Bestuursecretaresse GS

ft 20749. Provincie Flevoland

Organisatie
Provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma's is een vanzelfsprekendheid.

Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten kom je te werken in het expertiseteam Secretariaat Gedeputeerde Staten. In het team zitten 8 collega's. Iedereen in het team staat voor elkaar klaar en helpt elkaar. Er wordt hard gewerkt, maar er is altijd ruimte voor gezelligheid. Samen zorgen we ervoor dat het bestuur optimaal wordt ondersteund.

Opdracht
Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten heb je veelzijdig werk. Je helpt met het organiseren van in- en externe bijeenkomsten. Je regelt alles tot in de puntjes. De catering staat op tijd klaar, de ruimtes zijn gereserveerd en gasten zijn hartelijk ontvangen.

De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs). Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij zijn reis en verblijf. En zorg je ook dat de bestuurder op afstand goed wordt ondersteund.

Je houdt agenda's nauwlettend in de gaten. Alle afspraken plan jij tijdig en zorgvuldig in. Komt er een last minute afspraak? Geen probleem, jij haakt de juiste partijen aan om ervoor te zorgen dat de afspraak doorgaat. Dit betekent ook dat jij de verbinding zoekt met externen en dat 'nee' geen antwoord is waar jij je bij neerlegt. Collega's en externen weten je te vinden; jij bent namelijk de vraagbaak voor de afdelingen.

Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat zaken weer efficiënt verlopen. Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jij verzorgt de notulen bij sommige vergaderingen. Het is een plus wanneer jij goed bent in notuleren.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag.

De opdracht wordt vervuld gedurende 24 weken. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof - waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer - van 2 weken en 1 week voor de verlegoptie

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;

2. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;

Gunningscriteria te beoordelen (weging, totaal 100 punten)
3. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 (15 punten);
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar (20 punten);
5. Aanwezig op het provinciehuis in Lelystad (20 punten);
      a. Vier werkdagen aanwezig op het provinciehuis in Lelystad (10 punten);
      b. Vijf werkdagen aanwezig op het provinciehuis in Lelystad (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het notuleren van overleggen (15 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met het werken in Microsoft Office (benoem dit duidelijk in het cv) (15 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met iBabs en het archiveringssysteem eDocs (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Zelfstartend en proactief - Je neemt initiatief, wacht niet af en ziet kansen om verbeteringen aan te brengen.
- Samenwerkingsgericht - Je werkt effectief samen met collega's en externe partijen om gezamenlijke doelen te bereiken.
- Nauwkeurig en zorgvuldig - Je hebt oog voor detail en zorgt voor kwaliteit in je werk.
- Planmatig en doelgericht - Je werkt gestructureerd en resultaatgericht, met aandacht voor deadlines en prioriteiten.
- Leergierig en ontwikkelingsgericht - Je staat open voor nieuwe inzichten, investeert in je professionele groei en past nieuwe kennis toe in de praktijk.
- Politiek sensitief - Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en speelt effectief in op politieke en organisatorische dynamiek.
- Gastvrij en etiquettebewust - Je straalt professionaliteit uit, hecht waarde aan representativiteit en zorgt voor een gastvrije en respectvolle omgang met anderen.
- Overzicht houdend en vooruitdenkend - Je denkt strategisch mee met Gedeputeerde Staten, bewaakt de grote lijnen en anticipeert op toekomstige ontwikkelingen.
- Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;

  2. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;

  3. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 (15 punten);
  4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar (20 punten);
  5. Aanwezig op het provinciehuis in Lelystad (20 punten);
        a. Vier werkdagen aanwezig op het provinciehuis in Lelystad (10 punten);
        b. Vijf werkdagen aanwezig op het provinciehuis in Lelystad (20 punten);
  6. Aantoonbare werkervaring met het notuleren van overleggen (15 punten);
  7. Aantoonbare werkervaring met het werken in Microsoft Office (benoem dit duidelijk in het cv) (15 punten);
  8. Aantoonbare werkervaring met iBabs en het archiveringssysteem eDocs (15 punten).

  9. Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)

  10. Per wanneer ben je beschikbaar?