Standplaats: SCHIPHOL
Duur: zsm - 31-12-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 04-04-2025
Voor de Schiphol Group zijn wij op zoek naar meerdere (4) Secretaresses!
Onze organisatie en activiteiten
Royal Schiphol Group is een onderneming met een belangrijke maatschappelijke opdracht, want met onze luchthavens creëren we waarde voor de samenleving en economie. Met luchthaven Schiphol willen we the most sustainable and high quality airport zijn voor reizigers, luchtvaartmaatschappijen en logistieke dienstverleners. We nodigen je graag uit om hier deel van uit te maken.
Infrastructure
De vacature is bij de afdeling Portfolio Delivery, welke onderdeel is van Schiphol Infrastructure. Bij Schiphol Infrastructure bedenken, bouwen en beheren we alle fysieke en digitale assets van Schiphol. Dat is onze bijdrage aan de ambitie van Schiphol om een kwalitatieve en duurzame luchthaven te zijn. Met ruim 800 collega's leveren we, samen met onze ketenpartners, de komende jaren meer projecten op en halen we onderhoudsachterstanden in. Zo verbeteren we de arbeidsomstandigheden door de inzet van robots en tilliften, elektrificeren we de assets op airside en vernieuwen en verduurzamen we cruciale delen als de C-pier, bagagekelder en klimaatsystemen. Tegelijk lossen we storingen op en maken we doordachte investeringskeuzes om onze infrastructuur klaar te maken voor de toekomst.
Portfolio Delivery
Bij Portfolio Delivery dragen we bij aan de missie en de doelen van Royal Schiphol Group. In samenwerking met opdrachtgevers, gebruikers, beheerders, aannemers en adviseurs voeren we projecten uit in de complexe vliegveldomgeving. Daarbij houden we zoveel mogelijk rekening met de operationele processen. Met ongeveer 400 collega's werken we op een veilige en duurzame manier aan projecten in de infra-, installatie-, interieur- en utiliteitsbouw.
Connecting your world
De afdeling Portfolio Delivery is een mooie mix van infra-, bouw- en luchtvaarttechniek. Zo zorgen wij ervoor dat vliegtuigen veilig kunnen starten en landen, dat Schiphol bereikbaar blijft en dat passagiers veilige en met een mooie beleving door de terminal kunnen en dat bagage snel en efficiënt door het systeem gaat. We realiseren nieuwe infrastructuur en managen groot onderhoudsprojecten op Airside, Landside, bij Bagage en in de Terminal.
Doel van de functie
Uitvoeren van secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van 'Project Boards' (stuurgroepen van projecten), de leidinggevende en/of de afdeling, zodanig dat deze in staat wordt/ worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen.
Werkzaamheden
1. Agendabeheer
Plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen van management en/of afdeling op nakoming hiervan, binnen verkregen bevoegdheden, gericht op het bijdragen aan een gestructureerd verloop van werkprocessen en een efficiënte indeling van de agenda.
2. Emailbeheer en post
Registreren, ordenen en beheren van binnenkomende post en/of e-mail, afhandelen van stukken dan wel voorleggen aan de juiste persoon voor afhandeling, conform interne richtlijnen en werkafspraken, teneinde te ondersteunen in een efficiënte afhandeling en vindbaarheid van post en/of e-mail.
3. Vergaderingen en bijeenkomsten
Organiseren en/of notuleren van (project)vergaderingen/bijeenkomsten (op locatie) en verzamelen, verspreiden en opstellen agenda/stukken/presentaties, conform interne richtlijnen en gericht op een adequate verslaglegging, bijdrage aan een effectief en efficiënt verloop van vergaderingen/bijeenkomsten en juiste en tijdige afhandeling van actiepunten conform interne richtlijnen en werkafspraken.
4. Telefoonverkeer
Aannemen en registreren van inkomende (en uitgaande telefoongesprekken), helder krijgen van het doel van telefoongesprekken, indien nodig doorverbinden naar de juiste persoon met als doel een goede bereikbaarheid en snelle, goede en doelmatige afhandeling van het telefoonverkeer.
5. Informatie- en dossierbeheer
Documenteren en archiveren van informatie, actueel houden van dossiers en bewaken van de kwaliteit, actualiteit en overzicht van het archief, binnen interne richtlijnen en procedures, gericht op optimale beschikbaarheid van informatie en/of documenten voor gebruikers.
6. Correspondentie
Bewerken en verwerken van correspondentie, bewaken van de opvolging hiervan, conform beschikbare formats en interne richtlijnen en op aanwijzing van management, leidinggevende en/of afdeling, gericht op een tijdige, complete afhandeling van correspondentie.
7. Communicatie
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan management, leidinggevende en/of afdeling en beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen, in lijn met interne richtlijnen en verkregen bevoegdheden, gericht op een tijdige en accurate overdracht van informatie.
8. Evenementen
Initieert, bereidt voor, organiseert (mede) en begeleidt diverse evenementen (al dan niet met internationale deelnemers), binnen verkregen bevoegdheden en planning, teneinde een optimale organisatie en optimaal verloop van de evenementen te realiseren.
9. Coördineren (variant)
Coördineren van de dagelijkse (secretariaats)werkzaamheden dan wel leidinggeven aan het secretariaat, zorgdragen voor een continue bezetting, zorgen voor een goed werkklimaat en een goede teamgeest met als doel het volledig en tijdig oppakken van de werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende en/of de afdeling.
10. Afdelingsspecifieke werkzaamheden
Uitvoeren van inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende of specifieke projecten, (bijv. contractbeheer, juridische zaken en/of het maken van rapportages), in opdracht van de leidinggevende, teneinde de leidinggevende en/of afdeling optimaal te ondersteunen.
DIFFERENTIËRENDE FACTOREN SECRETARESSE
- Voert volledig zelfstandig werkzaamheden uit en verzamelt de benodigde informatie;
- Aanspreekpunt voor management om (facilitaire) zaken te coördineren;
- Bewaakt proactief en is verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bijeenkomsten/evenementen, voor wat betreft het uitvoerende deel;
- Kan functioneel leiding geven aan eigen team.
De complexiteit in deze rol:
- Regelt zelfstandig afspraken met (klant)relaties en stelt prioriteiten hierin;
- Functieniveau van interne en externe contacten is hoog;
- Diversiteit vraagstukken vereist ervaring, beoordelingsvermogen en analyse om te komen tot oplossingen.
Werk- en denk niveau:
- MBO+-werk- en denkniveau;
- Minimaal 5 jaar relevante ervaring.
De secretaresse rapporteert aan de Lijnmanager dan wel directie van bedrijfsonderdeel waar de secretaresses deel van uit maken.
Aanvullende informatie (1):
• Per leverancier mogen er max. 3 kandidaten aangeboden worden.
• Een kandidaat mag niet bij meerdere aanvragen tegelijkertijd aangeboden worden.
• Bij voldoende aangeboden kandidaten kan de aanvraag eerder gesloten worden.
Aanvullende informatie (2):
• CV & Motivatie toegespitst op de opdracht, graag in het Nederlands aanleveren.
• Grootte CV dient maximaal 1500 KB te zijn.
• Belangrijk: Zorg dat de kandidaat informatie volledig is ingevuld.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (Schiphol) cao. Deze inzet valt in schaal 8 van de Schiphol cao.
• Voor de opdrachten binnen Schiphol is een VGB of VOG een vereiste. De startdatum wordt pas besproken na ontvangst van de VOG of de bevestiging vanuit de VGB bij Magnit.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.