Vacatures secretaresse Almelo

Dit ingenieursbureau is een begrip in Deventer

Wij zoeken een ervaren parttime directiesecretaresse voor een ingenieursbureau in Deventer ter vervanging van ziekte.

De functie wordt nu gedeeld, maar de werkdagen zijn flexibel in te delen. Toch zou het fijn zijn als als er bezetting is op de volgende dagen: dinsdagmiddag, woensdag de hele dag en vrijdag de hele dag. Maar dit betreft geen harde eis. In totaal betreft het 20 uur. 

Wat zijn je taken: Receptietaken (afhandelen telefoon, postafhandeling)

Projectadministratie: De projectadministratie in Afas wordt adequaat ondersteund: het controleren van uren-administratie , projectleider verlof- en verzuim-uren, afwijkingen en/of bijzonderheden melden bij de projectleider/directie/administratie/HR. Corrigeren foutief ingevulde uren collega's, facturen ism projectleider vaststellen en zorgen voor verzending, creditfacturen maken.  Administratieve ondersteuning directie: notuleren bij diverse overleggen, maken rapportage tbv het management/directieoverleg, diverse ad hoc taken.

Ondersteuning diverse afdelingen: debiteurenbeheer ism financiële administratie, controle inkomende facturen en in de Afas-directory zetten voor de administrateur, je coördineert PR- en Marketing taken, ziek- en betermelding bij Arbodienst, urencontrole.

Overige taken: Afstemming met externe instanties o.a. Schoonmaakbedrijf. Representatie kantoorpand(en), (zomer-)vakantieplanning, lief & leed (kaartjes, attenties etc), waar mogelijk bij afwezigheid, ziekte, werkdruk overnemen van taken van collega's.

Het aansturen van medewerker(s) (optioneel voor senior) Leiding geven aan medewerkers van het secretariaat door de kwaliteit en de kwantiteit van de uitvoering van de werkzaamheden te controleren en medewerker(s) te begeleiden, instrueren, coachen en motiveren.

Waar dien je aan te voldoen?

Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, opleiding (directie) secretaresse of MBO met aantoonbare kennis en ervaring. Goede beheersing van de Nederlandse taal (schriftelijk en mondeling), 2 jaar leidinggevende ervaring (voor senior secretaresse) 

Ervaring met Afas software is een grote pré. Je komt uit Deventer of uit de buurt: Zutphen, Nijverdal, Apeldoorn

Salaris in overleg naar kennis en kunde. 

Het bedrijf biedt een zeer afwisselende en flexibele baan, in eerste instantie tijdelijk ivm ter vervanging van ziekte, maar bij gebleken geschiktheid kans op vast dienstverband. Je werkt in een gezellig en klein team waardoor de communicatielijnen erg kort zijn. Naast een passend salaris biedt het bedrijf 25 vakantiedagen en 0.23 ct woon/werk reiskostenvergoeding.