Ben jij goed georganiseerd en wil jij het visitekaartje worden van de directie Portefeuillestrategie en Digitalisering van het Rijksvastgoedbedrijf? Dan zoeken wij jou!
Tenminste... Als jij een aanpakkersmentaliteit hebt, organisatorisch sterk bent, snel kunt schakelen en positief bent ingesteld. Als managementondersteuner ben jij vaak het eerste aanspreekpunt voor veel collega's. Jij krijgt energie van deze dynamiek en vindt het leuk om de spin in het web te zijn.
In de functie van managementondersteuner verzorg jij de secretariële ondersteuning voor het afdelingshoofd en andere leidinggevenden binnen de directie Portefeuillestrategie en Digitalisering. Is een collega al een tijdje ziek? Jij stelt voor om een bosje bloemen te sturen. Moet er een afspraak worden ingepland met meerdere afdelingshoofden? Geen probleem, jij schakelt proactief met de andere managementondersteuners om deze afspraak te plannen. Kortom, jij bent de rechterhand van het afdelingshoofd!
Binnen het secretariaat ben je verantwoordelijk voor je eigen takenpakket, goede onderlinge afstemming is hierbij belangrijk en bij afwezigheid vervang je je collega's. Concreet houd jij je bezig met de volgende werkzaamheden:
- Je beheert de agenda van het afdelingshoofd waar je voor werkt; je plant afspraken in, zorgt dat er geen dubbele afspraken instaan en loopt deze agenda regelmatig door met het afdelingshoofd om er zeker van te zijn dat alles goed gaat.
- Je organiseert ook vergaderingen, zowel live als digitaal. Het kan gaan om een meeting met tien deelnemers, maar ook met vijftig deelnemers. Jij zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij/zij moet zijn of hoe hij/zij op tijd kan inloggen voor deelname. Gaat het om een fysieke bijeenkomst, dan regel je in- of extern een geschikte vergaderzaal met de benodigde faciliteiten en verstuur je de uitnodigingen.
- Je houdt de mailbox van het bedrijfsbureau op orde en pakt vragen die daaruit voortkomen op, zoals het reserveren van vergaderruimtes, het aanvragen van systeemrechten, het registreren van ziekmeldingen, het bestellen van geschenken, enzovoorts.
- Je helpt mee bij het organiseren van evenementen, zoals onze maandelijkse borrel!
In deze functie als managementondersteuner heb je de mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken, maar het merendeel van de tijd verwachten we je gezellig op kantoor. Je valt onder het bedrijfsbureau van S&D, dat bestaat uit 12 collega's, en werkt nauw samen met je teamleden. Binnen het bedrijfsbureau vinden we het belangrijk om eerlijk en open naar elkaar te zijn. We zijn positief ingesteld en werken met plezier. Regelmatig organiseren we binnen de directie borrels en andere initiatieven om met elkaar in contact te blijven.
- Mbo werk- en denkniveau. Een afgeronde mbo-opleiding is een pré.
- Een afgeronde opleiding voor secretaresse of management assistent is een pré.
- Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner.
- Je kunt zowel goed zelfstandig werken als in teamverband met managers en collega's binnen een secretariaat en weet snel welke zaken prioriteit hebben.
- Je werkt nauwkeurig en schakelt makkelijk tussen verschillende taken.
- Je bent leergierig.
- Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
- Je bent digivaardig en handig met office (Word, Excel en PowerPoint).
De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.
Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid
De directie bestaat uit de afdelingen Strategie en Uitvoeringsbeleid, Gebieden, Portefeuillemanagement, de i-functie en daarnaast uit het Bureau Management Informatie en het Bedrijfsbureau.
Het bedrijfsbureau
Het Bedrijfsbureau van onze directie zorgt voor de (secretariële) ondersteuning van de directeuren en de andere leden van het managementteam. Het Bedrijfsbureau ondersteunt daarnaast op facilitaire zaken, ICT en inkoop van apparaatsgelden. Het bedrijfsbureau bestaat naast drie managementondersteuners, uit vier programma-projectondersteuners en een hoofd Bedrijfsbureau.
Rijksvastgoedbedrijf
Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.
Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.
Zie over-ons voor meer informatie over het Rijksvastgoedbedrijf.
Het salaris bedraagt €2866 - €3564