Functieomschrijving
De managementondersteuner directeur bestuursondersteuning en advies verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de directeur, haar/zijn plaatsvervanger en waar nodig en mogelijk de directie in den brede. Je werkt nauw samen met de directeur en haar/zijn plaatsvervanger en de managementondersteuners van de ambtelijke en politieke top (vijf in totaal), evenals met de bestuursadviseurs. Je draagt bij aan het soepel draaien van de directie, verbinding en saamhorigheid.
In jouw werk is o.a. Sprake van:
- managementondersteuning van de directeur en haar/zijn plaatsvervanger;
- coördineren en administratief ondersteunen van verschillende onderwerpen, waar nodig en mogelijk ook directiebreed, in een ambtelijk en politiek gevoelige en complexe dynamische context;
- fungeren als schakel naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen met een politiek en maatschappelijk afbreukrisico;
- coördineren van informatiestromen;
- samenstellen van managementinformatie.
Functie-eisen
Werk / denkniveau
- MBO werk- en denkniveau;
- Relevante (secretariële) opleiding.
Ervaring
- Relevante werkervaring m.b.t. Ondersteuning op niveau senior management/bestuur.
Competenties/gedragskenmerken
- Organisatiegericht
- Integer
- Stressbestendig
- Communicatief
- Klantgericht
- Plannen en organiseren
- Besluitvaardig
- Samenwerken
Kennis, inzicht en vaardigheden:
- Kennis van management-ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
- Kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
- Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden en bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
- Vaardigheid in het actief kunnen samenwerken en zoeken van verbinding met directe collega's en anderen binnen en buiten de directie.
- Vaardigheid in het fungeren als schakel naar derden op politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau (externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen;
- Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau: schaal 8
- Dienstverband: Vaste aanstelling
Bijzonderheden
Indien u op voorhand niet beschikt over het juiste veiligheidscreeningniveau dient u er rekening mee te houden dat een veiligheidsonderzoek onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de gedragscode Defensie.
Meer over jouw toekomstige afdeling
De Directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) is onderdeel van de Bestuursstaf en heeft als doel de omstandigheden te scheppen in, met en voor de organisatie, waarin de politieke en ambtelijke leiding van Defensie kan sturen en verantwoordelijkheden kan dragen om te beschermen wat ons dierbaar is. In een veilige en inclusieve omgeving staat DBOA voor integraliteit, verbinding, tijdigheid, kwaliteit en tegenspraak en is DBOA benaderbaar, flexibel en betrokken.
Het salaris bedraagt €3439 - €4616
