Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 12-05-2025 - 12-01-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 18-04-2025
Organisatie:
Shared Service Center DJI
Wil jij een sleutelrol vervullen als MT-secretaris bij het Shared Service Centrum (SSC)?
De afdeling Ontwikkeling en Support (O&S) zoekt een MT-secretaris, waar je als adviseur in het managementteam van de afdeling een centrale rol vervult. Ben je kritisch, tactvol en resultaatgericht? Ga de uitdaging aan en maak het verschil in een dynamische financiële omgeving!
Wat ga je doen?
Als MT-secretaris bij O&S draag je verantwoordelijkheid voor zowel de secretariële als de administratieve ondersteuning. Tevens ben je adviseur binnen ons managementteam. Je hebt de taak om onze MT-overleggen en tactisch-strategische bijeenkomsten te coördineren, plannen en organiseren. Daarbij zorg je voor nauwkeurige verslaglegging en opvolging van actiepunten, wat van groot belang is voor de effectiviteit van ons management. Je houdt actief contact met zowel interne als externe partijen, waardoor alle betrokkenen correct en tijdig worden geïnformeerd. Door jouw actieve deelname aan overleggen en het onderhouden van relaties, speel jij een cruciale rol als verbindende factor tijdens belangrijke besluitvormingsprocessen. De afdeling Ontwikkeling en Support draait om het brede domein van digitalisering, vraagstukken rondom data, systemen, automatisering, robotica, informatievoorzieningen en uiteraard ook AI zijn aan de orde van de dag. Naast diensteverlenende activiteiten speelt compliancy (informatiebeveiliging, ethiek en privacy) een zeer belangrijke rol die binnen de afdeling O&S is belegd.
Belangrijke taken en verantwoordelijkheden:
•
• Inhoudelijke ondersteuning aan het management door middel van voorbereiding, advisering en administratieve werkzaamheden;
• Agendabeheer en advisering van verschillende MT-overleggen en brengt annotatie-adviezen uit met betrekking tot te nemen besluiten;
• Beoordeling en advisering van de kwaliteit van geleverde diensten en producten aan interne en externe partijen en adviseert de voorzitter over de te nemen besluiten;
• Coördinatie en planning in samenspraak met de management, ondersteuner MT-overleggen, andere bijeenkomsten en klantgesprekken, inclusief de besluitvormingsprocessen en verslaglegging;
• Rapportages en documentatie: je stelt voortgangsrapportages, beleidsdocumenten, annotaties en andere interne documenten op, zowel op verzoek van het MT als op eigen initiatief;
• Proces- en projectmatig werken door sturing te geven op planning en voortgang, het bewaken van budgetten en het opstellen van plannen van aanpak;
• Budgetbewaking in afstemming met Business Control.
Omschrijving afdeling
Afdeling Ontwikkeling en Support
- Shared Service Center (SSC) DJI
De afdeling Ontwikkeling & Support is de IT/IV-afdeling binnen SSC DJI. Je werkt hier samen met je collega's aan verschillende IT-gerichte opgaven. O&S helpt het SSC en DJI-onderdelen door standaardprocessen te automatiseren en optimaal in te richten. De afdeling O&S levert waardevolle diensten op het gebied van digitalisering, automatisering (RPA), data- en procesmanagement, inzet van data science én AI en het functioneel beheer van SSC-brede applicaties. Zo draagt O&S bij aan het dagelijkse functioneren en de toekomstige ontwikkeling van het SSC en DJI. Als MT-secretaris O&S maak je tevens onderdeel uit van het integrale SSC Secretaris team, waarin secretarissen van alle afdelingen binnen het SSC vertegenwoordigd zijn.
Functie-eisen:
De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde Hbo opleiding;
De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring als secretaris binnen de publieke sector
De aangeboden kandidaat heeft kennis van projectmatig werken en kan dit aantonen aan de hand van minimaal 3 jaar werkervaring
De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het opstellen van beleidsdocumenten en rapportages.
Wensen:
De aangeboden kandidaat heeft meer dan 2 jaar kennis van en ervaring met regelgeving zoals Cloud beleid en/of privacy beleid en/of AI compliancy, richtlijnen en procedures binnen het Rijk
De aangeboden kandidaat heeft 5 jaar ervaring binnen de Rijksoverheid
De aangeboden kandidaat is in staat de vaste aanstelling na deze externe inhuur in te regelen en in te werken