Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 14-04-2025 - 14-10-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 11-04-2025
Functieomschrijving
We zijn opzoek naar een ervaren proces- en/of business analist die zelfstandig kan opereren en ons helpt de laatste horde te nemen zodat we onze ERP, HR en rooster processen finaal kunnen vaststellen, (acceptatie) testen en documenteren. Samen met de proces managers en materie deskundigen analyseer je de processen en leg je de business- en proces requirements vast. Vanuit de aanbesteding zijn eisen gesteld aan de processen. Ook deze vertaal je door naar requirements. Naast de requirements stel je de bijbehorende (high level) functie stroomdiagrammen op. Deze zijn voorwaardelijk voor de procesacceptatie. Dit traject kent een relatief korte doorlooptijd. Het is een leuke, maar intensieve opdracht omdat de werkdruk hoog is. Het COA is een dynamische organisatie die o.a. continu locaties opent en sluit en daardoor veel (HR) mutaties kent. De uitdaging is om binnen deze dynamiek de opdracht conform de planning succesvol af te ronden.
Context
COA is in januari 2025 live gegaan met AFAS en InPlanning. Met de livegang zijn nieuwe processen geïntroduceerd, waarbij een Minimal Viable Product (MVP) aanpak is gehanteerd. Voor overdracht naar de lijnorganisatie is het van belang dat de volledige proces inrichting beschreven en gedocumenteerd wordt en niet alleen de minimale inrichting. De beschrijving is de basis voor de finale acceptatie van het nieuwe systeem. Niet alle processen zijn volledig geïmplementeerd en sommige werken nog niet even goed. In de acceptatiefase zal worden beoordeeld aan welke requirements nog niet wordt voldaan en of deze voor de programma decharge nog ingevuld moeten worden. In korte tijd zal relevante informatie en requirements moeten worden verzameld zodat de proces acceptatie kan plaatsvinden. De beperkte tijd en ervaring van de betrokken medewerkers vormt hier een factor om rekening mee te houden.
Doel van de opdracht
Het conform planning opstellen van (rudimentaire) proces- en aanbesteding requirements zodat het procesacceptatie traject kan plaatsvinden. Regisseren van het proces van procesacceptatie en onafhankelijk toetsen van de uitgangspunten uit de aanbesteding.
Optie
Volledig uitwerken van de processen zodat ze gereed zijn voor oplevering aan het Functioneel- en Proces Beheer.
Verantwoordelijkheden
•
• Identificeren en documenteren van (rudimentaire) proces- en business requirements.
• Structureren en stroomlijnen van de input van medewerkers.
• Begeleiden van werksessies en het houden interviews met proces acceptanten en stakeholders om zo de relevante informatie boven water te krijgen.
• Opstellen van heldere, beknopte (high level) procesbeschrijvingen die als basis dienen voor de procesacceptatie.
• Actief meedenken over pragmatische oplossingen en verbeteringen die de acceptatie ondersteunen.
• Draagvlak creëren voor een effectieve acceptatie.
Functie-eisen:
Aantoonbare ervaring als Business Analist en/of Proces Analist in een dynamische omgeving. Bij voorkeur bij de overheid.
Ervaring met het opstellen van proces requirements (binnen een beperkte periode / time box).
Sterke communicatieve vaardigheden. Deze zijn nodig om input op een gestructureerde manier en tijdig bij proces acceptanten en stakeholders op te halen.
Vaardig in het begeleiden van workshops en het faciliteren van besluitvorming.
Je hebt ervaring met ERP systemen.
Vermogen om complexe processen snel te doorgronden en te vertalen naar heldere en bruikbare documentatie.
Hands-on en pragmatische instelling met de focus op het benodigde resultaat.
Je hebt een HBO+ niveau?
Wensen:
Ervaring met MAVIM of vergelijkbare tools.
Kennis van methodieken als Lean en Agile. Benodigde Competenties:
Analytisch denker met probleemoplossend vermogen
Proactieve houding
Organisatiesensitief
Resultaatgericht
Ervaren in stakeholdermanagement