Opdracht
Door de uitbreiding van het aantal teamleiders binnen onze organisatie, zijn wij op zoek naar een extra management ondersteuner. Je ondersteunt verschillende teamleiders binnen verschillende afdelingen. Daarnaast kan het zijn dat je in overleg ingezet wordt op verschillende taken voor het breed ondersteunen van de domeinen en clusters.
Generiek takenpakket ondersteuning domeinmanager/teamleider
- Het (proactief) beheren van de agenda en evt. De mailbox (incl. Het versturen van e-mailberichten). Daarbij gelden de volgende 'spelregels':
- Er vindt agendaoverleg plaats (waarbij 4 weken vooruit wordt gekeken).
- Afspraken worden gepland vanuit de agenda van de domeinmanager/teamleider.
- Pro-actief agendabeheer: voldoende tijd tussen de afspraken (evt. Om te reizen); is de vergaderlocatie vermeld;
- Het voorbereiden van vergaderstukken en deze klaarzetten op iBabs plaatsen.
- Het plannen/wijzigen/annuleren van diverse afspraken/bijeenkomsten/ vergaderingen en/of het reserveren van vergaderruimtes (in- en extern), bijv.:
- Briefselectiegesprekken en sollicitatiegesprekken (evt. Incl. Contact sollicitant);
- Kennismakingsgesprekken met nieuwe medewerkers;
- Het doorvoeren van mutaties in Youforce (ziek- en hersteldmeldingen, contract-wijzigingen).
- Het regelen van diverse zaken m.b.t. Nieuwe medewerkers/uitdiensttreding, bijv.:
- Het invoeren van gegevens van nieuwe medewerkers in Youforce;
- Het regelen van o.a. Telefoons/laptops/autorisaties/toegangspassen;
- Het bestellen van welkomstpakketten bij de vaste leverancier;
- Het regelen/verzenden van diverse zaken bij bijv. Personele aangelegenheden (bijv. Attentie, wenskaart, bloemen);
- Het opstellen en/of versturen van contracten/brieven/uitnodigingen/opdracht-bevestigingen.
Takenpakket ondersteuning clusterondersteuning
- Het beheren van de secretariaatsmailbox en/of andere mailboxen (incl. Het versturen van e-mailberichten);
- Het incidenteel redigeren van documenten;
- Het incidenteel ondersteunen bij clustervraagstukken;
- Het zijn van een vraagbaak voor de domeinmedewerkers.
P.S. In verband met de Wet DBA bieden wij deze interimopdracht uitsluitend aan op basis van een tijdelijk loondienstverband. Factureren als zzp'er is niet mogelijk, ook niet vanuit je eigen BV, aangezien de werkzaamheden persoonlijk uitgevoerd moeten worden onder leiding en toezicht, zonder vervangingsrecht. Zzp'ers worden daarom tijdelijk op onze payroll geplaatst.
9 maanden | 24-32 uur per week | 0,67-0,89 fte
Eisen:
- Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / administratief ondersteuner / management assistent;
- Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 6 jaar als management assistent.
Wensen:
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als management assistent bij een gemeente;
- Werkervaring met iBabs;
- (digitaal) vaardig met M365;
- Werkervaring met Youforce.