Vacatures bedrijfskunde Amsterdam

ml. T147275

Gemeente Amsterdam 

Omschrijving van de functie:
Als managementondersteuner ondersteun je het projectteam OVT en het programma Zuidasdok. Je verricht diverse organisatorische, secretariële en administratieve taken, en zorgt voor een efficiënte afstemming binnen het team en met externe stakeholders.

Werkzaamheden:

Organisatorische en secretariële taken:

• Beheren van agenda's en mailboxen van het projectteam OVT en managers van Zuidasdok.
• Organiseren van bijeenkomsten en opstellen van agenda's en notulen voor vergaderingen zoals OVT MT, VGO en MPB-Overleg.

Informatiebeheer:

• • Verzamelen van relevante informatie ter voorbereiding van vergaderingen voor de managers.

Sparringpartner:

• • Ondersteunen bij het structureren van werk en het maken van afspraken.

Bewaken van acties en besluiten:

• • Bijhouden van gemaakte afspraken en zorgen dat deadlines worden gehaald.

Afstemming:

• • Afstemmen met het secretariaat van aannemers en leveranciers voor het plannen van afspraken.

Receptiebemanning:

• • Bemannen van de receptie bij afwezigheid van de receptionist.

Facilitair proces:

• • Ondersteunen van het facilitair proces binnen Zuidasdok.

Relatiebeheer:

• • Ondersteunen van het relatiebeheer en praktische dienstverlening van de Homebase.

Over Zuidasdok: Zuidasdok is een groot infrastructureel project in Amsterdam, gericht op de uitbreiding en verbetering van station Amsterdam Zuid, de verbreding van de A10 Zuid en de herinrichting van de openbare ruimte. Het project wordt uitgevoerd in samenwerking met het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en de gemeente Amsterdam.

Eisen:

• Minimaal afgeronde mbo-opleiding in een relevante richting (bijvoorbeeld Bedrijfskunde, Projectmanagement, Secretarieel).
• Je hebt niet in de afgelopen twee jaar in loondienst gewerkt bij de gemeente Amsterdam.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie bij de gemeente Amsterdam.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (schriftelijk en mondeling).
• Ervaring met MS Office, vooral Word, Excel, Outlook en Teams.
• Geen belangenverstrengeling met Zuidasdok.

Vereiste competenties:

• Plannen
• Vakgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Relatiebeheer
• Initiatief
• Integriteit

Wensen (pre):

• Ervaring met infrastructurele projecten of programma's.
• Kennis van webbased archiefsystemen, bij voorkeur SharePoint Online.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief te communiceren met interne en externe stakeholders.
• Proactieve werkhouding met het vermogen om zelfstandig te werken en problemen op te lossen.

Sollicitatieproces:

1. Stuur je motivatie (max. 1 A4) waarin je uitlegt waarom je geschikt bent voor deze functie en waarom je graag bijdraagt aan dit project.
2. Vermeld minimaal 1 relevante referentie met de naam van de contactpersoon en zijn/haar telefoonnummer.
3. Zorg ervoor dat je het diploma meeneemt naar het interview, zodat dit gecontroleerd kan worden.

Wij bieden: Een uitdagende en dynamische werkplek in een groot infrastructureel project binnen de gemeente Amsterdam. De mogelijkheid om een belangrijke rol te spelen in de organisatie en uitvoering van Zuidasdok.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal afgeronde mbo-opleiding in een relevante richting (bijvoorbeeld Bedrijfskunde, Projectmanagement, Secretarieel).
  2. Je hebt niet in de afgelopen twee jaar in loondienst gewerkt bij de gemeente Amsterdam.
  3. Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie bij de gemeente Amsterdam.
  4. Goede beheersing van de Nederlandse taal (schriftelijk en mondeling).
  5. Ervaring met MS Office, vooral Word, Excel, Outlook en Teams.
  6. Geen belangenverstrengeling met Zuidasdok.
  7. Ervaring met infrastructurele projecten of programma's.
  8. Kennis van webbased archiefsystemen, bij voorkeur SharePoint Online.
  9. Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
  10. Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief te communiceren met interne en externe stakeholders.
  11. Stuur je motivatie (max. 1 A4) waarin je uitlegt waarom je geschikt bent voor deze functie en waarom je graag bijdraagt aan dit project.
  12. Vermeld minimaal 1 relevante referentie met de naam van de contactpersoon en zijn/haar telefoonnummer.
  13. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  14. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?