Als managementondersteuner ben je breder bezig dan dat je misschien denkt! Jij bent namelijk de rechterhand van een divisiehoofd, chief of directeur en ontzorgt deze zodat hij/zij zich volledig kan richten op de inhoud van het werk en daar draag jij indirect aan bij: veiligheid van voedsel en consumentenproducten, dierenwelzijn en natuur. Kort gezegd; veel verantwoordelijkheden, uitdagingen, afwisseling en maatschappelijke relevantie. Kom jij de directie Handhaven verder helpen?

We hebben 2 functies vacant, in de ene functie ga je structureel werken voor één divisiehoofd en de andere functie is een flex rol. Dan spring je bij waar nodig en brengt rust en overzicht op verschillende plekken binnen de directie Handhaven waar je in een team werkt met 25 managementondersteuners.

Stressbestendig zijn, is voor beide functies een belangrijke voorwaarde. Voor beide functies geldt dat je de organisatie snel van binnen en buiten leert kennen en je netwerk zich snel uitbreidt. Snel kunnen aanvoelen wat er nodig is en hoe de hazen lopen binnen de organisatie zijn dan ook van belang. In de flex rol word je natuurlijk niet elke dag gewisseld, vaak zit je wel een paar maanden op een plek zodat je de divisie en divisiehoofd/chief goed leert kennen. Of je ondersteunt voor 1 of 2 vaste dagen een divisiehoofd/chief en bent de andere dagen flexibel inzetbaar. We kijken wat op dat moment nodig is en passend is voor jou. Waar je ook zit, jij bent hét rustpunt en klankbord. Je maakt dagelijks het verschil voor een divisiehoofd/chief en hierdoor indirect ook voor de andere collega's binnen Handhaven.

Wat ga je doen? Je houdt de agenda en inbox haarscherp in de gaten en binnenkomende telefoontjes, e-mail en post handel je klantvriendelijk af. Je handelt hierin pro-actief zodat je divisiehoofd of chief hier geen omkijken naar heeft. Je houdt hem of haar scherp en toont lef door indien nodig zelfstandig zaken af te handelen. Je verzamelt vergaderstukken, bereidt de agenda van MT's voor en zorgt voor goede archivering. Ook organiseer je vergaderingen (met externen), interne afspraken en (externe) bijeenkomsten en zorg je voor de juiste (digitale) vergaderlocatie en regel je alles wat daar verder bij komt kijken. Ook kan het zijn dat je vergaderingen notuleert of de acties en besluiten vastlegt. Daarnaast ondersteun je (indien nodig) de werving- en selectieprocedures binnen de divisie en zet je facilitaire verzoeken uit bij de Servicedesk. Je bewaakt de afgesproken termijnen en levert een bijdrage aan de continue verbetering van secretariële en administratieve werkprocessen.

Natuurlijk is er ook ruimte om extra taken op je te nemen, zelfontwikkeling staat bij de NVWA hoog op de agenda. Bij de NVWA krijg je namelijk volop kansen om jezelf verder te ontwikkelen door deel te nemen aan interne projecten of een opleiding/cursus volgen.

Voor de selectie van deze vacature maken wij gebruik van een persoonlijkheidsvragenlijst. Als je bent geselecteerd na de brief en cv selectie, dan ontvang je van ons een link naar een online persoonlijkheidsvragenlijst. Deze link zal je dus pas ontvangen na de sluitingsdatum van deze vacature.

Functie-eisen

Stress? Dat heb jij zelden! Je weet het hoofd koel te houden en flexibel te zijn ondanks de drukke agenda, hoge prioriteiten en verschillende belangen. Dit zie jij juist als een mooie uitdaging. Plannen en organiseren kan jij als geen ander. Problemen weet je zelfstandig en creatief op te lossen. En je prioriteert altijd met het grotere belang in gedachten. Het ontzorgen van je divisiehoofd/chief is op jouw lijf geschreven.

• Minimaal MBO4 niveau werk- en denkniveau.
• Een kei in MS office.
• Goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Bekend met afwisselend werk en snel schakelen.
• Ervaring als managementondersteuner, binnen of buiten de Rijksoverheid is een pré.
• Het zou ons helpen als jij op donderdag en vrijdag beschikbaar bent.

• Waarom spreekt deze vacature je aan bij de NVWA?
• Wat maakt jou geschikt voor deze functie?
• Wat is jouw beeld bij ontzorgen van je divisiehoofd of chief en hoe geef jij hier invulling aan. Kan je dit met een voorbeeld beschrijven?
• We vragen van je om stressbestendig te zijn. Beschrijf jouw aanpak in stressvolle situaties, bij voorkeur aan de hand van een voorbeeld.

Competenties:

• klantgerichtheid
• voortgangscontrole
• plannen-en-organiseren
• organisatiesensitiviteit
• samenwerken

Beperk je in deze brief tot alleen de beantwoording van deze vragen. Een aanvullende motivatiebrief is dus niet nodig.

Arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

• Individueel Keuze Budget: Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris.
• Vakantiedagen: Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt.
• Reiskostenvergoeding: Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen.
• Verlofregelingen: Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen.
• Pensioen: De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP.
• Extra toeslagen en vergoedingen: Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.