Vacatures secretaresse Franeker

Ben jij als managementondersteuner een kei in plannen en organiseren? Zorg jij er persoonlijk voor dat onze leidinggevenden en managers worden ontzorgd en op jou kunnen leunen? Kun je een aantal weken vooruitdenken, improviseren en behoud je je goede humeur ook in stressvolle situaties? Werk je graag op een leuk kantoor met vriendelijke en bevlogen collega's? Als dat zo is dan willen wij jou graag ontmoeten! ODC-Noord is een vooraanstaande IT-dienstverlener binnen de Rijksoverheid, gespecialiseerd in gestandaardiseerde, schaalbare en duurzame IT-infrastructuur en clouddiensten. Als ambitieuze organisatie met een groeiend dienstenaanbod streven wij naar een efficiënte, toekomstgerichte overheid.

Wat ga je doen? Als ondersteuner van het management van ODC-Noord met standplaats Groningen bestaan jouw werkzaamheden uit de meest voorkomende secretariële werkzaamheden (zoals complex agendabeheer, het organiseren van in- en externe besprekingen en bijeenkomsten, het verzamelen en bundelen van vergaderstukken, notuleren, correspondentie en digitaal archief), waarbij je in staat bent deze te koppelen aan de inhoud van het werk.

Je schat de prioriteit en gevoeligheid van afspraken en e-mails in en bewaakt de afhandeling daarvan. Aangeleverde stukken toets je aan de juiste kaders en indien nodig stuur je bij. Je weet de juiste prioriteiten te stellen, initieert vervolgacties, bewaakt deadlines en hebt een belangrijke signaalfunctie. Je werkt samen met twee andere managementondersteuners van ODC-Noord. Daarnaast werk je nauw samen met de overige secretariaten van SSO-Noord, de Shared Service Organisatie waar ODC-Noord onderdeel van uitmaakt.

•    je bent in het bezit van een afgeronde MBO opleiding managementassistent of directiesecretaresse; •    je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring in de rol van management-assistent / -ondersteuner of als secretaresse; •    je hebt ervaring met complex agendabeheer; •    Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, Powerpoint); •    je bent initiatiefrijk en pro-actief; •    je bent stressbestendig en oplossingsgericht; •    Je hebt ervaring in een IT-organisatie of bent in staat je de IT-terminologie snel eigen te maken.

Naast deze eisen herken je jezelf in de volgende eigenschappen. Jouw mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is uitstekend en je legt gemakkelijk contact met externe contacten zoals (potentiële) afnemers, leveranciers en partners. Je kunt goed overzicht houden in een hectische omgeving en afspraak = afspraak is voor jou heel belangrijk. Bovenal ben je dienstverlenend, flexibel en kan je snel schakelen in stressvolle situaties. Je weet wat het is om in een sensitieve omgeving te werken en plannen en organiseren gaat je goed af. Samenwerken is voor jou heel belangrijk en natuurlijk ben je accuraat, integer en proactief.

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Als IT-dienstverlener van het Rijk en voor het Rijk willen wij bijdragen aan een efficiënte overheid. Vanuit onze datacenters leveren wij gestandaardiseerde, schaalbare en duurzame IT-infrastructuur en clouddiensten. ODC-Noord is een ambitieuze organisatie, met een groeiend aanbod van diensten en met steeds meer afnemers. ODC-Noord volgt kansen en mogelijkheden in de markt en deelt innovatieve inzichten met afnemers. Wij zijn oplossingsgericht, transparant, maken duidelijke afspraken en komen deze na. Wij werken vanuit een compacte en wendbare organisatie.

SSO-Noord

SSO-Noord bundelt generieke diensten op het vlak van bedrijfsvoering, zoals inkoop-, datacenters- en IT-diensten. We verkennen continu nieuwe samenwerkingsvormen voor het Rijk. Met onze hoogkwalitatieve diensten kunnen ruim veertig rijksorganisaties hun bedrijfsvoering efficiënt en effectief uitvoeren. Samen met hen dragen wij bij aan rijksbrede duurzaamheidsdoelen en aan maatschappelijk verantwoord inkopen. SSO-Noord is gerelateerd aan de Dienst Uitvoering Onderwijs.

Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en ambitieuze werkgever in Groningen? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.

Bij SSO-noord streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega's van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.

Stel gerust je vraag