Standplaats: AMSTERDAM-DUIVENDRECHT
Duur: 14-05-2025 - 14-01-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 18-04-2025
De functie
De projectleider informatiebeheer draagt zorg voor de resultaten van een aantal concrete projecten rond informatiebeheer. Het gaat om specialistische informatiebeheer projecten waar gedegen kennis en kunde voor nodig is. Je bouwt verder op bestaande producten en brengt deze tot een goed afgerond geheel.
De werkzaamheden/activiteiten die worden uitgevoerd om dit resultaat te bereiken zijn:
• Updaten huidige procedures en handboeken informatiebeheer: Diverse procedures en handboeken zijn niet meer actueel en moeten aangepast worden aan de nieuwe organisatie, vigerende wet- en regelgeving en nieuwe werkwijzen zoals in M365.
• Verbeteren en afsluiten archieven in JOIN: Een aantal archieven moeten worden afgesloten waaronder het archief van Cluster Stationsrenovatie Oostlijn. Daarbij worden deze archieven gecheckt op bewaartermijnen, uniforme dossierstructuur en metadata. Verbeteren voer je deels zelf uit en grotere acties doe je samen met de DIV-medewerker. Daarnaast schrijf je leeswijzer voor de afgesloten archieven.
• Vernietiging dossiers: De vernietigingslijsten worden nagekeken op eventuele uitzonderingen, foutieve bewaartermijnen en duidelijke en unieke dossieromschrijvingen. Je overlegt met het Stadsarchief als zij opmerkingen of aanvullingen hebben en past de metadata waar nodig aan. Bij deze werkzaamheden werk je samen met een functioneel beheerder.
• Overdracht/uitplaatsing archieven Metro en Tram naar het e-depot Stadsarchief Amsterdam: Voor de archieven van de Metro en Tram moet een datum van overdracht of uitplaatsing naar het e-depot van het Stadsarchief gepland worden. Deze datum wordt bepaald door een aantal factoren en afwegingen. Dit moet in kaart worden gebracht. Daarnaast moet er een overeenkomst met het Stadsarchief worden afgesloten.
• Assisteren nieuwe coördinator informatiebeheer: Samen met de nieuwe coördinator zaken gaan jullie het informatiebeheer verbeteren en vernieuwen en vullen jullie elkaar aan met de specifieke expertises. Daarbij kun je denken aan de inrichting van SharePoint en de toepassing van de Selectielijst bij UIE.
Dit doe je op een gemiddelde werkdag
Contractant is verantwoordelijk voor afleveren van de onderstaande producten en werkzaamheden in het informatiebeheer van Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE).
•
• Aangepaste procedures en handboeken voor het informatiebeheer.
• Verbeterde en afgesloten archieven.
• Vernietiging van dossiers in JOIN die daarvoor in aanmerking komen.
• Conceptbesluit opstellen voor overbrengen van de archieven Metro en Tram naar het Stadsarchief.
• De nieuwe coördinator informatiebeheer wegwijs gemaakt en geholpen met de taken.
Functie-eisen:
Minimaal een afgeronde HBO opleiding.
Minimaal 10 jaar relevante werkervaring in het informatiemanagement, specifiek documentbeheer, van infrastructurele projecten in een vergelijkbare rol.
Wensen:
Aantoonbare kennis en ervaring met Decos Join (DMS).
Aantoonbare kennis en ervaring met projectleiding informatiebeheer.