Vacatures secretaresse Rotterdam

Ben jij klantgericht en een teamplayer om samen het administratieve hart te vormen van een beleidsafdeling en de managers daarvan te ondersteunen?

Denk jij altijd een stap vooruit en houd je ervan om alles soepel te organiseren? Vind je het leuk om samen met een team van betrokken collega's het administratieve en organisatorische hart te vormen van een beleidsafdeling? En ondersteun je managers graag met jouw proactieve en klantgerichte aanpak? Herken jij jezelf in woorden als betrokken, verantwoordelijk, flexibel en efficiënt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als medewerker secretariaat ondersteun je de domeinmanagers en het team met allerlei praktische en administratieve taken. Hierbij werk je proactief en zorg je dat alles soepel verloopt.

Dit ga je doen:

• Agendabeheer

  : Je plant afspraken slim en efficiënt, denkt vooruit en houdt de agenda's overzichtelijk.

• Organiseren van bijeenkomsten

  : Je regelt vergaderingen, gesprekken en borrels, inclusief het reserveren van ruimtes en het maken van digitale links.

• Administratie

  : Je maakt notulen, plant personeelsgesprekken, verwerkt ziekmeldingen en regelt bestellingen.

• Nieuwe medewerkers ondersteunen

  : Je zorgt ervoor dat nieuwe collega's een warme start hebben, met toegangspassen, toegang tot onze systemen en een welkomstpakket.

• Regelen van praktische zaken

  : Je denkt mee en organiseert bijvoorbeeld bloemen voor zieke collega's en cadeautjes voor bijzondere gelegenheden.

• Aanspreekpunt zijn

  : Je bent het visitekaartje van de afdeling en helpt bezoekers en collega's vriendelijk op weg.

Met jouw proactieve houding zorg je dat de domeinmanagers en het team zich kunnen focussen op hun werk, terwijl jij de rest in goede banen leidt.

Wat vragen wij?

We zoeken een energieke en initiatiefrijke collega die graag samenwerkt en mensen verbindt. Je communiceert op een prettige en efficiënte manier met collega's en het management, en bent je bewust van ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je gaat zorgvuldig om met gevoelige onderwerpen en bent organisatorisch sterk.

In deze rol is het belangrijk dat je snel kunt schakelen tussen verschillende onderwerpen, prioriteiten kunt stellen en kalm blijft in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer is voor jou bekend terrein, en je pakt je taken proactief en zelfstandig op.

• mbo-4 werk- en denkniveau;
• 3 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, zoals domeinondersteuner, managementassistent of medewerker secretariaat;
• ruime ervaring met Microsoft Office en digitaal werken, zoals SharePoint.

Sta jij stevig in je schoenen en wil je graag het verschil maken in een ondersteunende rol? Dan pas jij perfect in ons team!

Wat bieden wij?

• een 32 tot 36-urige werkweek;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden;
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling;
• werken op het stadhuis, midden in de binnenstad.

Wie zijn wij?

De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) is een veelzijdige en dynamische dienst, stevig verankerd in alle onderdelen van de Haagse samenleving. De dienst OCW is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en de uitvoering op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, jeugd, maatschappelijke ondersteuning en publieke gezondheid.

Werken bij de beleidsafdeling Stad en Bestuur van de dienst OCW betekent samen met ruim 200 collega's bijdragen aan vraagstukken die ertoe doen. Onze thema's variëren van onderwijs en jeugd tot sport, cultuur, welzijn en zorg.

Je komt terecht in een hecht en gezellig team van vier secretaresses, waar samenwerking centraal staat. We vervangen elkaar tijdens vakanties en ondersteunen elkaar waar nodig, zodat het werk altijd door kan gaan.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken.

Extra informatie

• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.