Vacatures manager Delft

ml. 0004736

Gemeente Rotterdam 

Waar ben jij van?

Jij bent van het in goede banen leiden en tegelijkertijd op inhoud toegevoegde waarde leveren. Het is voor jou een uitdaging om organisatorisch alles tip top geregeld te hebben. Dit doe je door hard te werken, maar ook veel te lachen. Het ontzorgen van de directeur en afdelingshoofden FJINK geeft jou veel energie en plezier.

Jouw functie

De rode draad in de werkzaamheden van de Directiesecretaris is de wekelijkse besluitvorming in het MT FJINK. In deze functie ondersteun je de directeur FJINK en de afdelingshoofden van de afdelingen Juridische Diensten, Inkoop & Aanbestedingszaken, Accounting, Financial Reporting en Ondersteuning & Ontwikkeling. Wekelijks zorg jij voor een duidelijke agenda voor de MT-vergadering en onderhoud je contacten binnen de organisatie voor de aanlevering van stukken. Ook leg je de besluiten vast en informeer je de organisatie of specifieke collega's wat hen na een besluit van het MT te doen staat.

Je bent een netwerker pur sang en een verbindende schakel tussen de afdelingen en het MT. Je zorgt dat je zichtbaar bent binnen de directie en dat je weet wat er speelt. Hierdoor kun je gevraagd en ongevraagd advies geven in het MT of aan individuele MT-leden. Je werkt nauw samen met de kwaliteitsadviseur van de directie en stafadviseurs van de afdelingen en bent vanuit het MT de verbindende schakel naar de directie van BCO en naar andere directies binnen cluster BCO. Jij bent degene die mede zorg draagt voor een soepele samenwerking.

Als directiesecretaris:

• Zorg je voor communicatie vanuit het MT richting de rest van de organisatie;
• Zorg je voor verbinding tussen het MT en de interne of externe functionarissen;
• Voer je bijzondere opdrachten uit op verzoek van directeur of MT-leden;
• Bereid je verschillende (MT-) overleggen voor, je maakt de agenda, zorgt voor aanlevering van goede stukken en werkt de besluitvorming uit;
• Houd je de lange termijn agenda in de gaten, je bewaakt dat afspraken worden nagekomen en monitort wat wanneer een plek moet krijgen op de agenda;
• Richt je de besluitvormingsprocessen in en maakt afspraken met collega's over deze processen;
• Signaleer en analyseer je problemen en los je zelfstandig - of in samenwerking - complexe vraagstukken en problemen op;
• Behandel je vertrouwelijke informatie en verzoeken;
• Zorg je voor een goede procesbegeleiding bij bestuurlijke trajecten;
• Fungeer je als (procedurele) vraagbaak voor managers en medewerkers;
• Organiseer en coördineer je de medewerkersbijeenkomsten en MT retraites.

Jouw profiel

Jij bent een proactieve collega die graag samenwerkt. Je bent in gewend om op een hoger abstractieniveau te werken en te denken. Maar als het nodig is duik je even goed de inhoud in. Je hebt het vermogen om onder tijdsdruk te werken en je wordt blij om zaken in goede banen te leiden, te regelen en te organiseren. Je bent verder accuraat en kan goed zelfstandig werken. Je bent alert op je omgeving en je bent flexibel. Immers, de week van de directiesecretaris ziet er altijd weer anders uit. Je kunt snel schakelen en je bent een sociaal dier die gemakkelijk een groot netwerk onderhoud.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding. 
• Je hebt ervaring in de functie van directiesecretaris.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als persoonlijk assistent van een directeur, opgedaan in de afgelopen 8 jaar.

Wensen

• Je hebt ervaring bij een gemeente met minimaal 300.000 inwoners;
• Je hebt een aanvullende cursus middle management gevolgd;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als office manager.

De afdeling

Je komt te werken in de afdeling Ondersteuning & Ontwikkeling (O&O). Onze afdeling ondersteunt de directie in verbetertrajecten. We trekken de kar om de prestaties van onze directie en de Financiële - en Inkoop & Aanbestedingsketen te verhogen! Onze afdeling bestaat uit ongeveer 10 collega's. Binnen onze afdeling staan collega's voor elkaar klaar om elkaar wegwijs te maken binnen de directie. Er heerst een open sfeer en humor vinden we (bijna) net zo belangrijk als resultaten behalen. Er wordt bij onze afdeling hard gewerkt, maar af en toe is er ook tijd om stoom af kunnen blazen.

Onze organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo'n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Jouw werkgebied is het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken. Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren we ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad.

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding. 
• Je hebt ervaring in de functie van directiesecretaris.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als persoonlijk assistent van een directeur, opgedaan in de afgelopen 8 jaar.
• Je hebt ervaring bij een gemeente met minimaal 300.000 inwoners;
• Je hebt een aanvullende cursus middle management gevolgd;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als office manager.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen