Sectorsecretaresse Inrichting en Beheer Buitenruimte

Fh SRQ143964. Gemeente Leeuwarden 

Sectorsecretaresse Inrichting en Beheer Buitenruimte 

Ben jij een organisatietalent dat uitblinkt in secretariële werkzaamheden? Wil jij werken in een dynamische omgeving waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan de leefbaarheid in de gemeente Leeuwarden? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als sectorsecretaresse ben jij de spil van onze sector Inrichting Beheer Buitenruimte. Samen met nog twee collega's verzorg jij de dagelijkse bezetting en bereikbaarheid van het secretariaat voor onze sector van ruim 350 medewerkers. Je voert secretariële en administratieve taken uit, zoals het verrichten van algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en het bewaken van processen. Geen dag is hetzelfde, hieronder een aantal hoofdtaken:

Managementondersteuning 

• Jij bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van het management.
• Je kijkt vooruit, maakt knelpunten bespreekbaar, denkt mee in oplossingen en zorgt voor het plannen van locaties. Doordat je gekoppeld wordt aan één of enkele MT leden en periodiek contact hebt, weet jij wat er speelt en bij welke vraagstukken jij kan ondersteunen. 

Inhoudelijke ondersteuning

• Je verdeelt binnenkomende vragen en klachten van burgers en stelt o.a. Hiervoor rapportages en overzichten op.
• Je neemt procesregie op een aantal onderwerpen e/o projecten. 
• Je notuleert bij diverse overleggen, zoals het managementteam, het portefeuille-overleg met wethouders en een aantal andere inhoudelijke opgave overleggen. Waar nodig zorg jij voor de voorbereiding, bewaak je actielijsten, voortgang en deadlines. 

Organiseren

• Je organiseert sector brede activiteiten, denk aan onder andere sectordagen en themasessies.
• Je regelt vergaderruimten en bijbehorende faciliteiten. Daarnaast beheer en archiveer je (digitale) documenten en brieven.

Vraagbaak

• Collega's komen graag bij jou voor uiteenlopende zaken, want jij weet van alles wel wat. Zo ben je bijvoorbeeld een kerngebruiker voor een aantal systemen waaronder REX en Teams. Daarnaast regel jij ook lief- en leedaangelegenheden.

Wie ben jij?

• Jij bent een dienstverlener in hart en nieren, gestructureerd, punctueel en zorgzaam. We kunnen op jou bouwen. Je bent in staat om snel te kunnen schakelen en kunt goed organiseren en structureren. 
• Met nieuwe (digitale) mogelijkheden weet jij wel raad en je vindt het leuk om onze sector verder te brengen op het gebied van digitalisering. Je hebt ervaring met het werken met o.a. MS Office, Teams, Canva, en waar mogelijk Rex, Ibabs, Signalen)  
• Je bent toegankelijk en hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als in woord. Bij voorkeur digitaal ook met de nodige creativiteit. Je hebt een actieve houding, kijkt vooruit en komt met voorstellen om zaken te verbeteren.
• Daarnaast heb je minimaal een afgeronde secretariële en/of administratieve mbo+ opleiding.

Waar ga je werken?

Leeuwarden is een bruisende centrumgemeente die met durf, ambities en visie verder bouwt op de snelle ontwikkeling van de afgelopen jaren. Er werken ongeveer 1.500 medewerkers. De organisatie kent een informele werksfeer en je komt te werken in hartje stad.

De sector Inrichting en Beheer Buitenruimte gaat over de leefomgeving in de gemeente Leeuwarden. Denk aan gebouwen, infrastructuur, het landschap, de natuur. Onze missie is: 'Wij zijn van buiten, wij zijn van doen.' Daar geven we vorm aan met circa 350 collega's van de afdelingen Bedrijfsbureau, Civiele Techniek, Stedenbouw en Mobiliteit, GEO-informatie, Buitendienst en Ondersteuning.

Jij komt te werken bij team Ondersteuning. Dit team bestaat uit circa 20 collega's en is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de sector op de gebieden: juridisch, financieel, kwaliteitszorg en secretarieel. 

Deta-vast constructie: na 6 maanden inhuur geldt bij deze aanvraag de voorwaarde dat bij gebleken geschiktheid en bij wederzijds bevallen (zowel bij kandidaat als opdrachtgever) de kandidaat kosteloos kan worden overgenomen.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je hebt ervaring met het werken met o.a. MS Office, Teams, Canva, en waar mogelijk Rex, Ibabs, Signalen)  
  2. Je bent toegankelijk en hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als in woord. Bij voorkeur digitaal ook met de nodige creativiteit. Je hebt een actieve houding, kijkt vooruit en komt met voorstellen om zaken te verbeteren.
  3. Daarnaast heb je minimaal een afgeronde secretariële en/of administratieve mbo+ opleiding.

  4. Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 

  5. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?

  6. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen. 

  7. Voor deze opdracht is het verplicht om je geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV?  Anders hier doorgeven.