in het systeem. Elke maand draai jij rapportages om te kijken of alles klopt en probeert problemen op te lossen voordat deze verwerkt worden. Je staat dan ook dagelijks in contact met verschillende stakeholders van een Manager die een weekstaat niet kan goedkeuren tot aan een correctie van verlof over de vorige periode. Elke vraag die je krijgt pak je op en zoek je naar een oplossing.

Belangrijk is dat je sterk in relatiemanagement bent, je zal namelijk in deze rol veel schakelen met managers, medewerkers en HR. Hierin is het belangrijk dat je aandachtig kan luisteren, oplossingsgericht kan handelen en duidelijk kan communiceren. Wanneer jij denkt dat er nog meer potentie in het systeem zit, horen we graag jouw visie.

Nu ben je zeker wel benieuwd welke werkzaamheden je gaat doen, hierbij een greep uit je werkzaamheden;

• Controle doen op weekstaten
• Maandrapportages draaien om te zien of alles goed staat
• Schakelen met de business over openstaande weekstaten, verzoeken en correcties
• Continue in contact te staan met verschillende medewerkers
• Dagelijks veel schakelen tussen verschillende mediums en systemen

Jouw nieuwe werkplek

Je komt te werken bij HR Services in Utrecht. HR Services is verantwoordelijk voor de uitvoering van de personeelsadministratie en salarisadministratie voor de DHL business units in Nederland. Dat doe je samen met nog 55 collega's in Nederland die werkzaam zijn in verschillende teams. In deze rol maak je binnen HR Services onderdeel uit van een team met 8 HR Services Specialisten dat wordt aangestuurd door de HR SCC Operations Manager. Je zal voornamelijk werken vanuit het kantoor in Utrecht en het hoofdkantoor van DHL Global Forwarding in Hoofddorp.

In ieder geval, waar je ook werkt: we luisteren áltijd naar wat je te zeggen hebt. Hoe meer perspectieven en meningen we horen, hoe beter we daar allemaal van worden. Zo hebben we als organisatie dit jaar het certificaat Great Place to Work gekregen. Deze certificering is 100% gebaseerd op feedback van medewerkers.

Dit ben jij

Je hebt een sociale houding en bent communicatief sterk. Door jouw positieve instelling laat jij je niet snel uit het veld slaan. Jij bent betrokken bij je DHL-collega's en weet daardoor wat er speelt bij de verschillende stakeholders. Je hebt een passie voor dienstverlenend werk en pro-activiteit zit in jouw DNA. Je bent gemotiveerd om het tijdsregistratie systeem TimeTell te leren kennen en weet verzoeken van de business te vertalen naar TimeTell.  

Multitasking is aan jou wel besteed; op deze afdeling lopen telefoontjes, mailtjes en afspraken door elkaar. Je weet hoe belangrijk het is om accuraat te werken, overzicht te houden en vooruit te denken om te zorgen dat het Timetell systeem dagelijks goed staat.

Daarnaast heb jij

• Een afgeronde MBO/HBO opleiding
• Ervaring als administratief medewerker of ervaring binnen HR
• Motivatie om het systeem TimeTell te leren kennen
• Sterkte communicatievaardigheden
• Affiniteit met systemen
• Een scherp oog voor details

Dit bieden wij

• Een contract bij DHL voor 24 uur 
• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.935,-- en € 3.400,-- op basis van 40 uur (afhankelijk van jouw ervaring) 
• Standaard 23 vakantiedagen en 8% vakantiegeld
• Je werkt 2 dagen per week op kantoor in Utrecht, de rest van de tijd kan je vanuit huis werken
• Cao a la carte: een budget voor extra salaris of vakantiedagen (4,5 dagen per jaar)
• Een reiskostenvergoeding     
• Een laptop 
• Een uitstekende pensioenregeling
• Een leuk team en een werkomgeving waarin jij je uitdaging vindt

De toekomst van bezorgen is geel-rood

DHL is het meest toonaangevende logistieke bedrijf ter wereld. Dat klinkt misschien opschepperig, maar zo bedoelen we het niet: we zien het namelijk niet als een verdienste, maar als een verantwoordelijkheid. Dankzij onze positie kunnen we het verschil maken voor onze mensen, het milieu en de maatschappij. En dat blijkt: we zijn een Great Place to Work, Top Employer 2023, hebben de groenste duurzaamheidsplannen in de logistiek en helpen via DHL Cares ontzettend veel mensen die dat hard kunnen gebruiken - daar zijn we trots op! 

Solliciteren

• Heb jij interesse in de vacature van HR Administratief Medewerker? Leuk! Solliciteer dan snel via de rode button "online solliciteren".
• Invullen van persoonlijke gegevens (verplicht)
• Bijvoegen van CV en motivatie (verplicht)
• Opleiding en werkhistorie (niet verplicht, optioneel)
• Afronding en jouw sollicitatie komt aan bij de recruiter
• Wij zien jouw sollicitatie graag tegemoet 
• De toekomst van bezorgen is geel-rood

Sollicitatieprocedure

• 1e selectie op basis van jouw CV en motivatie
• Een telefonische kennismaking
• 1e gesprek
• 2e gesprek
• Online arbeidsvoorwaardengesprek
• Welkom bij DHL!

Contact

Heb je naar aanleiding van de vacature nog vragen? Neem dan contact op met Mitch van der Ven, Corporate Recruiter, via mitch.van.der.ven@dhl.com .