Werken in het hart van onze organisatie waar jij een directe bijdrage levert aan het opleiden van onze artsen in ons topklinisch opleidingsziekenhuis. Zodat ook jíj jouw eigen steentje bij kan dragen aan de ziekenhuiszorg. Onze medisch opleiders ontzorgen door jouw proactieve karakter en voorliefde voor het administratieve werk in een afwisselende backoffice rol. In een baan waar jouw ideeën over efficiënter in te regelen werkprocessen zeer welkom zijn. Een mooie uitdaging waarin jij samen met jouw collega secretaresses snel schakelt tussen verschillende opdrachten. Dát is wat jij zoekt. Grijp deze kans met beide handen aan en solliciteer vandaag nog! Zo maak jij beter nóg beter.
Jij zorgt ervoor
Brede administratieve ondersteuning bieden voor het opleidingsproces van ongeveer 8 medische specialistische vervolgopleidingen is jouw verantwoordelijkheid. Hierbij ondersteun jij de 8 opleiders in secretarieel en administratief werk. Daarnaast ondersteun je de 2 onderwijskundig adviseurs met het plannen van afspraken. Dit doe jij samen in een team met 3 andere enthousiaste secretaresses in dezelfde functie. Ieder hebben jullie een eigen aandachtsgebied. Deze verdelen jullie onderling. Als secretaresse medische opleidingen ga je elke uitdaging aan, zoals:
- zorgen voor een goed lopende administratie rondom ongeveer 8 medische opleidingen. Denk hierbij aan het bijhouden van de PDCA-cyclus van de opleidingen, de algehele tekstverwerking van documenten die aangeleverd moeten worden bij visitaties of audits (wanneer externe of interne partijen de kwaliteit van de opleiding controleren) en het bewaken van procedures en deadlines voor het aanleveren van de documenten.
- notuleren bij vergaderingen, jaargesprekken en audits van de opleidingen.
- organiseren van diverse vergaderingen voor de opleidingen en opleiders. Daarbij stem je af met de secretaresses die ondersteunen bij de patiëntenzorg zodat alle activiteiten passen in de agenda's van de artsen.
- fungeren als vraagbaak voor de arts-assistenten (artsen in opleiding tot specialist) en opleiders.
En wist je dat iedere afdeling een eigen opleidingsbudget heeft? Ook voor de secretaresse medische opleidingen is er de mogelijkheid om vervolgcursussen of -opleidingen te volgen. Ook is er ieder jaar een secretaresse congres waar een afgevaardigde van ons team naartoe gaat. Vanuit onze afdeling worden er ook verschillende bijeenkomsten georganiseerd. Zo is er binnenkort afdelingsbreed een training rondom de mogelijkheden van ChatGPT en AI. Je wordt tenslotte niet voor niets onderdeel van onze gedreven en nieuwsgierige afdeling Leren & Ontwikkelen!
Wij staan voor elkaar klaar
Binnen ons topklinisch opleidingsziekenhuis staan we voor elkaar klaar. Hier leer je van jouw collega's en heb je begrip voor elkaars werk. Je praat met elkaar over de beste zorgverlening voor onze patiënten en ondersteunen elkaar wanneer het wat lastiger wordt. De focus ligt op innoveren en gedreven je vak uitoefenen. Samen maken jullie het verschil en gaan jullie tot het uiterste.
''Bij ons kom je terecht in een divers, ambitieus, open en gezellig team waarin we samen het secretariaat Leren en Ontwikkelen vormen. Naast deze gezamenlijke taak, beschikken wij allemaal over een verschillend takenpakket waarin we dagelijks samen sparren en van elkaars kwaliteiten kunnen leren.''
- Anne-Marie, Cheyenne, Marjolein, Sandy & Suzanne - Secretariaat Leren & Ontwikkelen
Mens & Ontwikkeling
Binnen de afdeling Mens & Ontwikkeling werken ruim 100 collega's aan HR-, opleidings- en organisatievraagstukken. De afdeling Leren & Ontwikkelen is onderdeel van de afdeling Mens & Ontwikkeling. Deze afdeling bestaat uit ongeveer 38 fte. Zij zijn gericht op advies, begeleiding en ondersteuning bij het inwerken, opleiden en ontwikkelen van studenten en zorgprofessionals (in opleiding). Het gaat hier om verpleegkundigen, medewerkers in para- en perimedische functies, medewerkers in medische (vervolg) opleidingen en medisch ondersteunende functies, verdeeld over verschillende afdelingen in de hele organisatie.
Ons Secretariaat Leren & Ontwikkelen bestaat met jou erbij uit 6 secretaresses, waarvan er met jou erbij 4 werken voor de medische vervolgopleidingen. Daarnaast zijn er enkele secretaresses bij onze afdeling die ieder hun eigen portfolio hebben. Stuk voor stuk zijn zij heel gedreven, enthousiast en vooral ook betrokken bij de organisatie. De lijntjes zijn letterlijk heel kort doordat je samen op 1 kantoor werkt. Naast dat ze hard werken aan hun eigen taken merk je meteen dat er een gezellige sfeer heerst. Als er iemand onverhoopt haar taken niet uit kan voeren staan ze voor elkaar klaar en wordt het door een collega opgepakt. Kortom een warm hecht team die jou maar al te graag verwelkomen.
Jij hebt het
Onze ruim 4.000 collega's zijn allemaal anders. Iedereen heeft een eigen verhaal over het werken in de zorg. We zijn benieuwd naar jouw verhaal, zeker als jij beschikt over:
- een afgeronde mbo opleiding tot secretaresse.
- zeker 1 jaar ervaring met notuleren en complex agendabeheer.
- gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen.
- bereidheid om enkele dagen per maand na 17.00 te werken vanwege het notuleren bij opleidingsvergaderingen. Deze vinden meestal plaats tot 19.00uur. Daar tegenover staat dat je, in goed overleg, zelf veel invloed hebt op het indelen van je werktijden.
Ook ben je een persoon die stevig in zijn of haar schoenen staat in communicatie met bijvoorbeeld artsen of adviseurs. Je communiceert helder en staat zowel collega's als externen netjes te woord. Je maakt nieuw werk snel eigen en pakt hierin zelfstandig door. Tot slot heb je een professionele gastvrije houding en ben je gewoon een fijne collega!
Wij zorgen ervoor
Terwijl jij beter nóg beter maakt, zorgen wij als werkgever ook goed voor jou. Als secretaresse medische opleidingen kan jij rekenen op:
- contract voor een jaar.
- 28 uur per week. Eventueel is 24 uur ook bespreekbaar.
- een gedeelte van je tijd vanuit huis te werken. Denk bijvoorbeeld aan 1 dag per week. Je ontvangt een thuiswerkvergoeding.
- een bruto maandsalaris tot € 3.318,00 (FWG 40) op basis van een 36-urige werkweek.
- extra's als vakantietoeslag (volledige 13e maand) en een eindejaarsuitkering (volledige 14e maand).
- toegang tot ons Catharina Vitaal portaal. Schrijf je bijvoorbeeld in voor een sessie Yin Yoga of ga in gesprek met een externe professionele Budget Coach. Wij vinden het belangrijk dat jij als Catharina medewerker lekker in je vel zit.
- constante prikkels om te blijven leren, innoveren en ontwikkelen. Ook zijn er volop doorgroeimogelijkheden in ons opleidingsziekenhuis.
En er is meer. Arbeidsvoorwaarden die passen binnen decao-ziekenhuizen.
Jouw baan voor hèt leven
.
Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang in de sollicitatieprocedure.
Het salaris bedraagt €3318