Standplaats: KATWIJK ZH
Duur: 01-05-2025 - 31-12-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 04-04-2025
Projectleider voor de Europese aanbesteding van een nieuw financieel systeem
Organisatie: Gemeente Katwijk
Locatie: Valkenhorst (voormalig vliegveld Valkenburg)
Uren: Maximaal 24 uur per week
Over de functie
De gemeente Katwijk zoekt op korte termijn een Projectleider voor de Europese aanbesteding van een nieuw financieel systeem met de optie tot verlening voor de implementatie en nazorg.
De gemeente Katwijk groeit. Alleen al op de locatie Valkenhorst bouwen we straks 5.600 woningen. Dit vraagt om aanpassing van onze infrastructuur (wegen), sociale voorzieningen, maar ook de dienstverlening. Met deze opdracht krijg je de mogelijkheid om samen te werken met professionals in de gehele organisatie, je netwerk uit te breiden en waardevolle relaties op te bouwen.
De uitvraag voor deze uitdagende opdracht wordt gedaan door het cluster financiën van de gemeente Katwijk dat onderdeel uitmaakt van het domein interne en externe dienstverlening. Dit cluster bestaat uit medewerkers van de financiële administratie, financieel adviseurs en senior beleidsmedewerkers (circa 25 medewerkers). Samen zorgen zij voor een optimale, juiste en complete financiële huishouding van deze gemeente. Wij vinden het belangrijk om ons te ontwikkelen en elkaar te versterken, zowel op vakinhoudelijk als persoonlijk vlak. Daarnaast werken we actief samen aan een fijne sfeer in het team om zo optimaal mogelijk te kunnen samenwerken.
Toelichting opdracht
De gemeente Katwijk wil een (Europese) aanbesteding starten voor een nieuw aan te schaffen financieel systeem, waarna uiterlijk 1-1-2026 de implementatie van dit nieuwe systeem van start gaat. De beoogde livegang van het (nieuwe) systeem is 1-1-2027.
Ter ondersteuning van het cluster financiën zijn wij op zoek naar een Projectleider voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw financieel systeem tot maximaal 24 uur per week. Wij vragen een flexibele inzet vanwege de wisselende capaciteitsbehoefte bij dit project.
Verantwoordelijkheden
Als Projectleider ben je de trekker van de aanbesteding voor een nieuw financieel systeem. Je bent verantwoordelijk voor het succesvol samenstellen en opleveren van alle benodigde documenten in de voorbereidende fase voor de Openbare Europese aanbesteding. Het doel is om begin juni 2025 een marktconsultatie te organiseren. In het derde kwartaal 2025 wordt de aanbesteding gepubliceerd, waardoor vanaf september demo's en vervolgens de gunning kan plaatsvinden.
Wat ga je doen?
Als Projectleider financieel systeem start en begeleid je het aanbestedingsproces. Dit loopt volgens planning tot eind 2025. Een belangrijk onderdeel daarvan is het inventariseren van de behoeften van de gemeente Katwijk met betrekking tot het financiële systeem en dit verwerken in een programma van eisen en wensen. Ook het beheren van de planning om ervoor te zorgen dat alle deadlines worden gehaald is van groot belang.
Daarna leid je de implementatie met de gegunde leverancier in goede banen. Jij geeft daar richting en sturing aan. In het traject ben je verantwoordelijk voor de afstemming met de stakeholders, zoals projectgroep, directie, ondernemingsraad, cluster financiën en cluster informatisering en automatisering. Het is vanzelfsprekend dat je de financiën daarbij bewaakt en oog hebt voor knelpunten en mogelijke risico's. De planning is om op 1 januari 2027 het (nieuwe) financieel systeem in gebruik te nemen. De laatste fase is die van nazorg en uitfasering huidig financieel systeem.
Je bent als projectleider als geen ander in staat om collega's te betrekken bij de te verrichten werkzaamheden en stippelt samen met hen de koers uit. Je staat de collega's pro-actief met raad en daad bij. Je hebt ervaring met Europese aanbestedingen van een (financieel) systeem en de inbedding daarvan.
Functie-eisen:
U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe.
'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.
Wie is tekenbevoegd (naam en functie)?
Wat voor type overeenkomst is van toepassing (ZZP, tussenkomst ZZP of detachering)
Om deelname aan het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor detacheringsdiensten mogelijk te maken en misbruik te voorkomen, stelt de gemeente Katwijk de volgende minimale eisen aan detacheringsbureaus:
KvK-inschrijving met juiste SBI-code:
Het detacheringsbureau moet ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel met een relevante SBI-code die detachering of arbeidsbemiddeling aanduidt (bijvoorbeeld SBI-codes 78201 - Uitzendbureaus, 78202 - Banenpools en detachering, of 7830 - Payrolling en personeelsbeheer). Een kopie van het uittreksel uit het Handelsregister (niet ouder dan 3 maanden) moet bij inschrijving worden bijgevoegd.
WAADI-registratie:
Het detacheringsbureau moet geregistreerd zijn conform de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI). Deze registratie moet blijken uit de Kamer van Koophandel-inschrijving. De aanbieder dient bij inschrijving aan te tonen dat het bedrijf bevoegd is om arbeidskrachten ter beschikking te stellen.
SNA-certificering (NEN 4400-1/2):
Het bureau moet beschikken over een geldige certificering van de Stichting Normering Arbeid (SNA) op basis van de norm NEN 4400-1 (voor Nederlandse bedrijven) of NEN 4400-2 (voor buitenlandse bedrijven). Dit certificaat waarborgt dat het bureau voldoet aan verplichtingen op het gebied van loonheffingen, omzetbelasting en het voorkomen van illegale arbeid.
Indien een detacheringsbureau niet kan voldoen aan de gevraagde SNA-certificiring, staan wij in dit geval open voor een combinatie van:
1. een recente WKA-verklaring (verklaring betalingsgedrag keten- en inlenersaansprakelijkheid) van de Belastingdienst, en
2. het gebruik van een G-rekening voor de afdracht van loonheffingen.
Met deze combinatie kan voldoende zekerheid worden geboden, mits:
I. De WKA-verklaring niet ouder is dan drie maanden;
II.Er sprake is van een loondienstverband tussen de medewerker en het aanbiedende bureau (dus geen onderliggende ZZP'er via een backoffice-constructie of payrollbedrijf);
III.De G-rekening aantoonbaar wordt ingezet voor de betaling van loonheffingen.
De kandidaat heeft ervaring als projectleider bij Europese aanbestedingstrajecten van financiële boekhoudsystemen bij een gemeentelijke organisatie.
De kandidaat heeft minimaal een succesvol afgeronde HBO bachelor opleiding. Dit moet blijken uit het cv.
Zelfstandigen zonder personeel (ZZP'ers) zijn welkom om in te schrijven op deze opdracht. In dat geval dient de inschrijver overtuigend aan te tonen dat hij of zij zich in het economisch verkeer gedraagt als zelfstandig ondernemer. Denk hierbij aan aspecten zoals meerdere opdrachtgevers, het zelf dragen van ondernemersrisico, en het zelfstandig bepalen van werktijden en tarieven. Bij een voorgenomen gunning zal de gemeente Katwijk nadere informatie opvragen om de zelfstandigheid te verifiëren.
De kandidaat is onafhankelijk en niet verbonden aan een organisatie die financiële systemen leveren
Wensen:
De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het inrichten en implementeren van minimaal drie financiële boekhoudsystemen bij gemeentelijke organisaties (3=40, 2=24, 1=16).
De kandidaat beschikt over NEVI-2 en is in staat om zelfstandig de benodigde documentatie op te stellen en zelfstandig de aanbestedingsstukken, inclusief Programma Van Eisen, uit te werken. Dit moet blijken uit het CV.
De kandidaat heeft aantoonbare ervaring in het verlenen van nazorg bij de implementatie van een financieel boekhoudsysteem bij een gemeentelijke organisatie.