Functieomschrijving
Als Afdelingssecretaris van het Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM) binnen de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI), speel je een sleutelrol in het soepel en effectief organiseren van de afdeling. Dankzij jouw inzet kunnen de afdelingsvoorzitter, die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding, en de leden van het managementteam vertrouwen op een sterke ondersteuning. Jij denkt niet alleen actief mee over de afdelingsstrategie en biedt helder (financieel) inzicht, maar bent ook verantwoordelijk voor het aansturen van het team van managementassistenten en twee technici. Ook zorg je voor de voorbereiding van MT-vergaderingen.
Samen met je team zorg je ervoor dat de managementondersteuning binnen de afdeling soepel en professioneel verloopt. In deze functie rapporteer je hiërarchisch aan de afdelingsvoorzitter van DIAM en functioneel aan de faculteitssecretaris van EWI.

Wat ga je doen in deze functie?

• Je bent sparringpartner voor de afdelingsvoorzitter en overige MT-leden als het gaat om de strategie en het effectief organiseren van de afdeling.
• Je helpt, samen met collega's van financiën, bij het maken van de jaarlijkse begroting. Je coördineert en faciliteert de jaarlijkse budgetcyclus en zorgt voor het tijdig verstrekken van managementinformatie.
• Je geeft leiding aan een team van 6 management assistenten en 2 technici.
• Je coördineert bijvoorbeeld HR-procedures, zoals (her)benoemingen en promoties van personeel en monitort de interne financiële realisatie van projecten. Je speelt een actieve rol in het bevorderen van een positieve kandidaatbeleving in werving- en selectieprocedures.
• Je stelt de agenda voor het MT-overleg op en bereidt onder meer audits en onderzoeksvisitaties procesmatig voor.
• Je coördineert afdelingsevenementen en projecten en helpt bij het opstellen van programma's voor externe bezoekers. Soms pak je in overleg ook taken op facultair of universitair niveau op.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor en werkt samen met collega's van facultair ondersteunende diensten. Denk hierbij onder meer HR, Finance, Onderwijs en Studentenzaken, Communicatie, Campus en Vastgoed en Facility Management.
• Je schakelt regelmatig met de afdelingssecretarissen van de andere EWI-afdelingen.

Welke kwaliteiten zoeken we in jou?
Je houdt ervan om zaken goed te regelen, overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving. Je weet wanneer je 'ja' moet zeggen, maar ook wanneer een duidelijk 'nee' nodig is. Met jouw heldere en consequente communicatie weten mensen precies waar ze met jou aan toe zijn. Je legt gemakkelijk contact met verschillende mensen, luistert goed en bent een gewaardeerde gesprekspartner voor het MT.

Je hebt affiniteit met cijfers en ervaring met het opstellen van begrotingen. Je krijgt energie van het coachen van mensen, het creëren van optimale samenwerking binnen teams en het stimuleren van hun groei en ontwikkeling. Daarnaast vind je het uitdagend om de processen op de afdeling soepel te laten verlopen en hierin de afdelingsvoorzitter te ontzorgen.

Waar kom je te werken?
De afdeling DIAM, onderdeel van de faculteit EWI, is één van de zes afdelingen binnen deze faculteit. Met ongeveer 200 collega's - waaronder wetenschappers, ondersteunend personeel en junior onderzoekers - vormt DIAM een diverse en inclusieve gemeenschap. De sfeer is informeel, collegiaal en gericht op samenwerking. Je kunt rekenen op flexibele werktijden en, in overleg, de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken. Je komt te werken in een omgeving waar professionaliteit en werkplezier hand in hand gaan.

Ben jij toe aan een volgende stap en herken jij je in het geschetste profiel? Dan komen we graag met jou in gesprek!

Functie-eisen

• WO werk- en denkniveau, werkervaring in een universitaire omgeving of een andere bestuurlijk complexe organisatie is fijn.
• Senior (tenminste 5 jaar) ervaring in het aansturen en coachen van teams.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden, in het Nederlands en het Engels.
• De vaardigheid om te kunnen gaan met mensen met verschillende karakters en uiteenlopende achtergronden.
• Een zelfstandige werkhouding, denken in oplossingen, maar ook weten wanneer het beter is om nee te zeggen.
• Snel en probleemloos tussen verschillende werkzaamheden kunnen schakelen.
• Aanvoelen hoe je in een grote complexe organisatie, bestuurlijk-strategische zaken het beste kunt aanpakken om de vooruitgang te boeken.
• Affiniteit met financiën.

om naar de website van faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica te gaan.

Let op:

• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Een kennisveiligheid check maakt deel uit van de selectieprocedure.