DO IT Organic is op zoek naar twee parttime Office Assistants. Een top duo, dat samen het gastvrije hart van de organisatie is en elkaars achtervang is tijdens afwezigheid. Jullie vormen een belangrijk onderdeel in een groeiende organisatie en rapporteren direct aan de HR-manager.
Als Office Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel bezoekers als collega’s. Je zorgt ervoor dat alles op kantoor op rolletjes loopt en biedt brede administratieve en secretariële ondersteuning. Jij bent o.a. verantwoordelijk voor de ontvangst van bezoekers, klanten en leveranciers, het aannemen van de telefoon, het opstellen en verzorgen van interne communicatie, het verwelkomen van nieuwe collega’s, het inkopen van kantoor, beurs en kantine benodigdheden. Indien er belangrijke meetings plaatsvinden zorgt de Office Assistant er tevens voor dat de vergaderruimte representatief is en indien van toepassing er koffie, thee en lunch geregeld is. . Je zorgt ervoor dat de algemene ruimtes, vergaderruimtes en de kantine er altijd verzorgd uitzien en stuurt het schoonmaak team aan. Je neemt bestellingen, post en/of pakketten in ontvangst of maakt deze verzendklaar.
Daarnaast biedt je secretariële ondersteuning bij het beheren van de agenda’s, het organiseren van meetings voor het MT en de Board en zorg je voor een goede verslaglegging hiervan. Je organiseert reizen, regelt visa’s, vliegtickets, hotels en restaurants en helpt mee bij het organiseren van de jaarlijkse Biofach beurs samen met het marketingteam.
Je bent tevens verantwoordelijk voor alle feestelijke momenten binnen DO IT Organic, zoals o.a. de attenties, jubilea, feesten en bijeenkomsten. In de kantine hangt een nieuwsscherm met onder andere informatie over deze gebeurtenissen en belangrijke updates, jij zorgt ervoor dat dit altijd actueel is. Een afwisselende en brede functie, waar geen dag hetzelfde is!
