Wil jij bijdragen aan een organisatie met een betekenisvolle missie? Als onze nieuwe Office Manager bij het Meldkamerinstituut zorg jij ervoor dat alles goed gestructureerd en up-to-date is en opleidingstrajecten goed gerund worden.
Wie zijn wij:
Bij het Meldkamerinstituut dragen we direct bij aan de veiligheid en efficiëntie van cruciale hulpdiensten in Nederland. Onze trainingen en adviezen zorgen ervoor dat meldkamers, zoals die van 112, ProRail en de Kustwacht, optimaal kunnen functioneren wanneer elke seconde telt. Als onderdeel van ons hechte team help jij mee om deze impact mogelijk te maken. Ons kantoor bevindt zich in een prachtig koetshuis in Langbroek, midden in de natuur nabij Utrecht, waar een klein, hecht team en tientallen externe professionals dagelijks het verschil maken voor onze klanten.
Jouw rol in een notendop:
Als Office Manager ben je de drijvende kracht achter onze opleidingstrajecten en zorgt je ervoor dat de dagelijkse werkprocessen gestructureerd en soepel verlopen. Samen met een collega backoffice-medewerker bied je onmisbare ondersteuning aan onze directeur Fatima Bonebakker. Van agendabeheer tot het ondersteunen van de directie in diverse logistieke en inhoudelijke taken – jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.
Jouw verantwoordelijkheden:
- Coördineren en beheren van complexe jaarplanningen voor de 40 meldkamers die wij ondersteunen.
- Beheren van de agenda en coördineren van uiteenlopende afspraken, inclusief voorbereiding en opvolging.
- Onderhouden van klantrelaties en het bijwerken van ons CRM-systeem.
- Bewaken van administratieve werkprocessen, zoals het bijhouden van prioriteiten, deadlines, offertetrajecten en nazorg.
- Gehele ondersteuning bieden in de dagelijkse werkzaamheden.
- Docenten en collega's voorzien van de benodigde informatie.
Wat bieden wij jou:
- Een vaste functie voor 32 uur per week waarbij de dagen in overleg afgestemd worden.
- Een goed salaris tussen de € 3.000 en € 3.500 op basis van 40 uur.
- 25 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek.
- Een pensioenbijdrage.
- Dagelijks een verzorgde lunch op kantoor.
- Werken op een kantoor gelegen op een prachtig groen landgoed.
- Een collegiale sfeer met regelmatige teamactiviteiten en borrels.
Wie zoeken wij:
- Je hebt 3-5 jaar ervaring als bijvoorbeeld Office Manager, Opleiding Coördinator of Managementassistent.
- Je hebt ervaring met het Office pakket, CRM-systemen, Notion en boekhoudprogramma's zoals Moneybird.
- Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en bent in staat om ingewikkelde offertes en documenten door te lopen.
- Je bent van nature een organisatorisch talent en denkt vooruit om te ontdekken waar mogelijke knelpunten ontstaan.
- Je houdt van structuur om de complexiteit van taken te kunnen doorgronden.
- Je kunt goed focussen en in staat om de juiste prioriteiten te stellen.
- Je doet wat je zegt waardoor anderen écht op je kunnen rekenen en in hectische situaties weet je je hoofd koel te houden.
- Je bent communicatief sterk om makkelijk te schakelen op diverse niveaus.
- Met jouw klantgerichte houding ben je benaderbaar en begripvol.
- Affiniteit met overheidshulpdiensten of opleidingstrajecten coördineren is een pré maar niet een must.
Over het Meldkamerinstituut:Wij zijn een jong, snelgroeiend adviesbureau dat meldkamers in heel Nederland ondersteunt en opleidt. In een paar jaar tijd zijn wij toonaangevend geworden in deze sector en werken we samen met organisaties zoals 112-meldkamers, ProRail, de Tweede Kamer, en de Kustwacht. Wij verzorgen onder andere trainingen voor overheidshulpdiensten, infrastructuur, gebouwbeveiliging en toezicht & handhaving.
Interesse?Herken jij jezelf in deze vacature? Stuur dan je CV en motivatie naar backoffice@meldkamerinstituut.nl, t.a.v. Fatima Bonebakker. Voor vragen kun je bellen naar 0343-234112.