Is het planmatig bijhouden van agenda's jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke 'i' te zetten? Word dan de nieuwe directiesecretaresse bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.
Met een goede kop koffie in de hand spreek je bij aanvang de werkdag door met je collega's. Je opent je mail en kijkt welke afspraken er gepland staan, welke aandacht vereisen en waar je nog wat voor moet doen.
Tussendoor vang je bezoekers op voor de directeur en last but-not-least check je alvast voor de komende periode tijdige beschikbaarheid van de relevante stukken en voorbereidingen m.b.t. VIP-vervoer, tenue, aanmeldingen en faciliteiten. Voordat je het weet is de werkdag al weer voorbij en heb je bergen aan werk verzet.
Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning aan de Directeur Wapensystemen & Bedrijven (WS&B) van het Commando Materieel en IT (COMMIT) en zijn plaatsvervanger. Ook draag je zorg voor de afstemming en ben je verantwoordelijk voor aanvragen m.b.t. Producten en diensten op facilitair gebied voor de directie; zo ook qua evenementondersteuning (bijv. Een bijeenkomst of MT sessie organiseren). Tevens word je gevraagd om als secretaris te fungeren bij de programma's waarin de Directeur WS&B houder van is, bijv. Stuurgroep LeiderschapsOntwikkeling.
Tot je taken behoren:
- Het beheren, bewaken en doorlopend actualiseren van de agenda's;
- Het organiseren en afstemmen van VIP-vervoer voor de directeur WS&B;
- Het coördineren van de informatiestroom binnen de directie (in XPostWeb) als het verwerken en signaleren van urgente stukken;
- Het bijhouden van contactgegevens zoals adressen- en telefoonbestanden;
- Het attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken;
- Het zelfstandig afhandelen van inkomende telefoongesprekken;
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties;
- Het prioriteren van inkomende documenten voor directie WS&B gerelateerde beraden;
- Het (on)gevraagd verstrekken van informatie omtrent dienstvoorschriften / regelingen en attenderen op bijzondere omstandigheden die aandacht vragen;
- Het organiseren van lunches, diners, MT dagen, dienstreizen, bijeenkomsten, evenementen etc. Binnen directie WS&B.
Om deze functie goed uit te kunnen voeren, vragen wij minimaal een afgeronde secretariële MBO-opleiding en/of aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, evenementen medewerker of soortgelijk. Ook werk je ordelijk, gestructureerd, stressbestendig, kritisch, zorgvuldig en integer.
Verder heb jij...
- Het vermogen om goed te communiceren, te plannen en organiseren;
- Een zeer goede beheersing van het MS Office-pakket (Word, Excel en PowerPoint);
- Kennis van management ondersteunende processen in het algemeen en documentaire informatie voorziening in het bijzonder;
- Kennis van administratieve en procedurele regelgeving en de toepassing daarvan;
- Durf om bestaande processen eventueel te optimaliseren;
- Een zeer goede beheersing van de Nederlandse taal, in zowel woord als schrift. Beheersing van het Engels is in je voordeel.
- De selectiegesprekken zullen vooralsnog plaatsvinden in de eerste week van maart 2025; het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
- Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
- Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!
Meer over jouw toekomstige afdeling
Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?
Word Directiesecretaresse! Voor Directeur Wapensystemen & Bedrijven (WS&B), bij Defensie!
Je standplaats is de Kromhoutkazerne te Utrecht. De werkzaamheden verricht je binnen de directie Wapensystemen & Bedrijven van Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT ondersteunt missies en operaties 24/7 en voorziet de Krijgsmacht van het best mogelijk materieel en IT. De klanten van COMMIT zijn hoofdzakelijk alle operationele gebruikers van de Krijgsmacht.
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 61.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO)
Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT
Het salaris bedraagt €3035 - €4205