Vacatures ambtelijk secretaris Eindhoven

Wat ga je doen?

Als secretaresse COC bij het Leerhuis Medische Vervolg Opleidingen (MVO leerhuis) ben jij primair verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het ambtelijk secretariaat van de Centrale Opleidingscommissie (COC). De COC is een overlegorgaan waarin opleiders (artsen), meerdere keren per jaar samenkomen, zowel online als fysiek, om te overleggen over de medische vervolgopleidingen. De COC heeft een belangrijke rol in het bewaken, bevorderen en handhaven van een gunstig en veilig opleidingsklimaat in de opleidingen tot medisch specialist in Amsterdam UMC.

Jij bent verantwoordelijk voor het organiseren en inplannen van de vergaderingen van de COC en het dagelijks bestuur van de COC (DB-COC). Ook verzorg je de verslaglegging van deze vergaderingen en bied je ondersteuning op administratief gebied. Je werkt vooral samen met de ambtelijk secretaris van de COC. Dit is een collega van het MVO Leerhuis, waarmee je regelmatig overlegt om de (DB-)COC overleggen zo goed mogelijk te organiseren. Daarnaast kun je sparren met collega's van de front-/back office van het MVO Leerhuis. Je bent dus echt onderdeel van het MVO Leerhuis team.

Net als het hele team, werk je op twee vaste dagen op beide locaties van Amsterdam UMC (maandag op locatie AMC, donderdag op locatie VUmc) en ook vanuit huis.

Tot jouw takenpakket behoort:

• Aanspreekpunt zijn voor contacten op verschillend niveau, zowel binnen als buiten Amsterdam UMC.
• Plannen van diverse afspraken zoals bijvoorbeeld evaluatiegesprekken en evaluatiebezoeken..
• Plannen en organiseren van diverse interne & externe vergaderingen en bijeenkomsten van A tot Z: het verzorgen van vergaderruimten en catering tot het notuleren van overleggen (al dan niet ondersteund door AI).
• Verschillende ondersteunende werkzaamheden op administratief gebied, denk aan documentbeheer, archiveren van besluiten, monitoren van de jaaragenda van de COC en het DB COC, plannen van evaluatiebezoeken en - gesprekken, etc.
• Het maken van actie- en besluitenlijsten van vergaderingen/bijeenkomsten en bijhouden van deadlines.
• Overige secretariële en administratieve werkzaamheden. Bijvoorbeeld samenstellen van een nieuwsbrief, up-to-date houden van website, informatie verzamelen voor jaarverslagen, regelen van bestellingen, enzovoorts.
• Meedenken over verbeteren van administratieve processen.

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau en enige jaren relevante werkervaring.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
• MS Office beheers jij volledig.
• Ervaring in het notuleren van vergaderingen. Dit kan desgewenst ondersteund worden met AI.
• Goede contactuele eigenschappen en organisatie sensitiviteit: je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie, maakt gemakkelijk contact en hebt gevoel voor verhoudingen.
• Pro-activiteit: je vindt het leuk om nieuwe dingen op te pakken en uit te zoeken en je bent flexibel om andere taken over te nemen wanneer dit nodig is.
• Je kunt goed organiseren en werkt nauwkeurig.
• Het talent om je het werken met nieuwe applicaties en software snel eigen te maken.
• Teamspeler en zelfstandigheid: je werkt graag in en voor een team maar kunt ook goed zelfstandig aan het werk.
• Je bent stressbestendig en enthousiast.

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 186,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.