Adviseur Data- en Informatiemanagement -KRW

Mag 250401-SVA-001. Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat

is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving

Als Documentbeheerder bij Rijkswaterstaat ben je verantwoordelijk voor het beheren van het digitale en analoge projectarchief. Je zorgt ervoor dat de juiste personen toegang hebben tot de juiste documenten binnen het documentbeheersysteem. Daarnaast richt je het projectarchief in volgens de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, waaronder ordening, waarderen en selecteren, en het toepassen van metadata. Je coacht projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren, wat bijdraagt aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.​

Werkzaamheden:

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.​

• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte documentbeheersysteem.​

• Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het documentbeheersysteem.​

• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers in documentbeheer en archiefvorming.​

• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.​

• Jaarlijks actualiseren van alle documenten die betrekking hebben op het projectarchief.​

• Borgen van de overdracht van het projectarchief conform het vigerende Kaderinstrument.​

• Informatie verstrekken ten behoeve van projectverantwoording op het gebied van document- en informatiemanagement.​

• Melden van storingen aan het Lokaal Functioneel Beheer.​

Verwachtingen:

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de afgesproken kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat.​

• Actuale middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies en handleidingen.​

Competenties:

• Analytisch denkvermogen.​

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.​

• Hands-on mentaliteit met focus op praktische oplossingen.​

• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief het opstellen van rapportages en hulpmiddelen.​

• Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.​

• Luistervaardigheid om de achterliggende behoeften te begrijpen.​

• Nauwkeurigheid.​Finaps

• Omgevingsbewustzijn.​

• Proactieve instelling.​

Eisen:

• Minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde hbo-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbaar vakgebied.​

• Ervaring en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief het gebruik van bijbehorende ICT-middelen.​

• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van een Document Management Systeem en het begeleiden van organisaties in digitaal archiveren.​

• Ervaring met het opstellen van jaarplannen, beleidsstukken en adviezen op het gebied van digitaal archiveren.​

• Kennis van kwaliteitsmanagement en het opstellen van kaderinstrumenten.​

Wensen:

• Kennis van en ervaring met advisering op het gebied van onderhoud en assetmanagementprocessen.​

• Recente ervaring met het opstellen van beheer- en onderhoudsplannen, werkinstructies en inspectietekeningen.​

• Beschikking over de genoemde competenties en vaardigheden, zoals blijkt uit cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek.​

Technische systemen en tools: Rijkswaterstaat maakt gebruik van diverse systemen voor document- en informatiemanagement, waaronder:​

• SAM (Samenwerken aan Meldingen): Een intelligent case management systeem voor het afhandelen van meldingen en vragen. ​Mendix

• SharePoint: Gebruikt voor documentbeheer. ​sas.com+9Mendix+9Finaps+9

• Tridion Docs: Een Component Content Management System (CCMS) voor het beheren van technische documentatie. ​rws.com

• Werkwijzer: Een intern systeem dat dient als toegangspunt voor het werk binnen Rijkswaterstaat. ​Finaps

Het is belangrijk dat de Documentbeheerder bekend is met deze systemen of bereid is zich hierin te verdiepen om effectief te kunnen bijdragen aan het document- en informatiemanagement binnen Rijkswaterstaat.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde hbo-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbaar vakgebied.​

  2. Ervaring en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief het gebruik van bijbehorende ICT-middelen.​

  3. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van een Document Management Systeem en het begeleiden van organisaties in digitaal archiveren.​

  4. Ervaring met het opstellen van jaarplannen, beleidsstukken en adviezen op het gebied van digitaal archiveren.​

  5. Kennis van kwaliteitsmanagement en het opstellen van kaderinstrumenten.​

  6. Kennis van en ervaring met advisering op het gebied van onderhoud en assetmanagementprocessen.​

  7. Recente ervaring met het opstellen van beheer- en onderhoudsplannen, werkinstructies en inspectietekeningen.​

  8. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?

  9. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen

  10. Per wanneer ben je beschikbaar?

  11. Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?

  12. Hoeveel uur ben je beschikbaar?

  13. Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV?  Anders hier doorgeven.