Administratieve vacatures Zaandam

Zo draag je samen met ons bij aan de gemeente Amsterdam en de veiligheid voor onze bewoners, ondernemers en bezoekers. Elke dag spelen er diverse veiligheidsproblemen. De collega’s uit team veiligheid zijn er druk mee, waardoor er veel behoefte is aan ondersteuning. Zo zorg jij -en wij samen als team- er voor dat brieven correct de wijk in gaan, de administratie bij is, notulen duidelijk opgeschreven worden en actiepunten bewaakt en bijeenkomsten goed verzorgd gepland worden. Soms is er acuut iets nodig, diezelfde avond nog omdat er iets is gebeurd. Soms is er meer tijd, bijvoorbeeld het plannen een vergadering met onze partners, bijhouden van meldingen of bewonersbijeenkomst. Dat schakelen per dag vraagt ook creativiteit. 

Team Veiligheid stadsdeel West is een gedreven team. Het team bestaat uit ca. 25+ medewerkers. Het is een open en inclusief team, nieuwe collega's geven aan zich er snel thuis te voelen. In vermelding met ziekteopvang zoeken wij tijdelijk een ondersteuner die het fijn vindt onze collega's te helpen. Het veiligheidsdomein is een mooi domein waar we veel werk van betekenis verzetten.

Werklocatie: Bos en Lommerplein, 250, 1055EK, AMSTERDAM

Team Veiligheid stadsdeel West wil een vaste ondersteuner. Iemand die het fijn vindt om er voor te zorgen dat alle collega’s lekker en positief aan het werk zijn, samen. Niet schrikt van veiligheidsproblemen en het liefst ervaring heeft binnen het veiligheidsdomein. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag 

• Je plant op verzoek afspraken in met een of meerdere personen, zorgt voor een vergaderruimte inclusief catering indien nodig; 
• Je plant en organiseert allerlei overleggen en diverse bijeenkomsten, bijvoorbeeld met bewoners; 
• Je notuleert op verzoek overleggen, stelt actielijsten op en bewaakt de opvolging van de gemaakte afspraken. Dit kunnen kleinere interne bijeenkomsten zijn maar bijvoorbeeld ook het veiligheidsoverleg met politie, OM en gemeente en het casuïstiekoverleg veelplegers en meidenaanpak; 
• Je administreert met grote zorgvuldigheid (persoons)gegevens, overlastmeldingen of andere zaken op verzoek van collega’s, bijvoorbeeld in systemen als Decos, Andreas. Je koppelt informatie uit systemen zoals dashboard terug aan de projectleiders; 
• Je helpt bij de organisatie van verspreiding van brieven. En als je een foutje ziet in een brief meld je je zonder schroom bij de collega's; 
• Je draagt bij aan de goede organisatie van teamzaken, zoals zorg voor lief en leed, post en hulp bij archivering fysiek en digitaal; 
• Je staat open voor andere ondersteuningstaken, want je vindt het fijn om je collega’s te helpen; 
• Je bent bereid in andere werkprocessen te ondersteunen en bijbehorende systemen te leren gebruiken, zoals AFS facturen; 
• Wekelijks maak je het veiligheidsbeeld West en Nieuw West met een overzicht van de incidenten en gebeurtenissen; 
• Overzichten maken zoals hulp bij jaarplannen en deze up to date houden.

Voor deze functie Ondersteuner team veiligheid beschik je over:

• mbo werk- en denk niveau; 
• administratieve en ondersteunende ervaring, bij voorkeur op teamniveau; 
• ervaring met deadlines en schakelen tussen diverse taken/ vragen van collega's; 
• ervaren in het werken met Microsoft programma's zoals Outlook, Excel, MS Teams. 

Wensen: 

• affiniteit/ ervaring binnen het veiligheids -of zorgdomein; 
• ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pre. 

Aan competenties breng je mee: 

• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties. 
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. 
• Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie. Signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan betere organisatieprestaties. 
• Integriteit: Zich houden aan de normen, waarden en omgangsregels die gelden voor de functie en voor decultuur waarin men werkt; niet vatbaar zijn voor frauduleuze handelingen. 
• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.

• Een parttime baan van 24-28 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3052,- en maximaal €4297,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract voor de duur van 6 maanden met kans op verlenging;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van €4,50 (enkele reis);
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren. 

Deze vacature is in beheer van Charlotte, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl