Functieomschrijving

Als Senior Programmasecretaris Openbaarheid ben jij de spil in het web van het team Openbaarheid op het gebied van processen, planning, overleggen en doorontwikkeling van het team. Je ondersteunt het team door het brengen van structuur en overzicht in processen. Je houdt je bezig met procesoptimalisatie en uitvoering van de aanlevering voor gremia, Planning & Monitoring, P&O, inkoop, teamontwikkeling, budgetcontrole. Deze rol focust op procesmatige ondersteuning, vanuit een planmatige en strategische bril. Je bereidt overleggen voor, stemt dit af met de manager en zit interne vergaderingen voor.

Je houdt samen met de manager overzicht op alles wat er speelt binnen het onderdeel openbaarheid en schakelt pro-actief op strategisch en operationeel niveau als er iets nodig is. Het is aan jou om het grote palet aan projecten, hun inhoud en de eventuele gevoeligheden snel eigen te maken. Je bent de ogen en oren van de manager op de werkvloer. Daarbij werk je aan de samenhang tussen projecten en de verschillende besluitvormingsprocessen. Je werkt intensief samen met collega's die zich meer bezighouden met beleid en expert zijn op de inhoud. Zo zorg je ervoor dat interdepartementale en interbestuurlijke overleggen goed zijn voorbereid en stukken door de inhoudelijke collega's tijdig worden aangeleverd.

We zijn onderdeel van een hectisch en dynamisch programma en ons onderwerp staat sterk in de politieke belangstelling. We werken als stelselverantwoordelijk departement interbestuurlijk en interdepartementaal. In die dagelijkse hectiek houd jij overzicht en breng je rust waar mogelijk. Je vangt af en zet uit. Daarnaast ben je vliegende keep voor het team als er gaten vallen. Je springt in om collega's te ondersteunen of neemt programmamanagement-projecten onder je hoede. Je bent vaak een eerste aanspreekpunt voor collega's bij problemen of vragen.

Je bent vaak het tussenstation tussen de diverse inhoudelijke teamleden en de manager, waarbij je stukken controleert en waar nodig optimaliseert en strategische elementen toevoegt. Je schrijft conceptteksten voor jaarplannen, rapportages en strategische plannen. Je bent in staat om zelf ook aanbiedingsformulieren en annotaties te schrijven, waar nodig schakel je met secretariaten en je draait je hand niet om voor het opstellen van agenda's, uitwerken van een overleg of het maken van een planning of powerpoint. Bij voorkeur heb je ervaring met het maken van visuals om zaken helder te maken. Je schakelt regelmatig met de andere projectsecretarissen van het programma en hebt een korte lijn met de ondersteuners van de DG en de bewindspersonen.

De manager Openbaarheid is ook plaatsvervangend directeur. Daarom zul je de manager ook programmabreed en richting het MT ondersteunen. Tot slot stuur je een junior projectsecretaris aan; samen verdelen jullie het werk.

Voorbeelden van concrete werkzaamheden op het stuk programmamanagement zijn:

• Doorontwikkeling van processen voor programmamanagement, zoals planning gremia, financieen en integrale planning
• Jaarplanning, mijlpalenoverzicht en voortgangsrapportages ontwikkelen en bijhouden
• Organiseren en coördineren van inhoudelijke voorbereiding van bijeenkomsten en overleggen
• Voeren van de projectadministratie en archivering van relevante documentatie
• Agendering en verslaglegging van overleggen
• Bijhouden en bewaken actie-en besluitenlijsten en acties uitzetten richting het team
• Bewaken van het proces, de voortgang, planning, mijlpalen en op te leveren producten
• Opstellen/bijhouden van diverse overzichten, zoals het stakeholdersoverzicht, overlegstructuur
• Signaleren van risico's en afwijkingen
• Coördineren van inkoop- en financiële processen
• Meedenken met de programmamanager over de beheersfactoren van het projectportfolio en hierover gevraagd en ongevraagd adviseren
• Initiatief nemen voor acties en haalbaarheid/ tijdlijn van acties inschatten
• Ontlasten van de project/programmamanager door het opstellen van annotaties en inhoudelijke stukken, soms vervanging bij bijvoorbeeld overleggen
• Meedenken over team-ontwikkeling, organiseren werving en selectie, voorbereiding teamoverleggen en teamdagen en het voorzitten daarvan
• Presentaties voor MT en andere besluitvorming voorbereiden

Functie-eisen

Jij bent een gedreven, strategische en ervaren professional die plezier heeft in het werken binnen een uitdagende en complexe omgeving. Je hebt ervaring met het werken bij de overheid, het liefst bij een kerndepartement. Jij weet wat nodig is om binnen een omgeving met veel afstemming en overleg, toch snel zaken gedaan te krijgen, zonder in te leveren op kwaliteit. Je bent proactief, gestructureerd en werkt nauwkeurig. Je bent dienstverlenend en hands-on ingesteld en hebt aan een half woord vaak genoeg.

Bij voorkeur heb je ervaring als directiesecretaris in een politiek-bestuurlijk dynamische en hands-on omgeving. Je bent een fixer en denkt altijd in mogelijkheden. Je werkt zelfstandig en gestructureerd en weet tijdig de manager mee te nemen. Je komt met uitgewerkte voorstellen. Je bent flexibel in het aanpassen van plannen. Je kunt goed omgaan met hoge dynamiek, werkt snel en houdt het hoofd koel in periodes van veel deadlines en drukte.

Jij bent iemand die snapt wat het werken binnen een pionierend veranderprogramma binnen een staande organisatie betekent en daarbinnen vrolijk, zelfstandig en strategisch kan opereren en resultaat behaalt. Tot slot snap je hoe stakeholdermanagement binnen en buiten de organisatie werkt en heb je ervaring met het schakelen met diverse stakeholders.

Je bent goed in schrijven en snapt dat het schrijven van een goede tekst ook veel schrappen en herschrijven vraagt en haalt plezier uit dit proces waarin je met collega's tot scherpe, kwalitatief goede, politiek-bestuurlijke stukken komt.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zijn we op zoek naar een Senior Programmasecretaris Openbaarheid bij de programmadirectie Open Overheid, team Openbaarheid. Je komt terecht in een enthousiast, ambitieus en jong team dat graag samen de schouders eronder zet. Work hard, play hard. Het team Openbaarheid heeft ongeveer 20 collega's. In deze functie ben je een spin in het web in het versterken van het team dat werkt aan een open overheid. Je draagt in die rol bij aan de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en werkt aan het verbeteren van de informatievoorziening aan de maatschappij.