Als Office Manager ben je de onmisbare schakel op dit kantoor. Een locatie waar meer dan 500 collega's werkzaam zijn. Je begrijpt dat hier altijd lekker druk is. Samen met twee andere collega's vorm jij het Office Support team. Een hecht en gezellig team dat samen zorg draagt voor de organisatorische- en facilitaire ondersteuning voor alle collega's. Het Office Support team zit letterlijk midden in de organisatie, waardoor je collega's je altijd goed weten te vinden.
Samen zijn jullie o.a. verantwoordelijk voor;
- onboarden van nieuwe collega's en ervoor zorgdragen dat zij alle benodigde spullen hebben (telefoon, laptop, toegangspas etc.);
- coördineren van de inkoop van o.a. kantoorartikelen en benodigdheden voor events;
- regelen van geschenken, bloemen etc. bij jubilea, verjaardagen, geboortes;
- organiseren van interne events, denk aan team- en klantbijeenkomsten;
- boeken van zakelijke reizen voor de managers;
- beheren van de gehele mobiele telefonie van alle collega's;
- contact onderhouden met leveranciers (van de bloemiste tot een onderhoudsmonteur) en het uitzetten van storingen.
Je krijgt de vrijheid om projecten op te zetten, onlangs is er bijvoorbeeld een project opgestart om de duurzaamheid onder de leveranciers te toetsen.
In deze functie heb je nauw contact met je collega's van IT, HR en de facilitair manager. Ook werk je veel samen met het team hostessen (zij verwelkomen de gasten bij de koffiebar), het horeca team (o.a. bestaande uit een kok en barista). Jullie faciliteren de organisatie echt samen en helpen elkaar dus ook waar nodig. Een keertje ergens bijspringen is voor jou dan ook geen enkel probleem, dit zorgt juist voor afwisseling. In het team heeft ieder zijn eigen focus, je krijgt de ruimte om taken en/of verantwoordelijkheden die je leuk vindt naar je toe te trekken.