Ben jij het organisatietalent met een passie voor ondersteuning en communicatie? Kom werken als managementassistente bij Veilig Thuis Haaglanden.
In de rol van Managementassistent bij Veilig Thuis Haaglanden ben je de verbindende factor die onze directie en managers ondersteunt en de organisatie soepel laat draaien. Je werkt samen met een toegewijd team van collega's en hebt een breed scala aan verantwoordelijkheden, van complex agendabeheer tot het verwelkomen van bezoekers. Met jouw vaardigheden draag je bij aan de professionele uitstraling van onze organisatie en zorg je ervoor dat alle operationele aspecten vlot verlopen.
Wat ga je doen?
Als managementassistent bij Veilig Thuis Haaglanden speel je een cruciale rol in de ondersteuning van onze directie. Samen met twee gedreven collega's ondersteunen jullie zes regiomanagers en de productgroep-manager. De secretariële werkzaamheden variëren per portefeuille van de manager en het is jullie streven dat zij zich volledig kunnen focussen op hun taken. Door jullie proactieve aanpak en uitstekende digitaal organisatorische vaardigheden vormen jullie als team een steunpilaar voor onze directie!
Verder:
- fungeer je als de schakel tussen de manager(s) en andere afdelingen en zorg je voor een vlotte informatiestroom;
- ben je goed in complexe agendabeheer en stroomlijn je makkelijk de agenda's van de managers: je beoordeelt, prioriteert en plant de afspraakverzoeken in;
- zorg je door jouw uitgebreide kennis over Microsoft Outlook en Teams voor efficiënte e-mail beheersing. Jij kent alle handige instellingen van Microsoft en op deze manier bespaar jij tijd;
- regel en organiseer je bijvoorbeeld vergaderingen, selectiegesprekken, een borrel of lunch, reserveer je overlegruimtes en maak je digitale links aan.
Daarnaast heb je sterke communicatieve vaardigheden. Het dirigeren van inkomende en uitgaande correspondentie gaat je makkelijk af, waarbij je aandacht hebt voor details en zorgt voor de juiste 'tone of voice'. Ook heb je veel invloed op het bevorderen van onze professionele uitstraling. Je verwelkomt bezoekers en externe contacten met een glimlach en zorgt voor een gastvrije ontvangst.
Wat vragen wij?
Je werkt zelfstandig, zorgvuldig en bent organisatiesensitief. Vanzelfsprekend ben je een sterk in plannen en organiseren. Daarnaast vind je het belangrijk om zaken uit te zoeken en ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt. Je bent stressbestendig en kunt goed onder tijdsdruk werken. Je weet daarbij verwachtingen te managen en zaken te prioriteren. Hierin ben jij je bewust van ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je gaat integer om met personele en bestuurlijk gevoelige onderwerpen.
Verder beschik je over:
- mbo niveau 4/hbo werk- en denkniveau;
- minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
- ruime ervaring met Microsoft office en digitaal werken (bijvoorbeeld Outlook, Teams en SharePoint).
Wat bieden wij?
Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in 'de dienst draaiende houden' en waarbij je zeker ruimte krijgt voor eigen initiatief. Je gaat werken in een enthousiast, betrokken team van 2 collega's. Bij Veilig Thuis Haaglanden werk je in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is, en je draagt direct bij aan het verschil dat we maken in de samenleving. Samen streven we naar een veiligere toekomst.
Ook kun je rekenen op:
- een 24 -urige werkweek;
- een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris;
- ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
- diverse op leidings- en ontwikkelmogelijkheden;
- de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden.
Wie zijn wij?
Met ingang van 1 januari 2018 is de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis Haaglanden als aparte Productgroep onderdeel van de dienst Onderwijs Cultuur en Welzijn (OCW) van de gemeente Den Haag. Onder bestuurlijke aansturing van de GR GGD en VT Haaglanden vormt de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis Haaglanden het advies- en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling, voor zowel professionals als alle betrokken burgers binnen de regio Haaglanden.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Het salaris bedraagt €2700 - €3831