De Penitentiaire Inrichting (PI) Grave staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een succesvolle re-integratie in de samenleving. Als waardevolle managementondersteuner speel jij een sleutelrol in het ondersteunen van de directie bij het realiseren van deze missie. Je biedt secretariële ondersteuning ten behoeve van directie en middenkader. Interesse gewekt? Lees dan snel verder.
Jouw rol Als Managementondersteuner ligt jouw focus op het efficiënt ondersteunen van het management. Met jouw klantgerichte en stressbestendige instelling behoud je altijd het overzicht en bewaak je de rust, zelfs in drukke en uitdagende situaties. Hierdoor draag je bij aan een gestructureerde en prettige werkomgeving. Je takenpakket is breed en veelzijdig, met een mix van administratieve en secretariële verantwoordelijkheden. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich volledig concentreren op inhoudelijke vraagstukken.
Je werkt uitsluitend op locatie in Grave en fungeert als aanspreekpunt voor zowel interne medewerkers als externe partijen. Hiermee ben je het visitekaartje van de directie. De afdeling Bureau Management Ondersteuning bestaat uit twee managementondersteuners
Agendabeheer: Jij beheert de agenda's van de directie en bewaakt dat afspraken worden nageleefd. Eventuele knelpunten in de planning signaleer je proactief, en je denkt mee over oplossingen om de agenda efficiënt en overzichtelijk te houden.
Vraagbaak, ondersteuning en aanspreekpunt: Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen over diverse werkzaamheden van facilitaire aard, zoals bestellingen, uitgifte laptops en beheer vergaderruimten. Je coördineert uiteenlopende vragen en zet acties uit bij de juiste personen binnen of buiten de organisatie. Daarmee ben jij een belangrijk visitekaartje van de directie.
Ondersteuning HR Een deel van je werk omvat het ondersteunen van HR-processen, zoals het wervingsproces, administratieve ondersteuning van de verzuimcoördinator bij het registreren van ziek- en herstelmeldingen en het opstellen van diverse HR-gerelateerde documenten. Met jouw proactieve aanpak signaleer je knelpunten en stel je verbeteringen voor, waardoor de processen continu wordt geoptimaliseerd.
Ondersteuning Juridische zaken Je verricht administratieve ondersteuning aan onze juridische afdeling. Deze afdeling adviseert over juridische aangelegenheden inzake gedetineerden.
Vergaderingen en bijeenkomsten: Je organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding. Dit omvat het verzamelen van benodigde stukken, het plannen van de agenda en het uitnodigen van deelnemers. Tijdens de vergaderingen maak je notulen en stel je actielijsten op, zodat alle afspraken en beslissingen nauwkeurig worden vastgelegd.
Post- en informatiestroom: Binnengekomen (digitale) post en andere informatie beoordeel je nauwkeurig. Je bepaalt prioriteiten, leidt berichten door naar de juiste personen en bewaakt de samenhang in de informatiestroom.
Bezoekers ontvangen: Je ontvangt en begeleidt bezoekers van de directie, waarbij je zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst.
- Je hebt een mbo4-opleiding op secretarieel gebied afgerond en ruime werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als secretaresse, managementondersteuner of directiesecretaresse.
- Je hebt ruime notuleerervaring en een dienstverlenende en proactieve instelling.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent vaardig met Microsoft Office-toepassingen, zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint
Dit is jouw kracht:
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
- Een flexibele en klantgerichte instelling.
- Je bent representatief, betrouwbaar, collegiaal en gericht op samenwerking.
- Je denkt mee over het werk en hoe dit beter kan.
- Je bent ICT-vaardig en je hebt ervaring met personeelsinformatiesystemen.
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.
Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega's in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen Meer informatie over de sollicitatieprocedureMinisterie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Het salaris bedraagt €2866 - €3564