Vacatures secretaresse Lisse

Functieomschrijving

3 redenen waarom dit jouw baan is

• omdat jij het vermogen hebt om de behoeften van de klant te begrijpen. Je doet sowieso graag iets voor een ander.
• omdat je je actief inspant om concrete resultaten te halen. Je geeft niet op!
• omdat je graag je verantwoordelijkheid neemt. Dat doe je niet omdat het moet!

Jij doet het

De inspectie Signalering en Begeleiding (ISB) is een leuke directie en er heerst een collegiale sfeer. Als managementondersteuner ben jij, samen met een collega, verantwoordelijk voor de volledige secretariële en administratieve ondersteuning van ISB. Je bent de boei voor een team van zeven mensen.

ISB houdt zich bezig met het doorlichten van ambassades en andere Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigingen op alle gebieden. Denk hierbij aan beleid en management (politiek en/of economisch, ontwikkelingssamenwerking en consulair maar ook op het gebied van personeel, inclusiviteit en veilige werkomgeving, huisvesting, (informatie)beveiliging en bedrijfsvoering.

Wat ga je doen?
Je zorgt ervoor dat het team kan doen wat ze moeten doen.

Denk hierbij aan:

• Ondersteunen van de directeur die af en toe ook meegaat op doorlichting.
• Beheren van de administratie en zorgen dat deze op orde blijft.
• Fungeren als vraagbaak en aanspreekpunt zowel voor de Nederlandse ambassades/vertegenwoordigingen in het buitenland, voor de collega's van Buitenlandse Zaken zelf, overige ministeries en andere samenwerkingspartners.
• Onderhouden van netwerken en het uitbreiden ervan.
• Onderhouden van de samenwerkingsruimte (24/7Plaza).
• Beheren van de administratie: doorlichting van een ambassade of andere post vergt veelzijdige administratie, zoals o.a. Het klaar maken van de samenwerkingsruimte op 24/7Plaza, het klaar zetten van de te gebruiken formats, contact hebben met de posten m.b.t. Het maken van werkafspraken en het aanleveren van informatie.

Dit is geen uitputtende lijst. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken, je maakt keuzes en handelt ernaar. Hybride werken behoort tot de mogelijkheid.

Een dag uit leven van Managementondersteuner bij Inspectie Signalering en Begeleiding:

Als ik 's ochtends op mijn werkplek arriveer, word ik begroet door de collega's die eerder begonnen zijn. Ik check de binnengekomen mails en plaats enkele ervan op de digitale samenwerkingsruimte. Dan is het tijd voor een kopje thee en maak ik een babbeltje met mijn collega's hoe hun weekend is gegaan. Ook lunchen wij soms samen maar dit is niet altijd mogelijk in verband met de afspraken of omdat de collega's op reis zijn.

Daarnaast hou ik me bezig met de aankomende doorlichtingen. Ik bereid alles voor zoals de voorbesprekingen, het hotel dat geboekt moet worden en andere voorbereidingen. Ik leg contact met de ambassades i.v.m. Vragen over de doorlichting en andere zaken.

Zodra dit allemaal achter de rug is en de doorlichting klaar is, zorg ik dat alles gereed is voor de debriefing. Ik plan daar met de secretaresse van de plaatsvervangend secretaris-generaal een afspraak voor. Na de debriefing plaats ik het verslag ervan dit op de digitale samenwerkingsruimte. Ik wacht alle accorderingen van de directies af. Zodra die binnen zijn, verstuur ik zorgvuldig het definitieve rapport van de doorlichting. Dan is het alweer bijna het einde van mijn dag. Dit is voor mij het rustigste moment en dat vind ik fijn. Zo kan ik alles overzien en overige taken nog even afhandelen.

Functie-eisen

• Je hebt MBO werk-/denkniveau, bij voorkeur heb je een opleiding gevolgd in secretariële of administratieve richting.
• Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring met bovengenoemde taken.
• Je beschikt over zeer goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, zowel in woord als geschrift.
• Jouw plan- en organisatietalent komt tot uiting door prioriteiten te bepalen, systematisch te werken en te zorgen dat jouw planning altijd actueel en volledig is.
• Klantgerichtheid laat je zien door duidelijk te zijn over mogelijkheden en onmogelijkheden, wensen van klanten te voorzien en daarop in te spelen en de balans tussen klantgerichtheid en assertiviteit goed te bewaken.
• Stressbestendigheid laat je zien door geduldig te blijven in de omgang en gestructureerd te blijven werken wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep op je doen. Ook in drukke periodes en bij tegenslag houdt jij op een zakelijke en kalme manier alle ballen in de lucht.

Ook als je niet aan alle functie-eisen voldoet, hoeft dat geen obstakel te vormen. We nodigen je uit te solliciteren, zodat we de mogelijkheden in een gesprek met je kunnen verkennen.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveauschaal 7
• SalarisomschrijvingJe salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring.
• DienstverbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur12 maanden
• Maximaal aantal uren per week36

Bijzonderheden

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, een sollicitatiegesprek, mogelijk een klikgesprek, een selectieassessment en beide taaltoetsen Nederlands en Engels. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• Als je start krijg je bij ons een jaarcontract, welke bij goed functioneren wordt omgezet naar een vast dienstverband.
• Ambities of raak je snel uitgekeken? Bij BZ hebben wij een overplaatsbare dienst. Dat wil zeggen dat (bijna) alle collega's iedere paar jaar een andere functie, binnen een andere directie, gaan doen. De plaatsingsduur voor deze functie betreft maximaal 7 jaar. Daarna ga je aan de slag bij een nieuwe directie en/of in een nieuwe functie.

Verken je grenzen als managementondersteuner bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.