De afdeling Informatie & Automatisering (I&A) bestaat uit drie units; CIO-office, Functioneel- en Informatiebeheer en ICT-DATA. Omdat onze managementassistent tijdelijk is uitgevallen zoeken we een enthousiaste en gedreven managementassistent voor in ieder geval drie maanden. Als managementassistent draag je zorg voor de secretariële ondersteuning van de afdeling I&A. We zijn hiervoor op zoek naar een collega die het leuk vindt om aan de slag te gaan voor de afdelingsmanager en de drie unitmanagers van de afdeling I&A.
Wat ga je doen
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel in ons team. Je zorgt ervoor dat de managers van I&A zich volledig kunnen focussen op hun kerntaken, omdat jij de administratieve en organisatorische taken perfect regelt. Jouw werk draagt direct bij aan een soepel lopend proces en een prettige werkomgeving.
Jouw belangrijkste taken zijn onder andere:
- Agenda- en vergaderbeheer: Plannen van afspraken, voorbereiden van vergaderingen en zorgen dat alle benodigde stukken en faciliteiten beschikbaar zijn;
- Verslaglegging en signalering: Je maakt nauwkeurige notulen tijdens vergaderingen en overleggen, verwerkt actiepunten en bewaakt de voortgang, zodat iedereen tijdig op de hoogte is van afspraken en besluiten;
- Communicatie en correspondentie: Behandelen van inkomende en uitgaande communicatie en zorgen dat informatie helder en professioneel bij de juiste personen komt;
- Administratieve ondersteuning: Opstellen en beheren van documenten, bijhouden van systemen en dossiers en afhandelen van administratieve taken;
- Ondersteuning bij projecten en evenementen: Assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten, interne activiteiten en speciale projecten en zorgen voor een vlekkeloze uitvoering.
P.S. In verband met de Wet DBA bieden wij deze interimopdracht uitsluitend aan op basis van een tijdelijk loondienstverband. Factureren als zzp'er is niet mogelijk, ook niet vanuit je eigen BV, aangezien de werkzaamheden persoonlijk uitgevoerd moeten worden onder leiding en toezicht, zonder vervangingsrecht. Zzp'ers worden daarom tijdelijk op onze payroll geplaatst.
3 maanden | 18 uur per week | 0,5 fte
Eisen:
- Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4;
- Kennis van Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams;
- Kennis van iBabs;
- Beschikbaar op dinsdagen.
Wensen:
- Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar als managementassistent en/of secretaresse;
- Werkervaring bij een overheidsinstelling;
- Beschikbaar op maandagen en donderdagen.