Vacatures assistent Den Haag

Ben jij het organisatietalent dat altijd overzicht houdt en energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Als management-/ office assistent ben jij het visitekaartje van onze afdeling Onderwijs- en Studentenzaken. Met jou inzet op gebied van agendabeheer, administratieve ondersteuning en het organiseren van evenementen lever jij een belangrijke  bijdrage aan onze faculteit!

Je komt te werken op de afdeling Onderwijs- en Studentenzaken (O&S)  van de Faculteit Mechanical Engineering. O&S is betrokken bij zowel de organisatie van het onderwijs alsook het waarborgen van de kwaliteit en het ondersteunen van studenten. Goed onderwijs, maar ook een fijne omgeving, zijn belangrijke pijlers waar onze afdeling aandacht aan besteedt. Als management-/office assistent ben jij een belangrijke schakel in dit geheel . Jouw inzet zorgt voor rust, structuur en continuïteit. Wij als afdeling maken het mogelijk dat docenten en studenten zich kunnen richten op onderwijs - omdat wij zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt. En natuurlijk sta je er niet alleen voor: het TU Delft secretaressenetwerk biedt je volop mogelijkheden om te sparren, leren en connecten met collega's uit andere faculteiten.

Wat ga je doen?

Als management-/ office assistent speel je een cruciale rol binnen het administratiecluster van O&S, wat direct onder de secretaris bedrijfsvoering valt. Samen zorgen jullie voor een efficiënte en doelgerichte ondersteuning van de andere O&S-clusters: Beleid & Onderwijs, Onderwijscoördinatie, Studieadvies en de FaculteitsWerkplaats. De cultuur is open, collegiaal en behulpzaam zijn naar elkaar. Binnen het cluster werk je nauw samen met 4 medewerkers studentenzaken en 1 andere management-/office assistent. Jullie twee bieden vanuit het secretariaat algemene ondersteuning en hebben daarnaast elk een eigen aandachtsgebied. Jullie fungeren daarbij als elkaars achtervang. Jouw aandachtsgebied omvat:

• Agendabeheer van het afdelingshoofd & secretaris bedrijfsvoering.
• Ondersteuning bij de organisatie van verschillende evenementen en bijeenkomsten, zoals afdelingsuitjes, trainingen en diplomauitreikingen voor de bachelor Werktuigbouwkunde.
• Ondersteuning bij de jaarlijkse benoemingscyclus van docenten en studenten in verschillende facultaire commissies in samenwerking met het decanaat.

Daarnaast bestaan jouw overige taken uit:

• Je verzorgt samen met je directe collega de administratieve, organisatorische en secretariële ondersteuning voor de afdeling, bijvoorbeeld verslaglegging van diverse bijeenkomsten in het Nederlands en Engels, archiveren en verspreiden van stukken en het bewaken van planningen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers. Hierdoor kun je uiteenlopende vragen verwachten.
• Je beheert de gezamenlijke e-mail inbox en prioriteert binnenkomende zaken.
• Je ondersteunt de secretaris bedrijfsvoering bij huisvestingszaken.
• Je plant overlegreeksen voor de verschillende clusters binnen de afdeling.
• Je begeleidt inkoopprocessen, inclusief offertes en facturatie.
• Je straalt vertrouwen uit en gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie. Je denkt proactief en oplossingsgericht mee en stelt de juiste prioriteiten.

Geen dag is hetzelfde! Deze rol biedt een uitstekende kans om je capaciteiten en vaardigheden te laten zien. Samen met je directe collega's ben je het kloppend hart van O&S  en gaan we voor het beste resultaat: vlotte en duidelijke processen die bijdragen aan steeds beter onderwijs en tevreden studenten, docenten en collega's.

Wij zoeken iemand die autonoom én in teamverband kan werken. Iemand met een groot verantwoordelijkheidsgevoel die zich niet gek laat maken. Je houding is professioneel en dit straal je uit in je werkwijze en contacten met anderen. Je bent iemand die het verschil maakt. Daarnaast vragen wij:

• Je hebt bij voorkeur MBO+/HBO werk- en opleidingsniveau, bijvoorbeeld een afgeronde Schoevers-opleiding of een secretariële of administratieve opleiding.
• Je bent beschikbaar voor tenminste 32 uur per week en in ieder geval op woensdagen.
• Je hebt stevige kennis van Office 365 (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint).
• Je kunt goed overweg met digitale systemen.
• Je hebt een energieke, toegankelijke houding en toont graag initiatief.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels (C1 niveau). Dit is belangrijk omdat Nederlands de voertaal is binnen de faculteit en ons team, maar we ook Engelstalige opleidingen, studenten en medewerkers hebben.
• Ervaring met het ondersteunen van MT-leden is een pré.

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context. 

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling. 

Van chip tot schip. Van machine tot mens. Van idee naar oplossing. Vanuit de wil om de omgeving te begrijpen en te achterhalen welke mechanismen daaraan ten grondslag liggen, richten onderzoek en onderwijs zich op fundamenteel begrip, ontwerp, productie, toepassing en verbetering van producten, materialen, processen en (mechanische) systemen.

De faculteit ME is een dynamische en innovatieve faculteit met een internationale scope en high-tech lab-faciliteiten. Omdat we zo groot en veelzijdig zijn, kunnen we unieke dwarsverbanden leggen en vakgebieden combineren. Dit vindt zijn weerslag in uitstekend en modern onderwijs dat studenten opleidt tot maatschappelijk betrokken en verantwoordelijke ingenieurs en onderzoekers. De kennis en inzichten die we opdoen, vertalen we in oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, bijdragen aan een duurzame samenleving en aan de ontwikkeling van welvaart en welzijn. Dat is wat ons verbindt in grensverleggend onderzoek, inspirerend onderwijs en (inter)nationale samenwerking.

Klik hier om naar de website van faculteit Mechanical Engineering te gaan. 

• Het dienstverband is 1 jaar Tijdelijk met uitzicht op vast. 
• Een functieomvang van 32-40 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3218 - €4298 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• De mogelijkheid om 1 vaste dag per week vanuit huis te werken. 
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma. 
   

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Elisa Fuhrmann, Secretaris Bedrijfsvoering O&S, via .

11 mei 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Let op:

• Gesprekken in een eerste ronde worden gevoerd op dinsdag 20 mei 2025. Gesprekken in een tweede ronde worden gevoerd op woensdag 28 mei.
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de 'National Knowledge Security Guidelines'. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.