Vacatures frontoffice medewerker Hilversum

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Hoofd Interne Logistiek en Diensten bij het KPU-bedrijf in Soesterberg.

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo'n 21.000 burgers bij Defensie. Het kleding- en persoonsgebonden uitrusting bedrijf (KPU-bedrijf) voorziet alle militairen en burger geüniformeerde van kleding en persoonsgebonden uitrusting die zij nodig hebben om hun taken waar ter wereld uit te voeren.

Ben jij gastvrij, wil je de beste kwaliteit leveren en krijg jij energie van het helpen van andere mensen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Samen met het team van 4 medewerkers waar je leiding aan geeft, bedien je de frontoffice van het KPU-bedrijf. Hiermee zorg je ervoor dat alle bezoekers en leveranciers gastvrij worden verwelkomd. Onze frontoffice is ook het eerste aanspreekpunt voor de 300 collega's van het KPU-bedrijf. Samen met je leidinggevende hoofd bedrijfsondersteuning ontwikkel je een visie en voer je deze uit, zodat we samen de frontoffice continue kunnen verbeteren.

Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Leidinggeven aan bureau IL&D: je verzorgt het rooster en zorgt dat er werkdag van 07:00 tot 16:00 bezetting is bij de frontoffice. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt en voer je functioneringsgesprekken en zorg je dat het team optimaal presteert. Dagelijks zorg je ervoor dat de kwaliteit van onze dienstverlening wordt verhoogd.
• Voert het veiligheidsbeleid uit: als neventaak ben je beveiligingsfunctionaris. Je ondersteunt de security medewerker van het KPU-bedrijf. Dit houdt in dat je instructie geeft aan nieuw en huidig personeel. Je bent ook verantwoordelijk voor het autoriseren van de deurcoderingen en het sleutelbeleid. Daarnaast moet je de administratie en registratie bijhouden.
• Samenwerken: IL&D valt binnen de afdeling bedrijfsondersteuning. Veel aanvragen starten bij de frontoffice en moeten daarna doorgezet worden naar andere bureaus. Het is van belang dat je hier een coördinerende rol inneemt. Monitor dat aanvraag worden opgevolgd en terugkoppeling geven aan de aanvrager.
• Vergaderzalen en catering: met je collega's draag je zorg aan de verschillende vergaderzalen. Je zorgt voor een duidelijke planning en dat er optimaal gebruik van gemaakt wordt. Daarnaast geef je catering aanvragen door aan Paresto.
• Evenementen: regelmatig worden er rondleidingen of evenementen georganiseerd bij het KPU-bedrijf. Hierin ondersteun je de communicatieadviseur en verleen je alle logistieke behoeften.
• Coördineren met leverancier: je onderhoud contact met leveranciers van het KPU-bedrijf die ondersteunde diensten verzorgen. Hierbij bewaak je de gemaakt afspraken, levertijden en kwaliteit.
• Inspecties en controles: met het team verzorg je proactief inspecties en controles aan het gebouw en terrein.

Functie-eisen

• Je hebt een erkend mbo 4 diploma bij voorkeur als facilitair leidinggevende, hospitality of officemanagement.

• Je hebt minimaal 2 jaar ervaren als leidinggevende.

• Affiniteit met security heeft een pre zodat je opgeleid kan worden tot beveiligingsfunctionaris.

• Je bent flexibel en kan in de drukte van dag overzicht en rust behouden.

• Je kunt schriftelijk en mondeling goed communiceren zodanig dat beide kanten elkaar begrijpen.

• Je kunt delegeren op een duidelijke wijzen aan de juiste medewerker en toezien op uitvoering en resultaat.

• Je bent klantgericht en herkent de behoefte en belang van de klant.

• Je bent integer en handelt naar eer en geweten. Je bent aanspreekbaar en kan andere hierop aanspreken.

• Je woont niet verder dan 45 kilometer van Soesterberg.

• Het is niet mogelijk om thuis te werken en het kan voorkomen dat je buiten kantoortijden aanwezig moet zijn.

Mocht je niet voldoen aan alle eisen dan willen wij je toch stimuleren om te solliciteren.

Bijzonderheden

COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!