Medewerker bureau management ondersteuning Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Functieomschrijving

Als managementondersteuner bied je allround ondersteuning op secretarieel gebied en verricht je een gevarieerd pakket aan organisatorische en administratieve werkzaamheden voor de directie. Je beheert de agenda en afspraken en stelt prioriteiten. In samenspraak met het directielid bereid je afspraken inhoudelijk voor. De mailbox hou je dagelijks bij en je handelt vragen en/of verzoeken zoveel mogelijk zelfstandig maar wel in samenspraak met je collega's af. Je organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en bijvoorbeeld een lunch. Bij deze vergaderingen wordt er van je verwacht dat je als notulist kan optreden. Naast de bovengenoemde zaken verstuur je interne mededelingen en zorg je voor administratieve ondersteuning voor de verschillende afdelingen binnen PI Haaglanden. Je hebt contact met in- en externe collega's. Je ontvangt vertrouwelijke informatie, waar je zorgvuldig en integer mee omgaat. Komen er bezoekers? Dan sta jij ze gastvrij en servicegericht te woord. Krijgen ze een rondleiding? Dan heb jij die georganiseerd. Teamgevoel is belangrijk voor jou en voor de organisatie. Je werkt veel samen en vervangt, bij afwezigheid, je collega. Als verantwoordelijke voor het attentiebeleid zorg je dat iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt. Tevens werk je mee aan de afhandeling van binnenkomende telefoontjes en post. Je komt te werken in een ervaren team, wat staat als een huis. De onderlinge saamhorigheid en samenwerking is hiervan de kracht, in dit team is dus geen plek voor een solist. Haal jij voldoening uit het plannen, organiseren en het creëren van overzicht? Kun jij meedenken en onze directieleden ontzorgen? Wacht niet langer en solliciteer!

Functie-eisen

• Mbo-3/4 niveau en bij voorkeur een diploma als managementassistent(e).
• Ervaring als managementassistent(e) op directieniveau.
• Kennis van het MS Office-pakket.
• Kennis en ervaring met het werken in Join is een pré.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en beheerst ook de Engelse taal.
• Je houdt je hoofd koel in hectische situaties.
• Je schakelt snel tussen onderwerpen, werkzaamheden en personen, vraagt door en anticipeert op situaties en verhoudingen binnen de organisatie.
• Je werkt netjes en zorgvuldig, kunt goed plannen en stelt de juiste prioriteiten in werkzaamheden.