Secretaresse

Mag 250403-JAS-001. Schiphol Group

Over Schiphol Group
Royal Schiphol Group heeft een belangrijke maatschappelijke rol. Met luchthaven Schiphol streven we ernaar de meest duurzame en hoogwaardige luchthaven te zijn. Jij kunt hieraan bijdragen door als secretaresse te ondersteunen binnen onze organisatie.

Afdeling: Portfolio Delivery
De afdeling Portfolio Delivery maakt deel uit van Schiphol Infrastructure. Hier werken we met ruim 800 collega's aan het bedenken, bouwen en beheren van fysieke en digitale assets. Binnen Portfolio Delivery voeren we complexe projecten uit op het gebied van infrastructuur, installaties, interieur en utiliteitsbouw.

Als secretaresse ondersteun je 'Project Boards' (stuurgroepen), leidinggevenden en de afdeling door secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit te voeren.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: Plannen, coördineren en bewaken van afspraken voor een efficiënte werkindeling.

• E-mail- en postbeheer: Registreren, ordenen en beheren van inkomende communicatie en afhandelen volgens interne richtlijnen.

• Vergaderingen en bijeenkomsten: Organiseren, notuleren en zorgen voor een effectieve afhandeling van actiepunten.

• Telefoonverkeer: Beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken voor een optimale bereikbaarheid.

• Informatie- en dossierbeheer: Archiveren en bewaken van de actualiteit en kwaliteit van documenten.

• Correspondentie: Opstellen, bewerken en verwerken van correspondentie en bewaken van opvolging.

• Communicatie: Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen.

• Evenementenorganisatie: Voorbereiden, organiseren en begeleiden van (internationale) evenementen.

• Coördinatie: Leidinggeven aan het secretariaat en zorgen voor een optimale werkomgeving.

• Afdelingsspecifieke ondersteuning: Ondersteunen bij contractbeheer, juridische zaken en rapportages.

• Zelfstandige uitvoering van taken met verantwoordelijkheid voor voorbereiding en organisatie.

• Direct aanspreekpunt voor management en het coördineren van facilitaire zaken.

• Werken met interne en externe contacten op hoog niveau.

• Vereist inzicht in diverse vraagstukken en oplossingsgericht werken.

• MBO+-werk- en denkniveau.

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring.

• Zelfstandig, proactief en organisatorisch sterk.

• Goede communicatieve en coördinerende vaardigheden.

Je rapporteert aan de lijnmanager of directie van het bedrijfsonderdeel.

Wil jij een belangrijke rol spelen binnen Schiphol Group? Solliciteer nu!

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. MBO+-werk- en denkniveau.

  2. Minimaal 5 jaar relevante werkervaring.

  3. Zelfstandig, proactief en organisatorisch sterk.

  4. Wat is bruto fulltime maandsalaris voor deze functie

  5. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen

  6. Per wanneer ben je beschikbaar?

  7. Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?

  8. Hoeveel uur ben je beschikbaar?

  9. Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV?  Anders hier doorgeven.