In deze nieuwe functie ondersteun je de directie in algemene zin én op juridisch vlak. Dit doe je niet alleen voor de locatie in Amsterdam, maar ook voor de locaties in Duitsland en Luxemburg, omdat zij geen secretarieel team hebben. Ook werk je nauw samen met de juridische afdeling in London. Een leuke afwisselende, internationale en ondersteunende rol dus!
Het team in Amsterdam bestaat uit 1 directeur, 4 financieel specialisten en 1 officemanager.
Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit:
- Organiseren van bestuursvergaderingen en het opstellen van de agenda en de notulen voor deze vergaderingen;
- Zorgdragen voor het ondertekenen van documenten & het onderhouden van contact hierover met investeringsteams, advocatenkantoren en bestuurders;
- Het onderhouden van de databases van de bedrijfsentiteiten en het opstellen van interne rapportages over deze entiteiten;
- Toezicht houden op de tijdige naleving van de jaarlijkse deponeringen van bijv. jaarrekeningen en eigendomsregisters;
- Assisteren bij KYC- en AML-verzoeken van dienstverleners;
- Assisteren bij het opzetten van nieuwe entiteiten (beoordelen van constitutionele documenten, voorbereiden van interne goedkeuringen, controleren van afsluitende takenlijsten).
Er heerst een prettige sfeer op het kantoor in Amsterdam. Het stabiele team houdt van gezelligheid en humor op de werkvloer. De leeftijd van het huidige team ligt tussen de 35 en de 50 jaar. Elke 6 weken wordt er met het team wat leuks ondernomen, zoals een lunch of een borrel.
Voor de teamspirit en i.v.m. het ondertekenen van documenten, is het voor deze functie belangrijk dat je veel op kantoor aanwezig bent. Het betreft een functie voor 20 uur per week. De uren worden bij voorkeur verdeeld over 4 of 5 dagen. De indeling van de uren is hierin zeer flexibel. Op woensdag of vrijdag kan er eventueel vanuit huis worden gewerkt.