Vacatures gemeente Almere

Ft 20967. Gemeente Hilversum 

Organisatie
We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Opdracht
De gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum hebben besloten tot een ambtelijke fusie per 1 januari 2026. De bestuurlijke fusie staat gepland per 1 januari 2027.

De fusie tussen de gemeenten Wijdemeren en Hilversum brengt spannende uitdagingen met zich mee voor het huidige digitale en papieren archief van Wijdemeren. Het gehele huidige digitale en papieren archief van Wijdemeren en alles wat er nog gearchiveerd móet gaan worden (semi-statisch archief) moet zorgvuldig overgeheveld worden naar Hilversum. Dit omvat papieren archieven, digitale gegevens in het zaaksysteem, taak-specifieke applicaties en andere informatiedragers zoals de website. Dit zal met de juiste meta data, geschoond en gerubriceerd over moeten.

Per 1 januari 2027 zal het historische archief gereed moeten zijn voor overheveling naar de Archiefdienst.

Wat ga je zoal doen:

• Plan van aanpak: je maakt een gedetailleerd plan van aanpak voor de inventarisatie van papieren en digitaal archief, inclusief de bewerking en beslismomenten o.b.v. Een fasering die is afgestemd met de andere deelprojecten;
• Inventarisatie en geordend overzicht: je stelt een geordend overzicht op van alle archieven van de gemeente Wijdemeren, inclusief de status daarvan, zodat op basis daarvan coherente en praktische beslissingen gemaakt kunnen worden wat er met ieder archiefdeel moet gebeuren (opschonen, digitaliseren, overbrengen, migreren etc.);
• In gang zetten van de archiefbewerking: je zorgt dat betrokkenen (bij de gemeente Wijdemeren) doen wat nodig is om het archief in goede geordende staat te brengen;
• Zorgdragen voor het planmatig wegwerken van achterstanden in de vernietiging en het voorbereiden van (vervroegde) overbrenging van archief naar de archiefdienst (o.a. Het samenstellen van vernietigingslijsten en afstemming met de archiefdienst);
• Migratie: Opstellen van een migratieplan voor lopende en afgesloten dossiers (archieven) naar de omgeving van Hilversum; je geeft vanuit archiveringskaders en het gemaakte geordend overzicht advies over migratie van archiefvormende applicaties en de historische data van Wijdemeren naar een te bepalen archiefsysteem (of locatie voor papier);
  (NB de migraties van applicaties zelf worden opgepakt vanuit een ander project in het kader van de fusie);
• Harmonisatie zaakgericht werken; je geeft vanuit de archiveringskaders advies aan de andere deelprojecten over het harmoniseren van de zaaktypen (diensten en bijbehorende processen) van Wijdemeren en die van Hilversum. En draagt zorg dat het resultaat van de gemaakte keuzes wordt vastgelegd in o.a. De zaaktypecatalogus en wordt toegepast door de interne specialisten van Hilversum in het juiste archiefsysteem;
• Je draagt ervoor zorg dat specifieke diensten van Wijdemeren in het zaaksysteem van Hilversum opgenomen worden;
• Informatieveiligheid en privacy: Je voert het project uit binnen de kaders van informatieveiligheid en privacy;
• Sturing en rapportage: Je rapporteert over de voortgang, risico's en uitzonderingen op het traject.

Als projectleider ben jij de drijvende kracht achter deze cruciale transitie. Jij zorgt ervoor dat alle noodzakelijke stappen voor de fusie van het archief worden genomen en klaargezet voor de periode tot de bestuurlijke fusie op 1 januari 2027. Je werkt nauw samen met diverse teams en stakeholders om dit complexe project tot een succes te maken. Je behoud het overzicht én weet de uitvoering goed te faciliteren door je praktische instelling.

Wat zoeken wij?
De gemeente Hilversum is op zoek naar een projectleider die met de opdrachtgever en een te formeren werkgroep de fusie van het archief van Wijdemeren met Hilversum in goede banen leidt. In die rol ben je een waardevolle sparringpartner voor de opdrachtgever en daar rapporteer je direct aan hen.

Jouw verantwoordelijkheden
Samen met stakeholders en de werkgroep zorg je voor een uitstekende projectvoering, inclusief opdrachtformulering, inrichting van de projectorganisatie, regelmatige overleggen en het behalen van het gewenste eindresultaat. Je bent een meester in plannen, prioriteiten stellen, snel schakelen en het scheiden van hoofd- en bijzaken. Hoewel je zelfstandig werkt, ben je ook een teamspeler die nauw samenwerkt met interne en externe partners.

Als ervaren projectleider krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in een belangrijk fusieproject. Je werkt samen met een gemotiveerd team en diverse stakeholders om een naadloze overgang van het archief te realiseren. Dit is jouw kans om je expertise in fusietrajecten en archiefbeheer te benutten en bij te dragen aan een succesvolle samenvoeging van Hilversum en Wijdemeren.

Wat breng jij mee?

• Ervaring met fusie- en/of migratietrajecten, bij voorkeur ook met archieven;
• Vaardigheid in het managen van de belangen van zowel bestuurlijke als ambtelijke stakeholders;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een proactieve houding.

Vereisten
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van migraties, processen en archieven in de afgelopen 10 jaar;
2. Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelorniveau;
3. Aantoonbare werkervaring met archiefbewerkingstrajecten in de afgelopen 3 jaar;
4. Aantoonbare werkervaring met de voor gemeenten geldende archiefwet en de toepassing daarvan (benoem dit duidelijk in het cv).

Gunningscriteria te beoordelen  (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar in de rol van projectleider bij een gemeente, provincie of (semi-)overheidsinstelling van groter dan 500 medewerkers (30 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in het begeleiden van fusies/samenvoegingen van archieven, migraties en/of processen (30 punten);
7. Minimaal 1 aantoonbaar project uitgevoerd inzake het vormgeven van een fusie van gemeentelijke archieven of een (streek)archief in de afgelopen 5 jaar (20 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met de uitvoering van het toezicht op het informatiebeheer en overbrenging van gemeentelijke archieven conform de wet- en regelgeving (5 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je bent daadkrachtig en resultaatgericht;
• Je bezit people skills (verbinden, samenwerken, feedback geven en aanspreken);
• Je beschikt over politiek-organisatorische sensitiviteit;
• Je spreekt de taal van de uitvoering, steekt af en toe figuurlijk ook de handen uit de mouwen maar kan ook conceptueel denken;
• Je hebt sterk ontwikkelde skills op projectsturing.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Ervaring met fusie- en/of migratietrajecten, bij voorkeur ook met archieven;
  2. Vaardigheid in het managen van de belangen van zowel bestuurlijke als ambtelijke stakeholders;
  3. Uitstekende communicatieve vaardigheden en een proactieve houding.
  4. 1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van migraties, processen en archieven in de afgelopen 10 jaar;
  5. Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelorniveau;
  6. Aantoonbare werkervaring met archiefbewerkingstrajecten in de afgelopen 3 jaar;
  7. Aantoonbare werkervaring met de voor gemeenten geldende archiefwet en de toepassing daarvan (benoem dit duidelijk in het cv).
  8. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar in de rol van projectleider bij een gemeente, provincie of (semi-)overheidsinstelling van groter dan 500 medewerkers (30 punten);
  9. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in het begeleiden van fusies/samenvoegingen van archieven, migraties en/of processen (30 punten);
  10. Minimaal 1 aantoonbaar project uitgevoerd inzake het vormgeven van een fusie van gemeentelijke archieven of een (streek)archief in de afgelopen 5 jaar (20 punten);
  11. Aantoonbare werkervaring met de uitvoering van het toezicht op het informatiebeheer en overbrenging van gemeentelijke archieven conform de wet- en regelgeving (5 punten);
  12. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?
  13. Wat is je uurtarief (excl. Btw, incl. Woon-werkverkeer)?
      Het opgegeven tarief is all-in, inclusief 10% fee All About Work.
      Bijvoorbeeld: bij opgave van €80 is €72 voor jou, €8 fee.
      
      

  14. Per wanneer ben je beschikbaar?