Projectsecretaris

ml. T145854

BUCH

Over de BUCH

Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten.

Met ruim 850 medewerkers faciliteren we vier besturen bij het realiseren van hun ambities. We bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. We focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen.

Samen werken we aan morgen.

Takenpakket

De gemeente Castricum is, in samenwerking met ProRail, verantwoordelijk voor de herinrichting van de spoorwegovergang Beverwijkerstraatweg. Dit project valt onder het Landelijk Verbeterprogramma Overwegen (LVO). Parallel hieraan wordt gewerkt aan het opstellen van een Integraal Verkeersplan (IVP) dat richting geeft aan het verkeers- en mobiliteitsbeleid van de gemeente voor de komende jaren.

Beide trajecten zijn inhoudelijk en procesmatig sterk met elkaar verweven. Er is sprake van een hoge bestuurlijke en politieke gevoeligheid, onder andere vanwege ingrijpende keuzes zoals een mogelijke autoluwe Dorpsstraat. De gemeente Castricum treedt op als penvoerder binnen het LVO-traject; ProRail is mede-opdrachtgever en medefinancier.

Om deze trajecten succesvol en zorgvuldig te begeleiden, is de gemeente Castricum op zoek naar een projectsecretaris die het projectteam inhoudelijk en organisatorisch ondersteunt. De projectsecretaris/adviseur omgeving ondersteunt het projectteam bij de inhoudelijke voorbereiding, planning, verslaglegging en documentatie van zowel het LVO- als het IVP-traject.

• Opstellen, bewaken en actualiseren van projectplanningen (t.b.v. Besluitvorming, uitvoering en participatie);
• Voorbereiden, bijwonen en notuleren van overleggen (projectteam, bestuurlijk overleg, externe partners zoals ProRail);
• Bijhouden van actielijsten en besluitenlijsten, en zorgen voor opvolging;
• Structureren, beheren en actueel houden van projectdossiers en projectinformatie (in Join of vergelijkbaar systeem);
• Ondersteunen bij het opstellen van raads- en collegevoorstellen;
• Signaleren van knelpunten in proces of planning en hierover tijdig terugkoppelen aan projectverantwoordelijken;
• Coördineren van informatiestromen binnen het projectteam.

Eisen

Je dient aantoonbaar te voldoen aan de volgende vereisten:

• Je hebt minimaal drie jaar ervaring als projectsecretaris binnen gemeentelijke of infrastructurele projecten.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met verslaglegging, besluitvorming en projectplanning.
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, aangetoond via een diploma of relevante werkervaring op dat niveau.

Zachte eisen

Naast het voldoen aan de harde eisen, worden kandidaten beoordeeld op onderstaande aanvullende wensen. Hoe beter de kandidaat aansluit bij deze wensen, hoe hoger de score op kwaliteit:

• Je hebt ervaring met besluitvormingsprocedures binnen gemeentelijke organisaties, zoals het opstellen of voorbereiden van college- en raadsvoorstellen.
• Je bent bekend met het gebruik van informatiesystemen zoals Join, Decos of vergelijkbare digitale documentmanagementsystemen.
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen gemeenten in de regio Noord-Holland, wat de inhoudelijke en organisatorische aansluiting op het project vergemakkelijkt.
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van politiek- of bestuurlijk gevoelige projecten, en is in staat om daarin zorgvuldig en discreet te opereren.
• Je bent beschikbaar per april 2025 of eerder.
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden, passend bij het werken in een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. 

Competenties

• Opstellen, bewaken en actualiseren van projectplanningen (t.b.v. Besluitvorming, uitvoering en participatie);
• Voorbereiden, bijwonen en notuleren van overleggen (projectteam, bestuurlijk overleg, externe partners zoals ProRail);
• Bijhouden van actielijsten en besluitenlijsten, en zorgen voor opvolging;
• Structureren, beheren en actueel houden van projectdossiers en projectinformatie (in Join of vergelijkbaar systeem);
• Ondersteunen bij het opstellen van raads- en collegevoorstellen;
• Signaleren van knelpunten in proces of planning en hierover tijdig terugkoppelen aan projectverantwoordelijken;
• Coördineren van informatiestromen binnen het projectteam.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je hebt minimaal drie jaar ervaring als projectsecretaris binnen gemeentelijke of infrastructurele projecten.
  2. Je beschikt over aantoonbare ervaring met verslaglegging, besluitvorming en projectplanning.
  3. Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, aangetoond via een diploma of relevante werkervaring op dat niveau.
  4. Je hebt ervaring met besluitvormingsprocedures binnen gemeentelijke organisaties, zoals het opstellen of voorbereiden van college- en raadsvoorstellen.
  5. Je bent bekend met het gebruik van informatiesystemen zoals Join, Decos of vergelijkbare digitale documentmanagementsystemen.
  6. Je hebt aantoonbare werkervaring binnen gemeenten in de regio Noord-Holland, wat de inhoudelijke en organisatorische aansluiting op het project vergemakkelijkt.
  7. Je hebt ervaring met het ondersteunen van politiek- of bestuurlijk gevoelige projecten, en is in staat om daarin zorgvuldig en discreet te opereren.
  8. Je bent beschikbaar per april 2025 of eerder.
  9. Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden, passend bij het werken in een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. 
  10. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  11. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?