Vacatures office assistant Eindhoven

Bedrijfsnaam:

Wij Groningen

Dienstverband:

• Fulltime, Parttime, Freelance / ZZP, Projectbasis, Bepaalde tijd, Detachering

Contractduur:

12-18 maanden

Startdatum:

18-12-2024

Locatie:

Bezettingslaan 60-1/60-2 te Groningen

Salaris:

Tot €110,00 per uur voor ZZP of tot €6862,00 per maand bruto fulltime voor detachering

Uren per week:

24 uren

Deadline vacature:

03-12-2024

ghi 2975. WijGroningen

Opdrachtomschrijving

WIJ Groningen

Wij Groningen adviseert en ondersteunt mensen in de gemeente Groningen om zelf grip te krijgen en te houden op hun leven. Als het kan met hulp van familie en vrienden zo dichtbij mogelijk. We stimuleren dat inwoners hun talenten en mogelijkheden benutten en we versterken de sociale samenhang in de wijken.

We verzorgen de indicaties voor de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet. Onze medewerkers ondersteunen inwoners bij het regie voeren over de zorg en ondersteuning die zij krijgen.

Onze buurt-, opbouw- en jeugdwerkers werken in de wijken en buurten samen met groepen inwoners, sociale netwerken en met andere organisaties. Zij verbinden inwoners en netwerken met elkaar.

Opdracht voor 1 jaar:

Het effectiever inrichten van onze salaris- en personeelsadministratie en HR-processen. Doelen en resultaten na 1 jaar zijn o.a.:

• De salaris- en personeelsadministratie en HR-processen zijn duurzaam ingericht en optimaal afgestemd op onze systemen, financiële administratie en visie van de organisatie;
• Er is voldoende kennis binnen de organisatie geborgd om deze processen voort te zetten: de kennis van de AFAS-functionaliteit is voldoende aanwezig en belegd bij de personeelsadministratie en functioneel beheer en het management (staf) heeft voldoende kennis van de administratieve processen om er leiding aan te geven;
• Medewerkers signaleren tijdig knelpunten volgens een geborgd (beheer)proces, waarbij de oplossing zoveel mogelijk aansluit bij de standaard;
• Constructieve samenwerking rondom AFAS tussen FA, SA, PA en FB;
• Er is rolduidelijkheid in het administratieve proces (LG,MDWS, FA, SA, PA);
• Autorisatiestructuur is ingericht conform bevoegdheden;
• De continuïteit van de salarisadministratie is geborgd;
• Alle administratie is juist, tijdig en volledig;
• Alle relevante informatie is juist, tijdig en volledig beschikbaar;
• Er doet zich een minimaal aantal onverwachte problemen voor op salaris en personeelsadministratie gebied;.
• De cao sociaal werk wordt volledig ondersteund door de software en het beleid.

Kandidaatomschrijving

Taken en verantwoordelijkheden kandidaat

De onderliggende opdracht voor de kandidaat betreft:

§  Opstellen en uitvoeren van een planVoor het optimaliseren van de salaris- en personeelsadministratie en HR-processen, waarbij deze volledig aansluiten op onze financiële administratie en passen bij de visie van de organisatie. Daarbij hoort ook dat onze processen optimaal ondersteund worden door onze systemen.

§  Samenwerken met interne en externe partijenZorgdragen voor samenwerking, afstemming en om (technische) expertise in te brengen. Intensief samenwerken met collega’s die werkzaam zijn in deze processen en zorgdragen voor onderlinge verbindingen.

§  Borgen van kennis en processenKennis van onze HR-processen in de organisatie borgen en beleggen op alle niveaus in de organisatie.

§  Evalueren en rapporterenNauw samenwerken met en rapporteren aan het management van Bedrijfsvoering & HR (opdrachtgever) over de duurzame inrichting, inclusief een voorstel voor de verdere borging.

Interviewplanning

De datum van de interviews is 9 december. De uitnodigingen voor de interviews zullen worden verstuurd op 6 december 2024.

Toelichting op rooster

Op locatie werken in verband met nauwe samenwerking, incidenteel thuiswerken.

EisenCV

Voeg een CV toe van maximaal 5A4. Uit het CV blijkt:

• Diploma op HBO-niveau;
• Opleidingen en/of trainingen op het gebied van AFAS;
• Opleidingen en/of trainingen op het gebied van projectmanagement;
• Praktijkdiploma Loonadministratie;
• Senioriteit en ervaring met het begeleiden van projecten op het gebied van de inrichting en optimalisatie van salaris- en personeelsadministratie en HR-processen;
• Ruime kennis van en ervaring met het AFAS-systeem op het gebied van HR, salarisadministratie en financiën;
• Ruime kennis van en ervaring met salaris- en loonadministratie, inclusief fiscale wet- en regelgeving;
• Ruime kennis van en ervaring met het analyseren en optimaliseren van administratieve processen vanuit een integraal perspectief;
• Ruime ervaring met het coachen/aansturen van medewerkers;
• Uitstekende projectmanagement- en coördinatievaardigheden;
• Het vermogen om draagvlak en verbindingen te creëren;
• Daadkracht en visie om snel te schakelen en duurzame oplossingen te realiseren;
• Gevraagde ervaring is minimaal 8 jaar ervaring.
• Ervaringen zijn minimaal 1 jaar geleden opgedaan. Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Benoem en beschrijf concreet in uw CV de relevante ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis(en) voldoet. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum en beschrijving van de werkzaamheden te zijn vermeld.

Gunningscriteria

Weging prijsdeel:20 %

CV: (55%)

Voeg uw CV toe en ga hierbij specifiek in op de gevraagde eisen.

– De mate waarin de werkervaring van de kandidaat aansluit bij de opdracht.

– De mate waarin de genoten opleiding(en) aansluit(en) bij het gevraagde functieprofiel.

– De CV van kandidaat sluit uitstekend aan (50%)

– De CV van kandidaat sluit goed aan (25%)

– De CV van kandidaat sluit voldoende aan (0%)

– De CV van kandidaat is onvolledig en sluit niet aan bij onze uitvraag (knock-out)

Interview: (25%)

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

• OrganisatiesensitiviteitHeeft zicht op de wijze waarop de verschillende werkprocessen van de verschillende afdelingen op elkaar aansluiten en elkaar beïnvloeden. Onderkent de gevolgen van veranderingsprocessen voor de totale organisatie, de mensen, de werkprocessen en de relaties met opdrachtgevers en klanten
• VoortgangscontroleBewaakt de feitelijke voortgang op hoofdlijnen zonder relevante details over het hoofd te zien. Beoordeelt de voortgang van de werkzaamheden vanuit verschillende invalshoeken, zoals kosten, tempo, kwaliteit, inzet en mensen. Hanteert administratieve procedures (of een vaste systematiek) ter controle van de voortgang van werkzaamheden
• OvertuigingskrachtIs op voorhand op de hoogte van de mogelijke tegenargumenten en bezwaren. Laat de ander de mogelijkheden en de voordelen van de voorstellen inzien. Creëert draagvlak voor voorstellen die moeilijk liggen. Hanteert verschillende overtuigingsstrategieën
• Plannen en organiserenZet beleidsplannen voor een organisatieonderdeel om in actieplannen met een realistische tijdfasering. Geeft aan wat de belangrijkste momenten zijn waarop besluitvorming dient plaats te vinden. Zet veranderingsprocessen op hoofdlijnen uit, werkt daarbij met globale tijdfaseringen
• ResultaatgerichtOntwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort. Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen gericht op het bereiken van de doelstellingen. Communiceert op regelmatige basis met alle betrokkenen over de stand van zaken. Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen wanneer dit nodig blijkt

De kandidaat wordt tijdens het gesprek op deze competenties beoordeeld.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen

• Diploma op HBO-niveau;
• Opleidingen en/of trainingen op het gebied van AFAS;
• Opleidingen en/of trainingen op het gebied van projectmanagement;
• Praktijkdiploma Loonadministratie;
• Senioriteit en ervaring met het begeleiden van projecten op het gebied van de inrichting en optimalisatie van salaris- en personeelsadministratie en HR-processen;
• Ruime kennis van en ervaring met het AFAS-systeem op het gebied van HR, salarisadministratie en financiën;
• Ruime kennis van en ervaring met salaris- en loonadministratie, inclusief fiscale wet- en regelgeving;
• Ruime kennis van en ervaring met het analyseren en optimaliseren van administratieve processen vanuit een integraal perspectief;
• Ruime ervaring met het coachen/aansturen van medewerkers;
• Uitstekende projectmanagement- en coördinatievaardigheden;
• Gevraagde ervaring is minimaal 8 jaar ervaring.
• Ervaringen zijn minimaal 1 jaar geleden opgedaan. Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Benoem en beschrijf concreet in uw CV de relevante ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis(en) voldoet. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum en beschrijving van de werkzaamheden te zijn vermeld.
• Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee).
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.