Vacatures communicatiemedewerker Veenendaal

ml. T135169

Gemeente Utrecht

Utrecht heeft jou nodig!

De gemeente Utrecht is van plan een Europese aanbesteding op te starten voor een intermediair voor externe inhuur. Het is de bedoeling dat vanaf mei 2026 alle externe medewerkers vanaf schaal 10 via deze intermediair ingehuurd worden. Het projectteam, dat bezig is met deze aanbesteding en het interne veranderproces, is op zoek naar een communicatiemedewerker. Dit project wordt gezien als een grote verandering voor leidinggevenden, de organisatie en de huidige leveranciers. Om dit in goede banen te leiden is goede en tijdige communicatie naar alle stakeholders essentieel.

Projectteam
Je werkt samen in een projectteam dat naast jou bestaat uit 6 leden; Projectleider, projectsecretaris, inhoudsdeskundigen op het terrein van inhuur, inkoop, contractmanagement, informatie-en procesmanagement. Het teamlid dat verantwoordelijk is voor de inhoudelijke kant van inhuur is ook projectleider van het deelproject Stakeholdermanagement. De clustermanager Recruitment van het onderdeel Mens & Organisatie is opdrachtgever voor het project.

Opdrachtomschrijving:
In de rol als communicatiemedewerker in het projectteam ben jij verantwoordelijk voor tijdige, juiste, volledige en aansprekende informatievoorziening naar de interne organisatie, stakeholders buiten de organisatie en de directe gebruikers over de veranderingen en over wat zij kunnen verwachten.

1. Stakeholdercommunicatie (in samenwerking met deelprojectleider Stakeholdermanagement):

• Actief communiceren met interne afdelingen (HR, inkoop, management) en externe partijen (wervingsbureaus, consultants, huidige leveranciers, externen) om iedereen betrokken en goed geïnformeerd te houden.
• Bijdragen aan beslisdocumenten / tussenrapportages m.n. Over de paragraaf communicatie.
• Beheren van de interne communicatie rondom de veranderingen in het inhuurproces.
• Adviseren van het projectteam over communicatie en best practices.
• Het monitoren van de effectiviteit van de communicatie-inspanningen en het bijsturen waar nodig.

2. Ontwikkelen van communicatiemateriaal:

• Opstellen van heldere communicatie-uitingen over het veranderingen in het inhuurproces, inclusief informatiefolders, nieuwsbrieven, rapportages en interne documenten.
• Schrijven / redigeren van berichten voor intranet en website over het project.

3. Begeleiden van communicatie rond veranderingen:

• Voorbereiden en ondersteunen van informatiecampagnes, trainingsmateriaal en sessies voor medewerkers inhuurdesk en opdrachtgevende leidinggevenden over nieuwe proces voor externe inhuur.
• Voorbereiden en ondersteunen van informatiecampagnes, instructiemateriaal e.d. Voor leveranciers in nauwe samenwerking met de gekozen intermediair.
• Mede-organiseren van webinars of informatiebijeenkomsten om vragen te beantwoorden en feedback te verzamelen.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de juiste communicatie uitingen op het juiste moment uitgezet zijn voor en tijdens de aanbestedingsperiode en tijdens de implementatieperiode van de nieuwe situatie.

Jij hebt:

• Proactieve houding, hands-on mentaliteit en in staat om zelfstandig te werken.
• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
• Aantoonbare, bij voorkeur minimaal 3 jaar, ervaring in communicatie, bij voorkeur in een organisatie- of projectgerichte omgeving.
• Ervaring met het bijdragen aan en uitvoeren van communicatieplannen.
• Ervaring in het maken van diverse communicatiematerialen.
• Ervaring met stakeholdermanagement en het organiseren van interne evenementen of sessies.
• Bij voorkeur heb je ervaring met de communicatie binnen organisatie veranderingen, waarbij het van belang was om draagvlak te creëren

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina. 

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland op 25/26/27 februari. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. 

Vast overlegmoment vindt plaats op de dinsdagmiddag, al is hybride werken morgelijk.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden. 
 
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen. 

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. 
 
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend. 

Eisen

• Je hebt ervaring met het bijdragen aan en uitvoeren van communicatieplannen
• Je hebt ervaring in het maken van diverse communicatiematerialen
• Je hebt ervaring met stakeholdermanagement en het organiseren van interne evenementen of sessies
• Je hebt aantoonbare, bij voorkeur 3 jaar of meer ervaring in communicatie, bij voorkeur in een organisatie- of projectgerichte omgeving: Minder dan 2 jaar; 2 tot 3 jaar; 3 tot 5 jaar; 5 jaar of meer. 
• Beschrijf kort en bondig jouw ervaring met verandertrajecten in jouw rol als communicatieadviseur
• Beschrijf jouw ervaring met het werken binnen een projectteam waarin jij voornamelijk individueel hebt gewerkt aan de communicatie vanuit het projectteam. 
• Voeg hier je CV toe.
  Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.

  Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit.
  Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.

  Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP'ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Je hebt ervaring met het bijdragen aan en uitvoeren van communicatieplannen
• Je hebt ervaring in het maken van diverse communicatiematerialen
• Je hebt ervaring met stakeholdermanagement en het organiseren van interne evenementen of sessies
• Je hebt aantoonbare, bij voorkeur 3 jaar of meer ervaring in communicatie, bij voorkeur in een organisatie- of projectgerichte omgeving: Minder dan 2 jaar; 2 tot 3 jaar; 3 tot 5 jaar; 5 jaar of meer. 
• Beschrijf kort en bondig jouw ervaring met verandertrajecten in jouw rol als communicatieadviseur
• Beschrijf jouw ervaring met het werken binnen een projectteam waarin jij voornamelijk individueel hebt gewerkt aan de communicatie vanuit het projectteam. 
• Voeg hier je CV toe.
• Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
• Voor detacheerders: Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)