Standplaats: UTRECHT
Duur: 05-05-2025 - 04-05-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 21-04-2025
Project:
Het College van Procureurs-Generaal van het Openbaar Ministerie heeft in 2020 een OM Informatiestrategie en meerjarenplan 2020-2027 laten opstellen: het Business + Informatieplan OM (BIPOM). In het BIPOM is het doel vastgelegd om in 2027 één uniforme werkwijze te hebben, ondersteund door één modulair opgebouwd zaaksysteem voor alle zaakstromen binnen het strafrecht. Het gaat om de ondersteuning van werkprocessen die nu ondersteund worden door 7 verschillende zaaksystemen. Dit betekent dat op alle parketten van het OM dusdanig uniform gewerkt gaat worden, dat iedereen gebruik kan maken van hetzelfde zaaksysteem, zonder lokale uitzonderingen of technische workarounds. Het project EMMA geeft invulling aan de uitvoering van de strategie die is beschreven in het BIPOM en heeft als doel de 7 zaakssystemen te vervangen en de werkprocessen binnen het OM te uniformeren. Binnen het programma Emma werken we aan het vernieuwen en digitaliseren van de werkprocessen van heel het OM. Een belangrijk onderdeel van deze vernieuwing is een goede coördinatie om het programma succesvol te laten verlopen binnen het OM. Daarom zijn wij op zoek naar een Programma Secretaris die ingezet zal worden in het Programma Emma ter plaatse van Informatie Voorziening Openbaar Ministerie (IVOM) in Utrecht. Als Programma Secretaris ben je verantwoordelijk voor het verzorgen van de administratieve ondersteuning binnen een programma. Dit houdt in dat je de spil bent tussen de verschillende projecten en betrokkenen hierbij. Je werkt nauw samen met interne en externe belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de administratieve en organisatorische aspecten van het programma soepel verlopen. Onderdeel van de taken zijn;
Advisering en ondersteuning van het programma management team op inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig niveau
Monitoren van de uitvoering van projecten o.l.v. de strategisch programmamanager op impact, samenhang en budget.
Organiseren van bijeenkomsten en de voorbereiding van projectgroepen en overleggen. Voorbereiden van management-overleggen, bestuurlijke overleggen en externe overleggen, inclusief het opstellen van bijhorende stukken als opleggers. Tevens het verzorgen van bestuurlijke besluitvorming, dit doe je uiteraard in samenspraak met je collega's. Daarnaast maak je annotaties voor het programma management team zodat zij goed voorbereid op pad gaan.
Actualisatie van jaarprogramma's en documenten. Je zorgt ervoor dat het programma dossier tip top in orde is Archiveren en vormen van dossiers.
Communicatieberichten, stafstukken, verslagen en notities schrijven en het voorbereiden voor de weekstart.
Organisatie: Het College van Procureurs-Generaal van het Openbaar Ministerie
Locatie: Informatie Voorziening Openbaar Ministerie (IVOM), Utrecht
Programma: EMMA
Functieomschrijving
Als Programma Secretaris ben je verantwoordelijk voor het verzorgen van de administratieve ondersteuning binnen een programma. Dit houdt in dat je de spil bent tussen de verschillende projecten en betrokkenen hierbij. Je werkt nauw samen met interne en externe belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de administratieve en organisatorische aspecten van het programma soepel verlopen.
Taken
• Advisering en ondersteuning van het programma management team op inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig niveau.
• Monitoren van de uitvoering van projecten o.l.v. de strategisch programmamanager op impact, samenhang en budget.
• Organiseren van bijeenkomsten en de voorbereiding van projectgroepen en overleggen.
• Voorbereiden van management-overleggen, bestuurlijke overleggen en externe overleggen, inclusief het opstellen van bijhorende stukken als opleggers.
• Verzorgen van bestuurlijke besluitvorming, in samenspraak met collega's.
• Maken van annotaties voor het programma management team zodat zij goed voorbereid op pad gaan.
• Actualisatie van jaarprogramma's en documenten.
• Zorgen dat het programma dossier tip top in orde is.
• Archiveren en vormen van dossiers.
• Communicatieberichten, stafstukken, verslagen en notities schrijven en het voorbereiden voor de weekstart.
Functie-eisen:
Kandidaat beschikt over een HBO-diploma in (Bedrijfskunde, IT of gerelateerd)
Kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke rol binnen de Rijksoverheid
Kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met programma- en projectmanagementmethodieken zoals Prince2, PMI of vergelijkbare frameworks
Kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met de Agile manier van werken