Als projectsecretaresse kom je te werken binnen één van de 4 regio's binnen BPD, regio Zuid-West. Hun kantoor is gevestigd in Delft en er zijn zo'n 60 collega's werkzaam. Samen met drie andere projectsecretaresses ben je de steun en toeverlaat van de afdelingen Ontwikkelingsmanagement, Gebiedsontwikkeling, Ontwikkeling en Realisatie, Procescontrol en Verkoop. Dat maakt dat in deze uitdagende rol geen dag hetzelfde is!
De regio Zuid-West is onderverdeeld in 3 sub-regio’s, iedere (project)secretaresse ondersteunt één van deze sub-regio’s. Jij bent samen met een parttime collega, verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van sub-regio Rotterdam. Samenwerken staat bij het secretariaat centraal, zo ben je uiteraard elkaars achtervang tijdens bijvoorbeeld vakanties.
Naast de ondersteuning van de regio Rotterdam ligt jouw focus ook op de organisatie en coördinatie van events (de officiële handelingen). De events zijn bijzondere mijlpalen binnen een project, zoals de 1e paal, de aftrap van een bouwfase of bijvoorbeeld opleverfeest. Bij ieder project wordt een communicatieplan opgesteld en wordt er van jou verwacht om samen met de Ontwikkelaar en Manager Communicatie unieke momenten voor alle betrokken partijen te organiseren. Je werkt daarbij samen met een externe event manager. Jij zorgt voor de volledige organisatie en coördinatie vooraf, uiteraard ben je zelf soms ook aanwezig tijdens het event.
Je bent daarnaast dagelijks bezig om het werk en de processen voor de betrokken teams overzichtelijk en prettig te laten verlopen en zorgt voor rust en overzicht. Naast de standaard taken, zoals het bijhouden van de (complexe) agenda’s en het boeken van vergaderzalen, ondersteun je bij de planning van de dagelijkse werkzaamheden. Hoe groter een project, des te complexer de processen. Het is dus van groot belang dat de communicatie en coördinatie optimaal verlopen.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- secretariële ondersteuning van de twee ontwikkelmanagers;
- organisatie van events voor de verschillende projecten;
- verslaglegging van het Sub Regio Overleg (1 keer per maand) (SRO);
- correspondentie waaronder mailingen en opdrachtbrieven;
- bijhouden van de digitale projectdossiers;
- opvolgen van acties en bewaken van deadlines.