Als bestuurssecretaresse ben je onderdeel van het team dienstverlening. Een team met verschillende disciplines o.a. Burgerzaken, bestuurssecretariaat & communicatie.
Je bent samen met nog 4 andere collega's, onderdeel van het team bestuurssecretariaat. De afdeling is dienstverlenend en ondersteunend aan de wethouders, burgemeester en het management.
De werkzaamheden bestaan uit:
- Beheren van telefoon, emailboxen en agenda's van de drie wethouders
- Contactpersoon voor in- en externe relaties;
- Agenda overleggen
- Coördinerende bestuurszaken zoals planning van de raad, afhandelen technische vragen en verwerken moties/toezeggingen raad;
- Representatieve werkzaamheden;
- Het beheren van vergaderstukken in een systeem van papierloos vergaderen (Djuma/iBabs);
- Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en daarbij het beheren van actiepunten/ deadlines;
- Meedenken in processen en projecten met betrekking tot secretariële ondersteuning in het gemeentelijke belang;
- Bewaken van werkprocessen en aanlevertijden.