Vacatures management assistent Utrecht

ml T144210. Gemeente Utrecht

Korte beschrijving speelveld
Vastgoedexploitatie is een onderdeel van Stadsbedrijven en houdt zich bezig met het beheer en de exploitatie van verschillende maatschappelijke accommodaties, zoals de Binnen- & Buitensportaccommodaties, de Utrechtse Zwembaden, fiets- en autoparkeergarages, Welzijn, en de vier Utrechtse Begraafplaatsen. 

Het team van Bedrijfsvoering houdt zich bezig met de diverse administratieve processen, het maken van rapportages en het functioneel beheer van diverse IT-applicaties en systemen. 
De werkzaamheden van het bedrijfsbureau betreffen bijvoorbeeld het Vastgoedloket waar de hele administratieve afhandeling plaatsvindt rondom het verhuren van locaties. Daarnaast draagt het team Vastgoedadministratie er zorg voor dat alle administratieve processen rondom het beheer en de exploitatie van alle locaties vallend onder de hierboven genoemde onderdelen, verwerkt worden in de daarvoor bestemde systemen (financieel en inkoop o.a.). Op basis van deze administratie moet er betrouwbare sturingsinformatie geleverd worden. 

In het team zijn een drietal gespecialiseerde adviseurs werkzaam en een tweetal functioneel beheerders van de IT-systemen. 

Opdrachtomschrijving
Als Manager Bedrijfsbureau Vastgoedexploitatie geef je direct hiërarchisch leiding aan de teams Vastgoedloket (4 medewerkers + 1 adviseur), Vastgoedadministratie (7 medewerkers), 1 management assistent en 2 adviseurs (projectleider en marketing). Functioneel Beheer is tijdelijk onder een andere leidinggevende geplaatst. 

Naast het dagelijks leidinggeven heb je een verander/verbeteropdracht. Het bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor het correct verwerken van alle administratieve processen. Op basis hiervan moet betrouwbare sturingsdata en financiële data opgeleverd worden. 
Jij gaat samen met het team zorgdragen voor het correct en efficiënt inrichten van alle processen en zorgdragen dat kennis gedeeld wordt. Als jouw opdracht klaar is zijn processen helder en duidelijk ingericht en vastgelegd, is de data betrouwbaar en krijgt het management gevraagde en betrouwbare sturingsinformatie. De medewerkers in jouw team hebben rol en taak duidelijkheid.

Verantwoordlijkheden zijn helder en op de juiste plek belegd Je zorgt ervoor dat er een gedegen structuur wordt neergelegd. Je draagt er zorg voor dat de processen en gevraagde sturingsdata voldoet aan de eisen die gesteld worden door alle partijen: behoeften van de managers van de teams en het afdelingshoofd, naast de gemeentelijke en wettelijke eisen.  Vanuit deze rol zul je deelnemen aan het MT-overleg van Vastgoedexploitatie. 

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
-    Opstellen van een afdelingsplan
-    Opstellen van een verbeterplan en het implementeren/organiseren van de verbeteringen/ veranderingen, organisatievoorstel (processen/ functies/ organisatie)
-    Leidinggeven aan afdeling bedrijfsbureau

Jij hebt/bent:
-    Minimaal een afgeronde HBO/ WO opleiding.
-    Aantoonbare kennis en ervaring met het begeleiden van organisatieverandering vanuit een leidinggevende positie. 
-    Je hebt minimaal 5 jaar relevante managementervaring (met eindverantwoordelijkheid) binnen een complexe organisatie waarin bestuurlijke sensitiviteit een belangrijke rol speelde. 
-    Je organiseert processen en resultaten in heldere stappen en tussenresultaten

Competenties/vaardigheden: 
-    Gestructureerd, sterk in organiseren en plannen 
-    Analytisch vermogen
-    Verbindende en communicatief vaardige leidinggevende
-    Je bent resultaatgericht, proactief en doortastend

Goed om te weten: 
Gesprekken zijn gepland in de week van 28 april. Dit zal fysiek plaatsvinden. 

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO of WO opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een leidinggevende functie. 
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een leidinggevende functie. 
• Je hebt recent opdrachten uitgevoerd bij een complexe uitvoeringsorganisatie. 
• Beschrijf je meest interessante/complexe  organisatieverandering waar je sturing aan hebt gegeven en hoe je dat hebt gedaan. (500-750 woorden)

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je hebt minimaal een afgeronde HBO of WO opleiding.
  2. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een leidinggevende functie. 
  3. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een leidinggevende functie. 
  4. Je hebt recent opdrachten uitgevoerd bij een complexe uitvoeringsorganisatie. 
  5. Beschrijf je meest interessante/complexe  organisatieverandering waar je sturing aan hebt gegeven en hoe je dat hebt gedaan. (500-750 woorden)
  6. Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
  7. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  8. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.