Vacatures hoofd salarisadministratie Utrecht

ft 20281. Leidschendam-Voorburg

Organisatie
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 650 collega's aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

Afdeling
Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega's helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie- directie en bestuursadvisering, inkoop, facilitaire zakenen juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega's én in het werk.

Opdracht
Als medewerker Personeelsadministratie regel je alle administratieve zaken die met de medewerkers van de gemeente te maken hebben en weet je alle taken snel en accuraat af te handelen. Je beheert en optimaliseert de personeelsadministratie van de gemeente, samen met je collega-medewerkers van de personeels- en salarisadministratie. Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. Op drukke momenten ben je flexibel en stressbestendig. Als medewerker van de personeelsadministratie ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan taken:

• Uitvoeren van het administratieve proces voor de instroom, doorstroom en uitstroom van tijdelijke en vaste medewerkers
• Opstellen van arbeidsovereenkomsten en brieven m.b.t. De arbeidsvoorwaarden
• Beantwoorden van vragen van collega's over personele aangelegenheden, zoals verlof, reiskosten, ziekte
• Beheren, verwerken en controleren van personeels- en salarismutaties volgens de gemeentelijke CAO en wet- en regelgeving.
• Formulieren en interne handleidingen up-to-date houden?

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar  als medewerker Personeelsadministratie;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
3. 'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen.

Gunningscriteria (weging)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker Personeelsadministratie (30 punten);
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als medewerker Personeelsadministratie bij een gemeente (40 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met IT-systemen Motion en Motion Pro, benoem duidelijk waar dit is opgedaan (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office, benoem dit duidelijk waar dit is toegepast(10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Staat open voor feedback en het bespreken van dilemma's;
• Handelt naar de gangbare (vastgestelde) ethische normen en waarden;
• Maakt melding van fouten en overschrijding van ethische normen en waarden;
• Integriteit (handelen);
• Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Verantwoordelijkheid (signaleren)
• Signaleert wanneer afspraken niet worden nagekomen.
• Signaleert wanneer er geen heldere afspraken zijn gemaakt.
• Neemt zelf verantwoordelijkheid wanneer het eigen handelen niet goed uitpakt.
• Maakt zaken bespreekbaar als consequenties ongunstiger uitvallen dan voorzien;
• Analytisch vermogen (overzicht houden):
• Doorziet de kern van problemen.
• Onderscheidt hoofd en bijzaken in een probleem.
• Geeft aan welke informatie ontbreekt om tot een goede analyse te komen.
• Trekt gegronde conclusies uit beschikbare informatie.
• Kwaliteitsgerichtheid (bewaken)
• Stelt prioriteiten om de kwaliteit van het product te bewaken.
• Streeft naar het realiseren van de kwaliteitseisen, ook als dit moeilijker blijkt dan van tevoren ingeschat.
• Heeft tijdig zicht op afwijkingen in het kwaliteitsniveau.
• Ontdekt en vereffent deze afwijkingen.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-vr

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 5 maart 2025 van 10.00 uur tot 12.00 uur. 

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar  als medewerker Personeelsadministratie;
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
• 'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker Personeelsadministratie (30 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als medewerker Personeelsadministratie bij een gemeente (40 punten);
• Aantoonbare werkervaring met IT-systemen Motion en Motion Pro, benoem duidelijk waar dit is opgedaan (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office, benoem dit duidelijk waar dit is toegepast(10 punten)
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Per wanneer ben je beschikbaar?