Functieomschrijving

Er zit meer achter werken als medewerker managementondersteuning bij PI Veenhuizen. Naast de collegiale werksfeer en het betekenisvolle werk is deze functie onmisbaar binnen de PI Veenhuizen omdat de directie en directe collega's niet zonder jouw organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning kunnen. Geen dag is hetzelfde!

Als medewerker managementondersteuning ontzorg je het management van de PI Veenhuizen zodat zij zich volledig kunnen focussen op hun hoofdtaken. Je zet jouw skills in om het management 100% te ontzorgen. Je krijgt hierbij veel zelfstandigheid, maar werkt wel binnen de gestelde kaders.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Je fungeert als vraagbaak en Frontoffice en staat iedereen vakkundig te woord.
• Je zorgt ervoor dat gegevens en overzichten compleet en op tijd aangeleverd worden, zodat het management de juiste beslissingen kan nemen.
• Je beheert de agenda en ondersteunt en ontzorgt de manager op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak.
• Je stemt behoeften en verwachtingen van het management proactief af.
• Je voert agendaoverleg, kijkt vooruit, signaleert knelpunten en draagt oplossingen aan.
• Je plant en organiseert overleggen en bijeenkomsten, verzorgt de communicatie (uitnodigingen, agenda, stukken) en zorgt voor de gevraagde faciliteiten (videoverbindingen, locatie, catering, etc.).
• Je zorgt waar nodig voor notulen en/of actie- en besluitenlijsten.

Functie-eisen

Met de geplande opening van de jeugdgevangenis (JJI De Haven) staat veel te gebeuren. Zoals bij elke verandering vergt dit veel in flexibiliteit en nauwkeurigheid van ons en dus ook van jou als nieuwe collega. Wij zijn binnen het team nog aan het bouwen en zoeken twee nieuwe collega's die dit samen met ons gaan doen en hier energie van krijgen.

Verder breng je mee:

• Je hebt een afgeronde mbo 4-opleiding in een secretariële richting.
• Je hebt ruime werkervaring als managementondersteuner en affiniteit met onze doelgroep.
• Je hebt aantoonbare ervaring in het gebruik van Microsoft Office-toepassingen.
• Je bent vaardig in het notuleren van vergaderingen.