HR vacatures Schiedam

Standplaats: Schiedam/Hengelo/Eindhoven/Elsloo
Duur: zsm - 01-09-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 28-03-2025

Voor Bilfinger is Magnit op zoek naar een Expeditor/Vendor Document Controller

Wat ga je doen?

Als Expeditor / Vendor Document Controller op afdeling Procurement draag je zorg voor de tijdsplanning van bestellingen van materialen, technische instrumenten en leveranciersdocumenten. Je bent verantwoordelijk voor het up-to-date houden van het materiaalrapportagesysteem en het opvolgen van uitstaande leveranciersdocumentatie samen met de engineer. Verantwoording afleggen en verantwoordelijkheid nemen voor de dagelijkse rapportageactiviteiten is essentieel. Als Vendor Document Controller speel je een cruciale rol in het waarborgen van een efficiënte en nauwkeurige documentenstroom binnen onze organisatie.


Wat houdt deze functie in:

•

• Overleg: Je overlegt met inkopers, ingenieurs en project- en bouwmanagement over verwachtingen ten aanzien van documentatie en leveringsprioriteit.


• Beoordeling: Je beoordeelt inkooporders op vereisten voor documentatie, inspecties en leveringsdata.


• Levering: Je zorgt ervoor dat (kritische) leveranciersdocumentatie op tijd wordt aangeleverd en wordt verwerkt in het documentbeheersysteem.


• Controle: Je volgt de tijdige voltooiing van de documentatiecontrole op, waarbij je nauw samenwerkt met de engineers.


• Voortgang: Je bewaakt de voortgang en planning van engineering, inspecties en productieproces van de leveranciers.


• Documentatie: Je documenteert en signaleert afwijkingen en stuurt bij waar nodig.


• Communicatie: Je spreekt leveranciers aan op gemaakte afspraken en gegeven commitment op leveringen, kwaliteit en documentatie.


• Planning: Je werkt samen met de leverancier aan het opstellen van nieuwe planningen ten behoeve van levertijden, wanneer dit nodig blijkt te zijn.


• Verzending: Je zorgt voor tijdige verzending van de materialen incl. correcte verzenddocumenten en informeert de leverancier en ontvangende partij op een efficiënte manier.


• Escalatie: Je escaleert op een adequate manier naar het projectmanagement en projectteam wanneer leveranciers niet voldoen aan de contractuele eisen.


• Rapportage: Je rapporteert aan project engineers, inkopers, projectmanagement en constructiemanagement over de voortgang van orders en gemaakte afspraken in het materiaalrapportagesysteem.


• Documentenstroom: Je bent verantwoordelijk voor de in- en uitgaande documentenstroom via Pro Arc waarbij je zorgt voor een vlotte en accurate verwerking.


• Tijdige oplevering: Je waarborgt de tijdige oplevering van documenten, zowel intern als extern en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen tijdig over de benodigde documentatie beschikken.


• Meetings: Je organiseert meetings met leveranciers en interne stakeholders om het Vendor Document Control proces te bespreken.


• Overzicht: Je stelt wekelijks een overzicht op van openstaande documenten, zowel intern als extern, om een helder inzicht te bieden in de stand van zaken.




Kritische competenties:

•

• Het vermogen om effectief te communiceren en te werken met interne en externe klanten.


• Zelfgemotiveerd, proactief, enthousiast en in staat om uitstekende resultaten te behalen.


• Het vermogen om leveranciers en ingenieurs samen te brengen om een tijdige levering van materialen en documentatie te bereiken.




Wat heb je te bieden?

•

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo diploma.


• Je hebt ervaring met administratieve taken binnen document- en/of materiaalexpediting.


• Je hebt kennis van MS-office applicaties en goede IT-vaardigheden.


• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.


• Je hebt ervaring met een Document Management System, bv. Proarc of ander systeem is een pré, geen vereiste.




Informatie over de organisatie:

Een rijke geschiedenis in toekomst creëren. Wij zijn Bilfinger Tebodin. Onze industriële klanten staan voor de uitdaging om te verduurzamen door het zoeken naar alternatieven energiebronnen, het sluiten van de grondstoffencyclus en het minimaliseren van impact op de omgeving. Hoe vertaalt dit zich in concrete oplossingen? Wij zorgen ervoor dat onze klanten uit de industrie hun uitdagingen kunnen waarmaken. Door innovatieve technieken en het gebruik van hedendaagse mogelijkheden van digitalisering maken wij de ambities van onze klanten waar. Al sinds de wederopbouw na de oorlogsjaren in 1945, zijn we hèt toonaangevende ingenieurs- en adviesbureau voor het creëren van een toekomstbestendige industrie. Onze engineers en consultants lopen voorop in het realiseren van industriële investeringsprojecten. Onze toonaangevende klanten zijn actief in zeer uiteenlopende industrieën zoals de olie en gas, voedingsmiddelenindustrie, chemie en farmacie. Ze vertrouwen hun investeringsprojecten toe aan een team dat vooroploopt in het begrijpen van hun business en kan bouwen op technische expertise en jarenlange ervaring. Voor deze klanten leveren wij consultancy, engineering, projectmanagement, inkoop en constructie managementservices, kortom alles wat de klant nodig heeft om hun project succesvol te maken!


Aanvullende informatie:

•

• Het CV en de motivatie moeten toegespitst worden op de vereisten in de aanvraag, anders wordt de kandidaat niet aangeboden bij Bilfinger Tebodin (5-10 regels).


• Deze inzet bij de klant van Brainnet België BV / Magnit België BV betreft dienstverlening/werkzaamheden waarvoor een hoge mate van professionaliteit en zelfstandigheid is vereist.


• De werkzaamheden lenen zich ervoor door consultants in loondienst van consultancybedrijf / detacheringsbedrijf te worden ingevuld maar lenen zich er ook voor door freelancers te worden uitgevoerd.


• Pre-employmentscreening: Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.


• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.


• Tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van een kandidaat.


• Daarnaast is het van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag.


• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.


• BELANGRIJK! Vul alle kandidaat gegevens juist in. Vul bij "woonplaats" de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding. Bij onvolledige/onjuiste aanbiedingen is er een risico dat de kandidaat niet aangeboden kan worden en hiermee afgewezen wordt.

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.